Come aiutare la tua Assistente Virtuale a leggere nei tuoi pensieri
Tra Assistenti Virtuali scherziamo spesso sulle nostre capacità di “lettura della mente”. Ci scherziamo, sì, ma in realtà è una cosa seria.
Per aiutare veramente i nostri clienti, dobbiamo imparare a leggere nei loro pensieri. Dobbiamo, quindi, mettere in atto una serie di pratiche che ci permettono di scoprire le loro abitudini, la loro personalità e, infine, quello che pensano.
Tuttavia, per farsi “scoprire” e supportare nel lavoro quotidiano, anche il cliente deve aiutare l’Assistente Virtuale.
In questo articolo voglio darti tre chiavi per aiutare la tua Assistente Virtuale a diventare la “lettrice della tua mente”.
Consulta il mio kit sulla delega per iniziare col piede giusto!
HAI CREATO LA TUA “SETTIMANA IDEALE”?
Questo è un principio che ho preso da GTD di David Allen. Il principio è quello di non pianificare gli appuntamenti per i miei clienti fino a quando non mi forniscono la loro “settimana ideale”.
Ma cosa vuol dire la settimana ideale?
Ecco come si crea una settimana ideale: elimina le attività delegabili, metti in ordine le tue priorità, inserisci i programmi negli orari migliori per te, lascia spazi per le attività rituali e dai margine alle attività multitasking che non richiedono un focus specifico, come le chiamate programmate e gli incontri di lavoro.
Senza questo modello di lavoro l’Assistente Virtuale sarebbe solo un fastidio in più per te e sarebbe costretta a chiedere sempre delle conferme.
Con la settimana ideale ho la libertà di programmare all’interno degli spazi flessibili dei miei clienti, le varie attività organizzate da me.
HAI IDENTIFICATO LE TUE ESIGENZE PERSONALI E I TUOI VIP?
Ecco alcune domande che devi porti:
- Chi e che cosa sono le tue priorità?
- La tua Assistente Virtuale sa che hai bisogno di due ore ogni mattina per preparare la giornata, pulire la casella di posta, e connettersi con i tuoi riferimenti diretti?
- Hai comunicato alla tua Assistente Virtuale che hai bisogno di un margine di 15 minuti tra le riunioni e le chiamate di alta priorità?
Per cominciare a mettere insieme queste informazioni:
- Prenditi 20 minuti e guarda l’ultima settimana nel calendario.
- Guarda la tua settimana ideale e verifica se è impostata bene.
- Scrivi le tue esigenze personali sulla base degli appuntamenti della scorsa settimana.
- Inizia a colorare i blocchi sull’agenda della tua settimana ideale. I blocchi verdi sono completamente flessibili. Quelli gialli sono riservati per appuntamenti di alta priorità. I blocchi rossi sono intoccabili – sono le tue ore di maggiore focalizzazione – mentre per il resto l’Assistente Virtuale deve consultarti prima di pianificare.
Infine, fai una lista dei tuoi rapporti di lavoro, delle relazioni familiari e delle relazioni sociali più importanti.
La tua Assistente Virtuale dovrebbe imparare a riconoscere le loro voci e indirizzi e-mail ma, prima di tutto, dovrebbe conoscere le ricorrenze più importanti e quindi organizzare tutto in anticipo secondo le tue indicazioni.
HAI COSTRUITO LA TUA “PROCEDURA DI OSPITALITÀ”?
Cosa ti piace bere e mangiare e in quale momento della giornata?
Quali sono i tuoi locali e ristoranti preferiti per un pranzo di lavoro?
Se devi fare delle trasferte, quale è il tuo mezzo preferito?
Hai un albergo prescelto?
Cosa ti piace offrire ai tuoi ospiti in ufficio?
Devi seguire una dieta o una cura particolare?
Condividi le risposte a queste domande con la tua Assistente Virtuale: saranno preziose per organizzare al meglio ogni spostamento!
Per concludere: sì, la tua Assistente Virtuale potrà leggere nei tuoi pensieri come una segretaria che fisicamente ti è vicina. È necessario però che sia abbastanza empatica e, soprattutto, che tu le permetta di conoscere le tue esigenze e necessità.
