Come condividere la tua posta con un collaboratore oppure con il tuo team

Condividere la posta e il calendario con i membri del tuo team e con i tuoi collaboratori e le tue collaboratrici è molto importante.

La condivisione, infatti, permette a tutti di rimanere sempre aggiornati e fa risparmiare tutto quel tempo dedicato al passaggio delle informazioni.

Abbiamo già parlato di come sia possibile condividere il calendario e la sua importanza. In questo articolo invece capiremo come condividere la tua posta.

Ti premetto che per questo genere di operazioni possiamo utilizzare tool gratuiti o comunque molto accessibili.

Google per condividere le email

Come in molti altri casi, Google ci aiuta anche nella condivisione delle email. E io ti consiglio davvero di usarlo.

Esistono anche i servizi di Google Suite per aziende: puoi trasferire la tua casella sulla piattaforma Google e gestire le email e il calendario in maniera molto rapida e intuitiva. Inoltre, puoi ottenere un archivio cloud illimitato. E il bello è che tutto questo ha un costo inferiore a 100€ l’anno.

Per consentire alla tua assistente o al tuo team di accedere al tuo account Gmail dovrai semplicemente aggiungerli come delegati.

Il delegato può leggere, inviare ed eliminare messaggi dalla tua casella email.

A seconda del tuo tipo di account puoi aggiungere tra i 10 e i 25 delegati alla tua posta.

COME AGGIUNGERE UN DELEGATO

Scopriamo adesso come aggiungere un delegato alla tua casella email. Ecco tutti gli step che devi seguire:

Apri Gmail
In alto a destra, fai clic su Impostazioni ⚙️
Clicca sulla scheda “Account e importazione” o “Account”
Nella sezione “Concedi l’accesso al tuo account”, fai clic su “Aggiungi un altro account”
Inserisci l’indirizzo email della persona da aggiungere
Clicca su Passaggio successivo e poi Invia un’email per concedere l’accesso
Fatto!

La persona che aggiungi riceverà un’email con la richiesta di conferma.

Ricorda che puoi aggiungere i delegati solo dalla versione web e non dall’app. L’invito che invii al delegato scade dopo una settimana, quindi sicuramente conviene avvisarlo anche telefonicamente.

Una volta che il delegato ha accettato il tuo invito, serve un po’ di tempo per visualizzarlo all’interno della posta, fino a 24 ore!

E se un domani non avrai più bisogno di condividere la posta? Con lo stesso percorso potrai eliminare i collaboratori in qualsiasi momento.

LE AZIONI CHE POSSONO ESSERE SVOLTE DA UN DELEGATO

I delegati possono svolgere diverse azioni, mi raccomando leggi bene questa lista:

Inviare email o rispondere alle email che ricevi. Quando un delegato invia un messaggio, verrà visualizzato il suo indirizzo email! Nella riga del mittente, sarà visualizzato, ad esempio, “inviato da mario.rossi@gmail.com”.
Leggere i messaggi che arrivano nella tua casella.
Eliminare i messaggi che ricevi nella tua casella!
Gestire tutti i contatti presenti.

Mentre i delegati NON possono:

Chattare con chiunque per tuo conto.
Modificare la tua password di Gmail.

La fiducia è alla base della delega. La comunicazione chiara degli obiettivi a chi collabora con te è fondamentale. La tentazione di far tutto da soli è sempre lì. Ma la soddisfazione di raggiungere il risultato, grazie anche alla competenza di collaboratori, ti fa sentire ancora più importante e gratificato. Trovando le persone con le giuste competenze moltiplichi le tue possibilità e puoi dedicarti alle mansioni in cui aggiungi valore vero.

HAI BISOGNO DI AIUTO?

Ok, mi auguro che questa breve panoramica ti abbia aiutato a capire come condividere la tua posta e l’importanza del farlo.

Se dovessi però aver bisogno di altri chiarimenti o vuoi imparare a usare al meglio Google e tutte le sue funzioni, sono qui per aiutarti: contattami per una prima consulenza.