Virtual Assistant in Italia

 

 

Hai scoperto da poco la professione di Virtual Assistant? Vuoi maggiori informazioni riguardo la figura della Virtual Assistant in Italia? 

 

Continua a leggere questo articolo per scoprire quali sono i servizi che offre questa figura e perché è sempre più ricercata nel mondo del lavoro.

 

Da quanto esiste la professione di Assistente Virtuale in Italia?

La professione dell’Assistente Virtuale in Italia ha preso corpo durante l’ultimo decennio, andando a catturare le necessità di alcune categorie di lavoro in ricerca di maggiore flessibilità e diverse competenze.

La voglia di maggiore flessibilità da parte di professionisti e aziende e la comparsa di nuove applicazioni e di software capaci di far lavorare agevolmente da remoto hanno favorito il crescendo, in termini di offerta e di richiesta, di questa figura professionale così eclettica.

 

Io posso sicuramente testimoniare in questo senso, dato che quando ho iniziato a lavorare come Assistente Virtuale ed ho creato Kryva nel 2015, le colleghe o colleghi erano veramente pochi. Oggi sono quadruplicati rispetto a 5 anni fa.

 

Cosa fa la Virtual Assistant in Italia? 

 

Fino a qualche anno fa gestire una piccola azienda o esercitare la libera professione richiedeva solo poche operazioni non direttamente attinenti alla propria attività. 

 

Oggi invece, ad esempio, per emergere nel mercato, ognuno deve creare la propria personal brand tramite i mezzi del web.

 

Creare e portare avanti un sito o un blog, gestire le comunicazioni tramite pubblicazioni regolari sui social network, occuparsi del posizionamento del sito e delle promozioni, sono tutte attività che richiedono competenze specifiche e tantissima costanza nel tempo.

 

E proprio qui può entrare in campo la figura dell’Assistente Virtuale.

 

L’assistente Virtuale infatti, può occuparsi di tutte queste attività legate al web, ma non solo. Può anche aiutarti a costruire il tuo smart office.

 

Nel nostro mondo digitalizzato è di fondamentale importanza lavorare in modo produttivo ed efficace, conoscere le basi del time management e i diversi strumenti che possono agevolare il lavoro, la comunicazione e la collaborazione. 

 

Tools e applicazioni insieme ad alcune teorie e pratiche sulla gestione del tempo possono rendere ancora più produttivo il lavoro di tutti i giorni.

 

Riassumendo: cosa può fare per te l’Assistente Virtuale?

 

• Ti può aiutare nella gestione della tua presenza sul web.
• Può agevolare il tuo lavoro occupandosi del tuo ufficio virtuale.  
• Può fare formazione a te o ai tuoi collaboratori sull’ottimizzazione del tempo e sull’effettivo utilizzo degli strumenti di time management e di project management secondo le diverse esigenze. Molti di questi tool sono online e gratuiti e l’Assistente Virtuale ti può aiutare a capire come utilizzarli al meglio. 

 

Chi sono i clienti della Virtual Assistant?

 

I servizi che offre l’Assistente Virtuale sono perfetti sia per liberi professionisti che per le piccole e medie imprese e gli startupper. 

 

Tutte quelle realtà quindi che non hanno una segreteria o un ufficio comunicazione al loro interno, oppure non possono affrontare le spese di un’assunzione o garantire un carico di lavoro stabile.

 

In realtà è possibile collaborare con l’Assistente Virtuale  anche solo quando è necessario sbrigare una singola mansione. 

 

Hai presente tutti quei momenti in cui senti di non avere tempo di fare nulla? Oppure semplicemente devi fare un’operazione che da solo ti richiederebbe troppo tempo? Ecco, in questi casi puoi delegare alcune attività all’Assistente Virtuale che sarà al tuo fianco, ma da remoto. 

 

Ricapitolando: l’Assistente Virtuale offre servizi che si adattano al 100% alle tue esigenze, ti garantisce flessibilità e ti permette di delegare le attività operative. In questo modo puoi trovare le risorse e il tempo per far crescere la tua attività.

 

Quanto costa collaborare con una Virtual Assistant? 

 

Generalmente l’Assistente Virtuale propone due tipi di collaborazione e quindi, di pagamento. 

 

Una è tramite tariffa oraria e l’altra è a progetto. Vediamo quando è meglio avvalersi di una piuttosto che dell’altra. 

 

Per la attività operative o amministrative la forma migliore da adottare è quella di una tariffa oraria. Il motivo è semplice: queste attività sono facilmente rintracciabili attraverso un software di time tracking per conteggiare le ore impiegate e si paga il lavoro effettivo.

 

Per le attività più creative o più complesse invece, è meglio definire gli obiettivi, e quindi strutturare un pacchetto specifico, secondo le esigenze personali. Durante le attività strategiche e creative sconsiglio l’uso del timer perché potrebbe creare tensione e quindi essere controproducente per il successo del progetto.

 

All’inizio della collaborazione la cosa più difficile forse è capire per quanto tempo avrai bisogno dell’Assistente Virtuale. Le persone spesso fanno fatica a stimare il tempo necessario per certe attività, un suggerimento? Parti con un periodo di test, in questo modo potrai analizzare le tue esigenze effettive.

 

Le attività delegabili possono variare molto nel tempo: puoi avere periodi di picco molto intensi di lavoro e periodi morti. Come ti ho accennato sopra, uno dei vantaggi più importanti della collaborazione con un’Assistente Virtuale è che offre una flessibilità assoluta. Questo significa che puoi accordarti con l’aumento o l’abbassamento delle attività di cui hai bisogno, secondo la mole di lavoro del tuo business. 

 

In questo modo hai la possibilità di pagare una persona solo quando hai bisogno di un reale supporto.

