La gestione delle attività amministrative richiede tempo, risorsa che spesso viene a mancare all’interno di un’organizzazione.
Infatti, non avere il tempo di occuparsi di questi compiti può significare due cose:
- fare tutto in fretta, nella speranza di riuscire a terminare tutto entro le scadenze;
- rischiare di commettere tanti (troppi) errori di distrazione.
Se anche tu ti ritrovi in quanto ho appena detto e temi queste conseguenze per la tua azienda, forse è arrivato il momento di delegare a una figura professionale che si occupi di questi aspetti al posto tuo.
Assistente virtuale amministrativa: ecco perché dovresti considerare di collaborare con questa figura
Questi i compiti principali di un’assistente virtuale amministrativa
Il lavoro amministrativo può essere fonte di preoccupazione. Tuttavia, entrambi sappiamo quanto siano importanti questi compiti e quanto tempo ci voglia per portarli a termine.
È proprio qui che entra in gioco un’assistente virtuale amministrativa: può occuparsi delle pratiche burocratiche, della programmazione del calendario, del CRM, delle chiamate di ricevimento, della contabilità, della gestione delle spese e di molto altro ancora, dandoti la libertà di concentrarti sulle attività mission-critical che guidano la tua azienda.
Ma può fare molto di più.
L’elenco che segue riassume solo alcuni esempi dei compiti un’assistente virtuale amministrativa:
- fornire assistenza amministrativa ai titolari d’azienda;
- gestire i calendari e tenere informati i titolari su calendario, azioni, messaggi e questioni aziendali rilevanti, sia interne che esterne;
- prendere decisioni appropriate e informate sulla disponibilità di tempo dei titolari;
- esaminare le chiamate in arrivo e la corrispondenza via e-mail;
- raccogliere i messaggi della casella vocale e i messaggi telefonici;
- organizzare i viaggi o eventi secondo le necessità;
- creare e formattare elettronicamente documenti come lettere, e-mail, materiali di marketing, rapporti sullo stato di avanzamento, fogli di calcolo (Excel) e altri documenti correlati;
- archiviare elettronicamente e tenere traccia di una serie di documenti aziendali;
- coordinare le riunioni, compresa la programmazione, la creazione dell’ordine del giorno e la logistica;
- garantire il buon funzionamento dei sistemi e la gestione del database dei contatti e il supporto al back-office;
- inserire contatti, eseguire query, esportare dati, lanciare piani e attività, mantenere i referral, creare e aggiornare modelli nel database/CRM.
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Vantaggi dell’assunzione di un’assistente amministrativa virtuale
Quando si assume un’assistente virtuale, non ci si deve preoccupare di fornirle un’infrastruttura o uno spazio per l’ufficio, poiché di solito opera da una postazione remota e dispone di una propria configurazione e attrezzatura.
In linea di massima, dovrai solo fornirle l’accesso a strumenti o applicazioni specifici per la tua attività e i tuoi compiti.
Poiché l’assunzione di un’assistente virtuale non comporta spese generali e altri costi, come l’affitto dell’ufficio, le forniture per l’ufficio, le prestazioni mediche, le tasse e così via, il lavoro con questa figura è più efficiente in termini di costi rispetto all’assunzione di dipendenti a tempo pieno.
Inoltre, collaborare con una VA significa poter lavorare con lei per un tempo limitato, in base alle proprie esigenze lavorative. In altre parole, non è necessario firmare contratti a lungo termine o preoccuparsi delle responsabilità di un eventuale licenziamento.
Ma c’è di più.
Un altro vantaggio significativo dell’assunzione di un’assistente amministrativa a distanza riguarda la flessibilità negli orari di lavoro.
Infine, una VA amministrativa può aggiungere valore alla tua azienda condividendo le conoscenze acquisite nel corso degli anni lavorando con aziende e settori diversi. Inoltre, la sua esperienza e competenza globale può aiutarti a mettere a punto i tuoi modelli aziendali per migliorare la redditività e la crescita.
Cinque motivi per affidare le attività amministrative a una VA
1. Migliora l’efficienza della tua organizzazione
L’assunzione di un’assistente amministrativa a distanza per gestire i tuoi compiti toglie il carico di lavoro extra dalle spalle del tuo team attuale. Inoltre, consente alla VA stessa di concentrarsi meglio sulle attività che sta gestendo.
Questo contribuisce a ridurre gli errori involontari e a migliorare l’efficienza complessiva dell’organizzazione.
2. Puoi concentrarti sulla guida del tuo team e sulla crescita della tua azienda
Una volta che hai preso a carico tutte le attività di routine, potresti utilizzare il tempo risparmiato per gestire il tuo team, pianificare le tue strategie di crescita e fare networking con i potenziali clienti.
Potresti anche utilizzare il tempo risparmiato assumendo un’assistente amministrativa a distanza per pianificare il prossimo lancio di un prodotto, creare un legame con il tuo team e prepararti per la prossima stagione festiva.
3. Massima flessibilità durante i periodi di punta
L’assunzione di un’assistente amministrativa a distanza ha un senso se si sta vivendo una stagione intensa e si ha bisogno di un aiuto in più per gestire gli ordini dei clienti, le consegne, la fatturazione e altri compiti associati.
4. Facilita una migliore comunicazione
Non solo rispondere alle e-mail e redigere rapporti richiede molto tempo, ma è anche necessario farlo in modo efficiente per creare nel destinatario un’impressione positiva della tua organizzazione. Un semplice errore di comunicazione può far sentire il destinatario offeso o, peggio, rompere i legami con la tua attività.
Data l’importanza di questo compito per far crescere l’azienda e mantenere buoni rapporti con i clienti, è necessario che sia gestito da te o da una persona di fiducia, quindi qualcuno che lavori a stretto contatto con te e che capisca rapidamente quello che vorresti trasmettere al destinatario.
Un’assistente amministrativa virtuale ha eccellenti capacità di comunicazione, il che la rende la scelta perfetta per comunicare con i clienti, dipendenti, partner e altre parti interessate all’interno e all’esterno della tua organizzazione.
5. Si risparmia sui costi del personale
Come abbiamo detto poco fa, quando si assumono dipendenti in loco, è necessario considerare alcuni costi aggiuntivi, come lo spazio d’ufficio necessario per ospitarli, la fornitura di attrezzature tecniche, la cancelleria, ecc.
In più, devi anche considerare le tasse, i permessi, la malattia e i congedi che dovresti pagare per loro, senza contare i costi per il reclutamento e la formazione dei nuovi dipendenti, in base ai requisiti della tua organizzazione.
Tutti questi costi messi insieme possono rendere l’assunzione di un nuovo dipendente poco conveniente e gravare notevolmente sulle tue risorse finanziarie.
L’assunzione di un’assistente amministrativa virtuale, invece, è molto più vantaggiosa e meno costosa rispetto a quella di un dipendente in loco.
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Conclusioni
In questo articolo abbiamo dato un’occhiata ai principali vantaggi e alle mansioni di un’assistente virtuale amministrativa. Se dunque sei alla ricerca di una figura professionale che ti garantisca la massima serietà, non esitare a contattarmi.
A presto!
