pubblicato il 29 Novembre 2017

60 modi per guadagnare tempo con un’ Assistente Virtuale

Esistono tanti motivi per decidere di esternalizzare parte del proprio lavoro a un/una Assistente Virtuale.

E li conoscono bene impresari e imprenditori che delegano tutte le attività che non richiedono la propria esperienza diretta o la propria creatività.

Una delle ragioni più importanti, però, riguarda il tempo.

Eh sì perché svolgere tutti quei compiti secondari – ma necessari – toglie molto tempo alle attività principali del business. E la soluzione è una sola: delegare.

Se sei un imprenditore o un’imprenditrice, il mio consiglio è quello di creare un elenco di attività che puoi esternalizzare.

Una volta creata questa lista, cerca e contatta un/una Assistente Virtuale che possa fare al tuo caso. In questo modo riuscirai a partire con il piede giusto!

Non sottovalutare la stesura di questa lista: può essere più dura di quello che pensi se non ci hai mai riflettuto prima.

Per aiutarti ho creato un elenco di attività aziendali che tolgono tempo e che possono essere delegate a un/una Assistente Virtuale.

60 attività da delegare a un/una Assistente Virtuale per risparmiare tempo

Se hai difficoltà a pensare alle attività che l’Assistente Virtuale può affrontare per te, inizia subito a risparmiare ore usando questo post come lista di controllo.

Puoi usare questa lista per dare il via al tuo risparmio di tempo!

Quando vedi un’attività che fa parte di quelle della tua azienda, copiala e incollala nel tuo elenco.

In questo modo ti troverai con la tua nuova lista e potrai classificare le attività a seconda di quali vuoi esternalizzare prima.

Et voilà! Hai il tuo elenco di attività da delegare all’Assistente Virtuale.

ATTIVITÀ DI COMUNICAZIONE

In un primo momento può essere difficile delegare la comunicazione con i clienti della tua azienda, soprattutto se la tua strategia aziendale comporta la creazione di un’esperienza personalizzata per loro.

Tuttavia, la comunicazione è una delle attività di business più dispendiose in termini di tempo, in particolare quando viene effettuata tramite e-mail.

Se l’idea di delegare uno dei primi otto compiti dell’elenco qui sotto all’Assistente Virtuale ti spaventa, considera questo: man mano che la tua azienda cresce, diventerà impossibile per te condurre personalmente tutte le tue comunicazioni.

Quindi, perché non liberare un po’ di tempo in questo momento e abituarsi a lasciare che qualcun altro comunichi per conto della tua attività?

Ecco cosa può fare per te l’Assistente Virtuale:

Filtraggio della tua casella di posta elettronica e cancellazione di spam / posta indesiderata.
Fornire assistenza clienti via e-mail (rispondendo alle richieste di aiuto e ai ticket di supporto).
Controllare e rispondere alla casella vocale.
Scrivere, modificare e inviare e-mail di follow-up a clienti.
Lettura di prove e modifica dei messaggi di posta elettronica in uscita.
Effettuare chiamate in uscita (tramite Skype o telefonia IP).
Fornire supporto live chat per i tuoi clienti online.
Inviare biglietti di auguri, note di ringraziamento e inviti.

ATTIVITÀ DI AMMINISTRAZIONE AZIENDALE

Quando gestisci una piccola azienda o una startup, è pesante affrontare quotidianamente tutte le attività amministrative necessarie. Qualche esempio? Creare moduli e modelli, ricercare lead, gestire gli account, etc.

Se la tua azienda ha successo, arriverà un punto in cui sarai di fronte a un compromesso costante tra attività che supportano direttamente la crescita e il miglioramento continuo e quelle fastidiose ma necessarie attività di amministrazione.