 

Quando parlo di periodo di test iniziale, penso che sia necessario analizzare le attività per almeno 2-4 settimane. Proposte come un’ora di prova e simili hanno davvero poco senso.

 

Per le persone invece che ci mettono più tempo per capire qual è la modalità che può funzionare meglio per loro, o che abbiano attività particolari più “lente”, una forma che potrebbe essere utile è stabilire un pacchetto di tot ore (consiglio minimo 20 o 30 ore) usufruibile in tre mesi. In questo modo ci sarà più tempo per tutti per adeguarsi e fare le dovute valutazioni.

 

Una volta raggiunta una certa stabilità di collaborazione però, conviene sicuramente contrattualizzarla per almeno 6 mesi. Questo ti consente di ottenere una tariffa migliore per una collaborazione fissa.

 

Un aspetto importante da non sottovalutare è che quando si paga un’Assistente Virtuale NON  dovranno essere pagati:

• Le ferie
• Le malattie
• La maternità
• Le tasse
• Inps
• Attrezzi e mezzi di ufficio
• Rimborso viaggi
• Utenze come riscaldamento, luce, internet e telefono
• Formazione
• Straordinari
• Caffè 😉

 

Forse la domanda che ho scritto nel titolo di questo paragrafo, sarebbe da riformulare in: quanto si risparmia collaborando con un’Assistente Virtuale?

 

Perché quello che posso garantirti è che la quota di risparmio supera di molto quella dei costi.

 

In un periodo come questo la possibilità di avere competenza ed efficienza a disposizione, senza dover assumere per forza, crea un vantaggio competitivo e decisivo.

 

Quali sono le possibili difficoltà? 

 

Il primo requisito essenziale se vuoi collaborare con un’Assistente Virtuale è quello di saper delegare. Imparare a delegare inoltre è una delle competenze fondamentali per un management efficace.

 

Non per nulla il management efficace viene definito come la realizzazione dei risultati attraverso i collaboratori.

 

Quindi le nostre capacità e disponibilità di delegare sono fondamentali per la carriera, per il raggiungimento degli obiettivi e per il nostro business.

 

Delegare ha una serie di benefici e vantaggi: permette di aumentare la qualità e la quantità dei nostri risultati.

 

Lo so, non è sempre semplice, anzi, può essere anche molto difficile per chi non l’ha praticata fino ad ora o per chi non ha fiducia nell’affidarsi ad altri.

 

Delegare, però, è una competenza che si può imparare. Si impara prima studiandone i fondamenti teorici poi mettendola in pratica, finché non diventa un’abitudine.

 

Ecco alcuni consigli. 

 

La prima cosa che dovresti fare è redigere una lista delle attività da delegare, parti da quelle meno strategiche ma più oberanti. 

 

Una volta creata la lista, assegna le priorità delle attività individuate e crea una sequenza o una pianificazione per la loro delega.

 

A questo punto puoi passare alla definizione di una procedura da seguire. 

 

Crea la procedura identificando le varie fasi di un’attività. Mi raccomando, anche se ti sembra di inserire passaggi o elementi semplici e scontati, scrivili nella lista. Perché? Perché questo lavoro facilita notevolmente i tuoi collaboratori che riescono a lavorare con indipendenza e con le idee chiare senza essere costretti a rivolgersi a te per ogni minima cosa.

 

L’ideale sarebbe creare alcune istruzioni e materiali di formazione per ciascuna delle attività che vuoi delegare o ciascun progetto.

 

Se decidi di assumere dei collaboratori, per poter lavorare meno ore o per diventare più produttivo, tieni sempre a mente che è totalmente differente dal fare un contratto con un’agenzia di servizi. Non c’è solo un semplice documento da sottoscrivere, non puoi pagare il conto e lasciare tutto il resto al provider. Devi organizzare il lavoro al meglio: questo ti permetterà di ottenere grandi risultati. 

 

Un altro passo importante è la stesura degli obiettivi.

 

Se deve essere chiaro cosa fare, deve essere ancor più chiaro per cosa lo si fa. Senza dover mettere pressione su chi collabora con te ma cercando di condividere le mete da raggiungere insieme, stimolando e motivando al tempo stesso.

 

Senza obiettivi chiari in mente, è facile commettere errori nelle prime fasi del rapporto con i collaboratori. 

 

Prima di passare a un processo di outsourcing, devi decidere esattamente come vuoi che l’Assistente Virtuale ti faccia risparmiare tempo o aumenti la produttività. Se vuoi che gestisca attività di piccola amministrazione, chiamate al telefono, gestione mail oppure che svolga compiti più complessi, come l’organizzazione di un evento o la gestione completa dei tuoi profili social.

 

Definire gli obiettivi, le priorità e la preparazione ti aiuterà perché:

• Capirai quali sono le competenze necessarie che un’Assistente Virtuale deve avere per raggiungere i tuoi obiettivi
• Troverai con più facilità un VA (Virtual Assistant) che combaci bene con le tue esigenze
• Otterrai un servizio su misura dal primo giorno poiché l’Assistente Virtuale sarà in grado di comprendere da subito le tue necessità
• Gestirai meglio il tuo tempo e quello dell’Assistente Virtuale
• L’Assistente Virtuale sarà più autonoma sin dall’inizio del rapporto di lavoro
• Eviterai frustrazione e capirai che l’Assiste Virtuale è proprio l’aiuto di cui avevi bisogno!

 

Siamo arrivati alla fine di questo post, mi auguro che tu abbia un’idea più chiara sulla figura dell’Assistente Virtuale in Italia e sull’importanza di definire gli obiettivi e le procedure. 

 

Collaborare con un’Assistente Virtuale, può certamente aiutarti a risparmiare tempo e migliorare la tua produttività. 

 

Allora, sei pronto a delegare? 

 

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