Imparare a delegare: come scegliere la persona giusta

 

 

Imparare a delegare e scegliere la persona giusta può risultare davvero difficile, specialmente se ci siamo sempre occupati di tutto da soli. La verità però è che se vuoi far crescere il tuo business, ad un certo punto dovrai poter far affidamento su qualcuno che ti aiuti. Qualcuno che si occupi di alcune attività che ti impegnano tempo, tempo che togli dal core del tuo business.

Quali sono le attività che è necessario delegare? 

Le attività da delegare devono essere scelte sulla base di quello che credi essere strategico o meno. Tutto quello che toglie tempo alla definizione strategica del tuo business e che ti distoglie da esso è bene che tu inizi a pensare di non svolgerlo più in prima persona. 

Ti invito a quantificare quanto tempo dedichi alle attività marginali: ti si aprirà un mondo davanti.  

Ma a chi delegare? Come scegliere la persona adatta?

In questo articolo ti aiuterò a capire come trovare la persona che fa per te. 

 

Ricerca una persona specializzata

 

Per quanto le attività da delegare possano essere marginali o operative, molto probabilmente dovrai affidarle a persone competenti e specializzate. 

Questo perché generalmente sono attività molto diverse tra loro e la persona o le persone che ti supportano, devono possedere competenze diverse. Ad esempio? Conoscenze informatiche, conoscenze linguistiche, abilità comunicativa, problem solving e soft skill come empatia e intelligenza emotiva.

Collaborare con un’Assistente Virtuale, può essere una soluzione. 

L’Assistente Virtuale infatti, è generalmente una persona con diverse competenze, che non necessita di assunzione poiché lavora come libera professionista, offre la massima disponibilità e non ha bisogno di tempi lunghi di affiancamento. 

È davvero possibile trovare tutti questi vantaggi in un colpo solo?

Sì è possibile, ma per ottenere il massimo vantaggio, l’ideale è collaborare con un/una professionista con esperienza nel settore.

Personalmente, nei miei dieci anni di esperienza, ho imparato le dinamiche aziendali interne, ho avuto a che fare con alti livelli aziendali sia all’interno che all’esterno dell’azienda, uso quotidianamente i software più diffusi tenendomi sempre aggiornata e sono abituata a lavorare in autonomia, gestendo priorità e obiettivi con assoluto rigore. 

Il mio background probabilmente mi consente di approcciare a nuovi contesti e nuovi strumenti con più facilità rispetto a chi inizia ora questa professione. 

Un altro aspetto importante da tenere a mente è la riservatezza: più il business cresce, più è necessario affidarsi ad una persona riservata, fidata. Una persona che sappia lavorare in ambienti diversi o che abbia una certa seniority ed esperienza.

Inoltre, avere l’opportunità di collaborare con una persona che ha già lavorato in aziende strutturate è un valore aggiunto perché porta sempre competenze nuove. Un collaboratore infatti, può aiutarti anche ad ampliare le tue conoscenze rispetto ad argomenti che ti sono meno familiari, evitandoti di seguire noiosi corsi o di spendere molto tempo per informarti in maniera approfondita.

Capita infatti di lavorare con persone di cui sei responsabile, ma con skills decisamente più innovative delle tue che ti possono ispirare e far scaturire nuove idee per il tuo business andando a modificare la tua strategia.

Delegando le attività in base alla valutazione di queste competenze e pensando a chi le potrebbe svolgere al meglio sarai ancor più leader della tua organizzazione aziendale o lavorativa.

 

Come trovare collaboratori su LinkedIn e sul Web

 

Quando inizi a cercare un collaboratore, puoi farti una prima impressione sul web. Come? Controllando i profili social e l’eventuale sito web del tuo candidato.

 Ricordati di dare un’occhiata oltre al profilo professionale di Linkedin (oramai diventato il CV online) anche al profilo privato di Facebook. Eventualmente puoi monitorare per un breve periodo anche le sue interazioni all’interno dei gruppi.