L’Assistente Virtuale può risparmiarti la frustrazione di dividerti tra attività strategiche e amministrative, adempiendo ai compiti qui sotto:

Trascrizione di file audio e / o video.
Preparazione di ordini del giorno per riunioni online o chiamate in teleconferenza.
Preparazione e creazione di rapporti.
Creazione di moduli da utilizzare nella tua azienda.
Creazione di modelli di documento.
Lead generation.
Filtraggio dati / miglioramento / gestione.
Compiti di receptionist.
Contabilità.
Fatturazione del cliente.
Preparazione e creazione di materiali di formazione per il personale dell’ufficio in loco o di quello virtuale.
Doveri del libro paga (come le spese di registrazione o gli orari di lavoro).

ATTIVITÀ SUI SOCIAL MEDIA

I social media possono rappresentare un enorme vantaggio a livello di marketing e per il coinvolgimento dei clienti.

Tuttavia, se non hai il tempo di gestire correttamente i social media, tutta questa attività può presto iniziare a scontrarsi contro il tuo lavoro.

Se invece assumi un/una Assistente Virtuale con esperienza nella gestione dei social media, potrai delegare le dieci attività dell’elenco qui sotto e tenerti in contatto con il “brusio” dei social media che la tua attività sta generando:

Creare account di social media.
Pubblicare degli aggiornamenti di stato sui social.
Creare gruppi o pagine fan su Facebook.
Gestire e generare follower su Twitter.
Pianificare e pubblicare tweet, tracciare gli hashtag e le menzioni.
Gestire le attività su Pinterest o Instagram (creazione, identificazione e blocco delle immagini).
Caricare video su YouTube.
Creare playlist su YouTube.
Moderare e rispondere ai commenti sui siti di social media.
Rispondere a messaggi e query sui canali dei social media.

ATTIVITÀ DI MARKETING DIGITALE

Non c’è dubbio che il marketing digitale espanda notevolmente la portata della tua piccola azienda, ma richiede anche molto tempo.

Delegare i seguenti dieci punti ti renderà in grado di dedicare più tempo alla strategia di marketing digitale, mentre l’Assistente Virtuale si prenderà cura di tutto il resto:

Gestire il tuo blog aziendale.
Moderare i commenti sul tuo blog.
Aggiungere immagini e tag ai post del blog.
Creare liste di contatti di email marketing.
Mantenere aggiornati gli elenchi di posta elettronica (aggiungere nuovi abbonati e rimuovere i non abbonati).
Creare e programmare le attività di e-mail di marketing.
Produrre e inviare newsletter.
Scrivere post di blog o articoli per il tuo sito web aziendale (ma assicurati che l’Assistente Virtuale abbia le competenze necessarie per la creazione di contenuti concernenti il tuo ambito lavorativo e scrivi alcuni dei tuoi post e articoli occasionalmente).
Produrre altro materiale di marketing (ad esempio infografiche, white paper).
Condurre ricerche su parole chiave.

COMPITI DI ASSISTENZA PERSONALE

Un altro ottimo modo per risparmiare tempo è lasciare che un/una Assistente Virtuale organizzi le tue attività personali per te.

I compiti di seguito sono solo alcuni dei modi in cui l’Assistente Virtuale può aiutarti ad organizzare la tua vita da lontano – e ad un prezzo accessibile:

Gestire il calendario e il diario aziendale.
Pianificare e gestire gli appuntamenti.
Fare piani e accordi per il tuo viaggio d’affari.
Fungere da acquirente online personale (ad esempio, acquistare e inviare regali a tuo nome, trovandoti i prezzi migliori nei negozi online).
Modificare e correggere tutti i documenti che scrivi per la pubblicazione digitale o stampata.

EVENTI DI PROMOZIONE AZIENDALE

Un altro ramo di compiti che puoi delegare riguarda tutte quelle attività in cui puoi promuovere l’azienda per incentivare e fidelizzare i clienti già presenti o per conquistarne di nuovi.

Si va dalle convention/forum alle cene di gala, dagli open day ai corporate meeting, dagli eventi culturali come concerti o spettacoli ai corsi di formazione/incentive.

