Gestire un’azienda richiede concentrazione, energie e tempo – soprattutto tempo.
Le ricerche dimostrano come le imprese ‘perdano’ una parte di tempo significativa per occuparsi di attività che non contribuiscono alla crescita aziendale, ma che devono essere necessariamente svolte.
Quali attività?
Mi riferisco a tutti i compiti di carattere amministrativo di cui 9 imprenditori su 10 farebbero a meno.
Ma il vero problema è che queste attività rischiano di causare un calo di produttività nella tua azienda, cosa che sicuramente vorresti evitare, dico bene?
Ecco perché in questo articolo vedremo tre motivi per cui una VA ti permetterà di riprendere in mano il controllo e aumentare la produttività.
Hai già l’impressione che questo articolo faccia al caso tuo?
Bene, iniziamo!
Tre ragioni per le quali collaborare con una VA ti aiuterà a migliorare la produttività nella tua azienda
1) Un’assistente virtuale non si distrae e non conosce la procrastinazione sul lavoro
Pause merenda, pettegolezzi, lunghi pranzi per festeggiare compleanni, scorrere i social media e fare acquisti online.
Careerbuilder elenca queste come alcune delle distrazioni più comuni sul posto di lavoro, che ostacolano la produttività. Inoltre, l’Association for Psychological Science spiega che la distrazione dovuta alle interruzioni sul posto di lavoro può degradare la qualità del lavoro svolto, anche quando il compito viene ripreso.
In altre parole, una volta distratti, è difficile riprendere e, inoltre, la qualità del lavoro può risentirne a causa del fattore ‘riavvio/dov’ero rimasto?’.
Probabilmente lo sai fin troppo bene.
Passare di corsa da un’attività all’altra, tenere a mente gli appuntamenti e rispondere alle telefonate… spesso sembra di reagire continuamente agli eventi della giornata. Invece di stabilire gli orari e strutturare la giornata come vorresti, ti ritrovi a passare da un’e-mail all’altra, a partecipare a riunioni dell’ultimo minuto e a occuparti di ogni cosa urgente o non essenziale che ti capita a tiro.
Le ore passano mentre lavori alla tua attività, lasciandoti poco tempo per lavorare sulla tua attività.
Ecco perché un’assistente virtuale è la soluzione che fa al caso tuo.
Essendo pagata per il lavoro svolto, si concentrerà esclusivamente sui compiti richiesti e li porterà a termine entro le scadenze stabilite. Questo perché è capace di organizzare il proprio tempo in modo efficiente, minimizzando gli sforzi e massimizzando i risultati.
Leggi anche: I principali vantaggi di una segretaria virtuale, che tante aziende stanno già sperimentando
2) Una VA è specializzata ed efficiente
Una volta che l’azienda è operativa, è necessario svolgere molti (troppi) compiti quotidiani per mantenerla in funzione. La brutta notizia è che gran parte di questi sono di natura amministrativa, come ad esempio:
- rispondere alle chiamate e alle e-mail;
- creare fogli di calcolo;
- progettare grafici;
- pubblicare sui social media e gestire i commenti;
- scrivere i contenuti del blog;
- formattare le newsletter;
- tenere la contabilità;
- ecc.
E immagino che, se sei qui, anche tu faccia parte di quel gruppo che preferirebbe non occuparsi di tutto ciò.
Parliamoci onestamente: hai avviato la tua attività con talento e passione. La tua area di competenza, che si tratti di un designer di siti web, di un artigiano, di un avvocato, di uno sviluppatore di software o di un fiorista, è unica per te e domina le tue abilità. È ciò che ti interessa!
Ma uno sviluppatore di software per piccole imprese deve anche diventare rapidamente un contabile di talento, un responsabile delle relazioni con i clienti, un esperto di marketing e uno scrittore di blog.
L’impegno associato al diventare bravi in cose che non sono di tua competenza può portare a un abbassamento dei livelli di produttività.
Affidandoti a una VA, invece, non dovrai più preoccuparti di funzioni d’ufficio quotidiane come:
- fare/ricevere telefonate;
- programmazione degli appuntamenti;
- gestione dell’agenda;
- organizzazione di viaggi;
- gestione degli account di posta elettronica;
- scrittura di blog;
- gestione della contabilità;
- impegno e programmazione dei social media;
- progettazione grafica;
- servizi di gestione dei contenuti e di progettazione di siti web;
- servizi di marketing;
- coordinamento di progetti;
- gestione degli eventi;
- gestione delle relazioni con i clienti.
3) Un’assistente virtuale ti permette di avere più tempo libero
L’assunzione di un’assistente virtuale ti restituisce del tempo prezioso da reinvestire in altre aree della tua attività.
Questo ti permette di aumentare la tua produttività.
Indipendentemente da ciò che la tua attività fornisce o vende, il tempo è indubbiamente la risorsa più preziosa. Quando si cerca di fare tutto, sempre, da soli, ci si rende subito conto che le ore di ogni giorno, i giorni di ogni settimana scivolano via velocissimi.
Ti è mai capitato di arrivare alla fine di una lunga giornata, sapendo di avercela messa tutta, ma senza poter indicare alcun progresso specifico? Insomma, ci si sente esausti ma senza provare la sensazione di essere stati particolarmente produttivi.
Un’assistente virtuale può occuparsi dei compiti che ti rubano tempo, in modo che tu possa investire le tue energie nelle cose che aggiungono valore alla tua attività. Delegare a una VA le attività amministrative, la gestione dei social media e la manutenzione del database aumenterà esponenzialmente la tua produttività nelle aree dell’innovazione e della crescita.
Hai bisogno di altre prove per convincerti?
Se dovessi fare i conti e analizzare il tuo programma giornaliero, scopriresti che stai dedicando troppo tempo alle attività di manutenzione piuttosto che a quelle di crescita. Secondo uno studio di Harvard, quasi il 24% del tempo di un CEO è dedicato alla lettura, alla risposta e alla gestione della casella di posta elettronica.
Importante, sì. Produttivo? Non proprio.
I dati indicano che una piccola impresa spende in media 120 giorni lavorativi all’anno in attività amministrative, il che equivale a una diminuzione della produttività di quasi il 5%.
Questa diminuzione può anche portare a una crescita limitata dell’azienda.
Supponiamo che una parte eccessiva del tuo tempo venga impiegata in attività amministrative e che le tue energie vengano sprecate in operazioni di manutenzione. In questo caso, non stai lavorando sulla tua azienda in aree quali:
- pianificazione strategica;
- innovazione all’interno del panorama aziendale;
- crescita della leadership e mentorship;
- costruzione della cultura aziendale.
Questi punti di contatto critici e fondamentali devono essere rafforzati durante la costruzione della tua organizzazione. Se i processi amministrativi inibiscono la produttività della tua leadership, l’azienda ne risentirà a lungo termine.
Leggi anche: Gestione della segreteria aziendale: perché l’imprenditoria sta puntando sempre di più sulle assistenti virtuali?
Conclusioni
In questo articolo abbiamo visto tre ragioni per le quali un’assistente virtuale ti aiuterà ad aumentare la produttività in azienda.
Se dunque vuoi sapere di più non esitare a contattarmi.
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