7 tools per gestire la comunicazione nelle collaborazioni virtuali

 

 

Lavorare da remoto offre diversi vantaggi, ma è sempre tutto “rose e fiori”? 

 

Quando guardiamo i lati positivi del lavoro da remoto dobbiamo considerare anche l’altro lato della medaglia: dobbiamo capire quali sono le possibili problematiche. 

 

I primi punti di dubbio nella fase di valutazione se avviare una collaborazione in modalità virtuale, sono sicuramente la fiducia e la comunicazione efficace.

 

Come impostare una comunicazione efficace se lavori da remoto

 

La comunicazione efficace è difficile in qualsiasi contesto: in famiglia, tra colleghi, con il tuo cliente potenziale… non possiamo quindi trascurare questo dettaglio.

 

Ho già parlato di come comunicare tra collaboratori a distanza, in questo articolo vorrei approfondire il lato pratico. 

 

Spesso mi chiedono, sia i clienti sia aspiranti lavoratori virtuali, quali sono i software e i tools da adottare per rendere possibile la comunicazione quotidiana.

 

Prima di passare alla lista dei miei preferiti, faccio una premessa: ogni cliente ha le sue esigenze particolari, per le quali bisogna trovare la gestione più snella possibile. Questo articolo, quindi, non può diventare una lista definitiva, ma solo un punto di partenza per esplorare le esigenze di ognuno.

 

GESTIONE DELLA CORRISPONDENZA

 

Nonostante i tanti servizi nuovi di messaggistica l’email non è ancora morta: penso che in questo momento iniziare la comunicazione tra professionisti senza l’uso della posta elettronica sia ancora impensabile.

 

Personalmente preferisco gmail per tutte le sue funzioni che aiutano la produttività.

 

Vuoi avere qualche suggerimento per la gestione della casella postale? Leggi il mio articolo su come condividere la posta con il tuo team.

 

GESTIONE DEL CALENDARIO

 

Una volta che siamo nel regno di Google possiamo inserire in questa lista anche Google Calendar, il quale ti permette di creare diverse agende – per esempio per le attività lavorative, per gli impegni famigliari, etc.– e quindi gestire tutta la tua vita in un posto. 

 

Sono tante le funzioni che lo rendono pratico e, nello stesso tempo, semplicissimo da utilizzare. Naturalmente il calendario è condivisibile con i tuoi collaboratori, per cui anche la tua assistente o il tuo assistente sarà in grado di gestire i tuoi appuntamenti in autonomia.

 

COMUNICAZIONE VELOCE

 

Una volta stabilito il rapporto di lavoro, per informazioni veloci o domande urgenti il modo migliore è usare un canale di messaggistica. 

 

Le possibilità sono infinite: a partire dal messenger di Facebook fino al conosciutissimo Whatsapp, ma il mio preferito è Telegram. Esiste sia per mobile che per desktop, necessita solo di una registrazione super veloce ed è ritenuto uno dei canali più sicuri.

 

RIUNIONI VIRTUALI

 

Le grandi aziende soffrono tantissimo per la cattiva gestione delle riunioni. 

 

Trovare uno slot che renda possibile la partecipazione per tutti è praticamente impossibile e il problema più grave è che per la disorganizzazione elevata nelle aziende non si riescono a mantenere gli orari – né quello dell’inizio figuriamoci quello della fine. 

 

Può sembrare strano ma noto con grande piacere che nelle collaborazioni virtuali la puntualità e il rispetto verso gli impegni dell’altra persona esiste! 

 

Se togli il ritardo iniziale e il prolungamento finale di una riunione tradizionale e lo “investi” nella costruzione della tua collaborazione virtuale hai già fatto un affare e, comunque, guadagnerai anche altro tempo!

 

I programmi per le call ormai li usiamo a livello quotidiano, i miei preferiti? Skype o Google Hangout.

 

PROJECT MANAGEMENT

 

Il mio tool preferito quando parliamo di project management è sicuramente Trello. Uno strumento che più semplice non può essere e le sue lavagne visive ti daranno grandi soddisfazioni.

CONDIVISIONE DOCUMENTI

 

Potrai condividere cartelle intere organizzate secondo le attività che devi seguire. Il tool che ti suggerisco per la condivisione dei documenti è Dropbox. 

 

Spesso è più che sufficiente la versione gratuita, ma con un upgrade potrai avere spazi praticamente infiniti per il backup e per i tuoi file da condividere con il team virtuale. 

 

Se devi invece trasmettere un file pesante ma non vuoi condividere nessun link o usare lo spazio offerto da Dropbox, la soluzione è Wetransfer, sempre gratuito fino a 2GB.

 

Ti ho fatto venire la voglia di iniziare una collaborazione virtuale? Compila questo test gratuito, ti aiuterà a capire quanto tempo puoi risparmiare delegando delle attività.