Asana il tool perfetto per i tuoi progetti e per imparare a creare le procedure aziendali

 

 

Lo ammetto… a me piacciono tantissimo le care vecchie agende cartacee, ma adoro anche i tool efficaci per pianificare le mie attività, proprio come Asana. 

 

Puoi trovare Asana davvero utile sia se hai un’azienda sia sei un/a libero/a professionista.

 

Nel lavoro come nella vita, tutto è diventato molto complesso. 

 

Svolgiamo tantissime attività differenti e riceviamo informazioni continue. Per riuscire a orientarci in questo caos, dobbiamo avere un sistema che ci permetta di sintetizzare, automatizzare e verificare i risultati. 

 

E qui ci vengono in soccorso i tool di project management. Ti ho parlato dei miei preferiti nell’articolo 7+1 tool di project management per freelancer. 

 

Sulla mia classifica Asana e Trello sono in cima, ho scritto anche una guida dettagliata su Trello proprio perché lo reputo uno strumento davvero utile.

 

Trello è molto semplice ma anche molto versatile, è adatto per liberi professionisti, per team di lavoro e, sicuramente, per chiunque si approcci la prima volta al project management.

 

Asana nonostante il suo layout molto chiaro e pulito, potrà sembrarti a prima vista più complicato. Secondo me il suo vantaggio più rilevante è che puoi crearti delle procedure, il che è indispensabile per analizzare ed eventualmente semplificare, eliminare o delegare delle attività.

 

Sicuramente dovrai investire del tuo tempo per creare le tue procedure ma, una volta fatte, ti porteranno un enorme vantaggio!

 

Ma ora andiamo a scoprire meglio come usare Asana.

 

Asana per la tua produttività 

Asana può aiutarti ad aumentare la tua produttività, come? Ecco alcuni esempi:

 

• Ti aiuta a fare un’analisi delle tue attività
• Ti permette di ridurre il numero di email
• Hai maggiore consapevolezza sulla gestione del tuo tempo
• Puoi capire quali attività semplificare o eliminare
• Hai un briefing già pronto per un eventuale collaboratore
• Puoi prepararti alla delega efficace
• Ti dà maggiore consapevolezza dei progetti su cui focalizzarsi

 

Inutile aggiungere che così avrai più tempo per il tuo business, per la tua famiglia, per le tue passioni e per questo potrai far crescere la tua attività!

 

Asana nella pratica

Ma come funziona Asana? Ecco alcune cose che devi sapere di questo strumento: 

• È un tool multiutente: significa che è possibile condividere progetti e possono essere connesse più persone contemporaneamente
• È GRATUITO fino a 30 utenti
• Puoi usarlo da vari dispositivi
• Si integra con Google Chrome, Slack, Toggl e Zapier (e con tanti altri)

 

La struttura di Asana:

 

Con Asana abbiamo quattro aree differenti: 

 

1. L’organizzazione
2. Il team
3. Il progetto
4. I task

 

L’organizzazione, quindi l’azienda, può avere all’interno diversi team, come può gestire diversi progetti, e i suoi membri potranno lavorare su diversi task.

 

È possibile lavorare con lo stesso account per un’organizzazione come per un progetto esterno.

 

I membri del team potranno avere impostazioni diversificate, secondo il livello di responsabilità.

La dashboard di Asana:

 

Sulla tua dashboard hai sotto controllo la situazione a colpo d’occhio. Hai la possibilità di visualizzare tutte le conversazioni, il calendario e la lista delle tue attività.

I task:

 

Per pianificare bene un progetto, devi spezzettarlo, assegnare le varie micro attività e scadenze. 

 

In pratica all’interno di ogni progetto puoi creare una procedura. Per le attività ricorrenti è indispensabile, perché solo così riuscirai snellire i tuoi processi. Ma sarà molto utile anche per la creazione di un piano operativo del tuo team.

 

All’interno di ogni task hai diverse operazioni che puoi fare:

• Taggare persone, aggiungere commenti, allegare foto/immagine, etc.
• Creare dei subtask in cui suddividere le attività
• Assegnare un task a un membro del team
• Inserire una scadenza del task
• Utilizzare il pulsante Toggl per monitorare il tempo impiegato
• Allegare dei file da Dropbox, Google Drive o dal tuo PC
• Inviare dei messaggi
• Assegnare delle etichette

QUALCHE IDEA PER CUI UTILIZZARE ASANA:

Asana si presta benissimo come tool di project management in diversi ambiti, ecco qualche esempio:

 

• CRM
• Selezione del personale
• Piano editoriale
• Preparazione di agenda per meeting
• Creazione Piano Strategico e Piano Operativo
• Organizzazione eventi
• Lancio di un prodotto

 

L’utilizzo di Asana è molto intuitivo, ma se ti serve un manuale step by step consulta la sezione guida.

 

Come abbiamo detto, Asana è molto utile per capire quali compiti puoi delegare e per comunicare con i tuoi collaboratori o con le tue collaboratrici. 

 

Delegare ti permette di risparmiare tempo, energie e denaro. Quali attività delegare? Tutte quelle in cui la tua creatività personale non è indispensabile. Vedrai i risultati della delega già dopo il primo mese. 

 

Scopri il test che ti permette di capire quante ore e, di conseguenza, quanti soldi potresti guadagnare delegando delle attività. 

 

Hai trovato interessante questo articolo? Utilizzi già Asana per i tuoi progetti? Fammelo sapere tra i commenti 🙂