Fondamentale è organizzare una prima call per guardare in faccia il tuo potenziale collaboratore, e fargli tutte le domande possibili. Devi raccontare anche di te stesso, delle tue priorità e delle tue pretese, in maniera chiara e puntuale.

Leggi anche articoli, testimonianze, video rilasciati dai vari profili che hai già individuato e che ti possono aiutare a informarti sulle singole persone. Chi ha rilasciato interviste, scritto articoli e prodotto video nelle pagine personali o su siti web altrui credo che possa dimostrare meglio le sue competenze e farti capire tra tutti i profili quelli che fanno per te.

Se non hai già letto i miei articoli, io ho intervistato molti professionisti che si sono affidati alla delega per gestire meglio il loro business. Puoi trovare le interviste all’interno del mio blog.

 

Il rapporto 80/20: come funziona?

 

Non posso negarti che l’outsourcing e la delega possono risultare impegnativi in un primo momento. Ti garantisco però che in breve tempo noterai i benefici che può portarti, purché il processo si affronti correttamente.

Invece di pensare alla delega come un semplice modo per eliminare alcune attività dal tuo quotidiano, ragiona su come ridurre il tuo carico di lavoro, su qualsiasi attività delegata, di circa l’80%. Il restante 20% dei tuoi compiti comprende la strutturazione iniziale, quindi la definizione degli obiettivi (10%) e la revisione dei risultati (10%) dopo che il tuo Assistente Virtuale, ad esempio, ha completato l’80%.

Il 10% dato alla revisione dei risultati dovrebbe includere anche la valutazione generale del lavoro svolto. Informa il tuo Assistente Virtuale su quello che è stato fatto veramente bene e che cosa si potrebbe fare per migliorare.

Suggerimenti, indicazioni o istruzioni dettagliate (quando necessario) sono davvero utili per far svolgere al meglio il lavoro al tuo Assistente Virtuale. Inoltre, questa forma di comunicazione è decisiva per infondere un rapporto di fiducia con chi lavora per te, anche solo occasionalmente. 

E comunque ricorda sempre, la comunicazione è importante!

Con il tempo, potresti pensare di dare al collaboratore il 100% di responsabilità per alcune attività. Ma se pensi che l’80% basti, niente di meglio che rimanere su questa quota di comfort, così potrai mantenere una piccola parte del tuo carico di lavoro originale. Un risparmio sulle ore di lavoro personali (scelte da delegare) dell’80% è un guadagno abbastanza piacevole e soddisfacente dopotutto, non trovi? 

 

Valori in comune con i collaboratori

 

Delegare a un professionista è ovviamente differente dal delegare a qualcuno a cui devi insegnare. Ma la vera differenza la fa la condivisione dell’obiettivo. Far comprendere quindi, come quell’attività si inserisce nel quadro generale e quale impatto avrà sul lungo periodo.

È importante infatti far comprendere al tuo collaboratore cosa c’è di valore in ciò che farà. Se riesci ad andare incontro al suo quadro generale, saprai che avrà più passione nel supportare il tuo.

Delegare le attività secondarie ma tenere per te le cose che ami di più e dove ti senti più competente è la prima strada da prendere per sentirti confidente nella pratica della delega.

Per fidarti delle persone devi basarti sulla loro integrità e intento. Se poi a pelle la persona ti piace e ne condividi la visione e i valori, penserai di aver trovato le capacità e le abilità che cercavi.

Il tuo collaboratore ideale quindi deve essere una persona che condivide i tuoi valori e che comprende quale differenza tu vuoi fare nel tuo lavoro.

Anche perché si può sbagliare ma sulle regole e i principi è meglio che il collaboratore non sbagli se vuole ottenere la fiducia del cliente, perché sarebbe sintomatico della sua personalità, che è molto più difficile da cambiare.

 

Delega efficace: trova la persona giusta per il posto giusto o trova la persona empaticamente giusta e insegnale tutto  

 

Con il tempo si può imparare a smettere di cercare qualcuno semplicemente per fare qualcosa. Si può passare allo scegliere qualcuno che condivide i nostri principi o con cui ci troviamo a livello di empatia e ha interesse a portare a termine un preciso compito.