Per gestire, mettere in funzione e rendere efficace un evento ci sono molteplici passi da fare:

Cercare la location ed entrare in contatto con la proprietà.
Contattare il catering se contemplato nell’evento.
Cercare e selezionare il personale di servizio durante l’evento.
Gestire la comunicazione sui Social Media e la campagna di informazione stampa.
Creare liste degli invitati su piattaforme dedicate.
Gestire l’invio di inviti e conferme.
Programmare le newsletter, post e comunicati (con software di programmazione e monitoraggio per social network) nel tempo che trascorre prima dell’evento.
Supportare come segretaria organizzativa (24h, mail, telefono) con gestione di chiamate o mail da parte di clienti o invitati per chiarimenti sull’evento o sulla registrazione.
Gestire e programmare le comunicazioni di follow up come post con filmati o foto dell’evento o con informazioni sugli appuntamenti successivi.
Consegnare liste e statistiche per l’analisi di miglioramento dell’evento e la profilazione di clienti e invitati.

ATTIVITÀ DI INFORMAZIONI AZIENDALI

La gestione dei dati aziendali è spesso trascurata, anche nelle organizzazioni più grandi.

Può essere ancora più difficile gestire i tuoi dati quando hai una piccola azienda.

Allo stesso tempo, è un peccato lasciare che i dati trascurati o tenuti disordinati ostacolino la tua performance.

Un/una Assistente Virtuale sarà più che capace di eseguire le attività in questo elenco, aiutandoti a rimanere aggiornato sui tuoi dati e sui sistemi di informazione che li elaborano:

Immissione di dati e pulizia per i sistemi di informazioni aziendali (ad esempio, CRM).
Gestire supporti di archiviazione online come Dropbox, Google Drive o altri.
Creare fogli di calcolo e/o di gestione del database.
Pianificare e gestire i backup di dati/sistema.
Monitorare e creare report dell’attività concorrente/industriale.

COME UTILIZZARE AL MEGLIO QUESTO ELENCO

Nei paragrafi precedenti ti ho elencato 60 attività che puoi iniziare a delegare a un’Assistete Virtuale.

Per usare al meglio questa lista, seleziona alcune attività e inizia a creare il tuo elenco di attività da far svolgere all’Assistente Virtuale.

Puoi utilizzare queste informazioni in vari modi.

Ti suggerisco di usarle per prima cosa per mettere insieme un elenco delle competenze e capacità che vuoi che un l’Assistente Virtuale abbia per il tuo lavoro.

Questo renderà molto più facile trovare la persona giusta per aiutarti a risparmiare tempo con l’outsourcing.

Puoi fare riferimento al tuo elenco anche per ottenere idee per la formazione o istruzione dei collaboratori, per creare domande di intervista ai candidati e alle candidate Assistenti Virtuali e, naturalmente, per iniziare a delegare i compiti in un ordine prioritario – cosa importantissima per far partire bene la collaborazione con l’Assistente Virtuale.

Queste 60 attività elencate potrebbero sembrare troppe ma servono per farti capire quanti compiti possono distoglierti dal tuo “core business”, anche se in tempi diversi e non simultaneamente.

Ma non solo: ti vogliono far comprendere quante e quali capacità deve avere l’Assistente Virtuale su cui puoi fare affidamento a seconda delle tue esigenze.

La professionalità, la competenza e l’esperienza non si improvvisano ma si acquisiscono sul campo.

Ricorda: la delega non è sfuggire alle proprie responsabilità ma è la capacità di essere più responsabili con i propri collaboratori, affidandosi quindi a professionisti capaci in compiti meno strategici o più logoranti ma mantenendo sempre il pieno controllo di essi.

Spero che tu abbia trovato utili i miei 60 suggerimenti sulle attività delegabili e mi piacerebbe sapere qualcosa su quelle che hai esternalizzato con successo a un/una Assistente Virtuale.

Pensi che non abbia incluso alcune attività di cui avresti (o hai avuto) bisogno? Fammele conoscere in un commento qui sotto!