Questo perché non sempre si riesce a trovare qualcuno con le competenze giuste che vorresti in quel preciso momento. E allora devi puntare su altre caratteristiche che ti possono garantire risultati in egual misura.

Devi pensare quali sono i driver più importanti per te a livello personale e professionale, cosa ti fa dire “di te mi fido” o “di te non mi fido”, oppure “perché non vedo in te le giuste competenze”.

La delega intelligente ha comunque aspetti importanti in comune sia quando hai a che fare con chi ha le competenze giuste, sia con chi ha quelle empatiche. Devi chiarire bene e subito il tuo obiettivo ed è necessario che tu sappia ascoltare e comunicare le tue idee.

Sovente infatti, le situazioni in cui ci sono più difficoltà e, in alcuni casi, veri e propri problemi, sono quelle in cui manca una condivisione di intenti, in cui gli obiettivi non sono stati sviscerati e chiariti a sufficienza.

Come trovare il giusto compromesso tra chi ha le competenze ideali e chi risulta empatico con noi? Ecco un piccolo suggerimento: crea una sorta di scheda del collaboratore ideale. Inserisci nella scheda quali caratteristiche dovrebbe avere una persona per un tipo specifico di progetto, quali integrità, intenti, competenze e risultati. All’interno di questi driver metti le tue risposte e poi mettiti alla ricerca.

Un collaboratore, se è quello giusto, è facile che diventi più bravo e addirittura più efficace ed efficiente di te.

 

Non cercare una strada veloce e a basso costo 

 

Nella gestione di un’attività i costi fissi come anche il costo del personale sono quelli che pesano di più. L’outsourcing però, oltre ad essere una soluzione molto flessibile, è anche molto economica. 

Attenzione: economico non significa gratis, o quasi. 

Nonostante si tratti di un servizio economico infatti, è facile rimanere attratti da offerte con prezzi da non credere. Se il costo di un servizio è troppo basso, fai suonare un campanello di allarme. Molto spesso infatti ad offrire servizi sotto costo, sono persone con basse competenze o con pochissima esperienza. Non c’è dubbio in questo. 

Ricordati solo che nella maggior parte dei casi ottieni appena quello per cui hai pagato, quindi poco.

In realtà la domanda giusta sarebbe:

quanto mi fa guadagnare un collaboratore esterno e nello specifico un’Assistente Virtuale?

Quando pensi al costo dell’assunzione di un’Assistente Virtuale in realtà dovresti ribaltare la logica della questione e ripartire dalla tua lista di attività. 

Se hai letto della matrice della delega, è bene che tu dedichi ancora un po’ di tempo per analizzare le tue attività. È molto importante capire quali sono i task che rubano troppo tempo e energie e portano poco guadagno.

Se il tempo recuperato lo investi in un’attività che ti dà più soddisfazione e ti fa guadagnare di più, alla fine del mese il tuo bilancio, nonostante la collaboratrice esterna pagata, crescerà!

Per far crescere la tua attività notevolmente ci sono SOLO due strade: l’automatizzazione (in termini di operatività indipendente dal tuo controllo) e la delega. 

Non ci sono altre soluzioni, nel lungo periodo non potrai fare tutto da solo. 

Detto questo, il rapporto tradizionale di lavoro si avvia sempre con un periodo di prova, che è consigliabile anche per le collaborazioni virtuali. 

Le proposte tipo “un’ora di prova” penso che non servano a nulla, per capire se si possa lavorare insieme ci vuole almeno un mese. Solo dopo sarai in grado di decidere se continuare con la persona scelta. 

In ogni caso serve ulteriore tempo per conquistare la fiducia del cliente, e bisogna dimostrare la buona volontà ogni giorno, come nella vita in generale.

Hai mai pensato di delegare parte del tuo lavoro a qualcuno? Fammi sapere cosa ne pensi, ti aspetto tra i commenti!