Come e perché iniziare a usare Trello

 

Trello è un software per il project management potentissimo. 

Milioni di persone lo hanno già scelto come fedele alleato per la gestione di progetti in team e per organizzare il lavoro in maniera produttiva.

In questo articolo ti parlerò del perché Trello è lo strumento che fa per te se hai bisogno di organizzare, gestire e coordinare progetti di qualsiasi tipo e come utilizzarlo al meglio. 

 

I VANTAGGI DI TRELLO 

 

Ecco perché sono sicura che ti innamorerai subito di questo tool:

– è molto semplice e intuitivo: l’interfaccia chiara e la semplicità d’uso, lo rendono accessibile davvero a chiunque

– puoi usarlo per qualsiasi cosa, sia per lavoro che per la vita privata

– ti permette di gestire letteralmente tutto! A partire dai progetti semplici fino a quelli molto complessi

– puoi condividere informazioni e documenti con i tuoi collaboratori

– puoi coordinare facilmente il tuo team

– tutto questo già con la versione GRATUITA

 

Lo so, probabilmente non ne puoi più di sentir parlare di tool fantastici che alla fine si rivelano complicati e ti fanno solo perdere tempo. 

È successo spesso anche a me, ma ti assicuro che Trello è diverso. Ti invito a provarlo perché altrimenti non potrai mai sapere se fa per te o meno.

La nostra vita è diventata davvero complessa e spesso sentiamo il bisogno di un supporto che ce la alleggerisca.

Serve semplificazione per poter avere una visuale completa del nostro lavoro e dei milioni di impegni che abbiamo ogni giorno. 

Trello ci aiuta proprio in questo: a tenere in mente i nostri obiettivi principali e ad avere la nostra life mission sempre davanti agli occhi.

Millioni di persone nel mondo utilizzano già questo strumento, ci sarà un motivo, non trovi? 

Fai un piccolissimo sforzo e supera la tua resistenza al cambiamento. Dedica un po’ di tempo allo studio di questo tool di project management e ti assicuro che scoprirai anche tu quanta soddisfazione si può ottenere con una pianificazione costante.

Ricordati che la gestione del tempo coincide con la gestione della vita!

 

COME FUNZIONA TRELLO?

 

Partiamo dalle basi, per capire come è strutturato Trello.

Gli elementi chiave sono solo 4, ma permettono di gestire ogni situazione:

 

1.La  board

 

Io preferisco mantenere il nome in inglese, la parola “lavagna” mi sembra stretta per le sue funzioni.

La board è il contenitore principale e rappresenta il progetto: contiene tutte le attività relative ad esso e tutte le funzioni per la gestione delle liste e per il coordinamento dei collaboratori.

Sorprendentemente la versione gratuita non impone nessun limite per il numero delle board. Quindi potrai avere un numero infinito di progetti, sia di lavoro che per la tua vita privata.

La board può essere settata in 3 modalità diverse: 

1- privata: solo i membri invitati possono vederla

2- team visibile: la vedono tutti i membri del tuo team

3- pubblica: chiunque può vederla tramite una url 

Più avanti quando avrai diverse board o bacheche potrai anche organizzare le board a seconda dei settori che vuoi impostare, ma di questo ne parleremo più avanti.

 

 

2. Le liste

 

Le liste sono le colonne verticali all’interno della board. È una buona pratica utilizzarle per definire lo stato di un progetto. Ad esempio possiamo chiamare la prima partendo da sinistra “da fare”, la seconda “in corso”, la terza “completato”, etc. 

Le liste quindi, coincidono con le fasi della procedura, per cui possono essere poche ma anche tante, a seconda del tipo di progetto.

Per me la scelta delle liste è una delle azioni più importanti per creare una board che funzioni. Infatti, prima di iniziare a lavorare su Trello, dovrai prenderti un po’ di tempo per capire i flussi del tuo progetto. 

Chiaramente durante la gestione del progetto possono cambiare le necessità e tu potrai (anzi, dovrai!) adattare le liste alle nuove esigenze.

Se nel flusso, ad esempio, diventa necessario integrare un altro passaggio, dovrai inserire una nuova lista. Ma no panic! Fortunatamente Trello è molto flessibile, in qualsiasi momento puoi spostare le tue liste, crearne delle nuove, o modificare la loro sequenza. Anche qui, non c’è un numero massimo di liste che puoi creare.

 

   

3. Le card

 

La card o scheda è il contenitore della singola task o attività e si trova all’interno di una lista. Dalla card puoi aggiungere i membri del tuo team, assegnare una scadenza, creare all’interno delle check list, dividere anche in micro task, caricare file e immagini e aggiungere dei messaggi eventualmente taggando gli altri membri del team.

È possibile spostare la card tra le varie liste, in questo modo la tua card può percorrere il percorso previsto dalla tua procedura, e tu riuscirai a seguire i vari step nel tempo.

Avere questa visibilità dei flussi ci da la possibilità di avere sempre la situazione sott’occhio, e aiuta il nostro cervello a seguire molto più facilmente la procedura.

Per non parlare poi della soddisfazione quando la tua card raggiunge l’ultima lista, quella completata.

In realtà all’interno della card ci sono ancora più funzioni, ma di questo ti parlerò più avanti.

 

 

4. Il menù

 

Il quarto e ultimo elemento di Trello, è il menù. 

Puoi trovarlo sul lato destro dello schermo e ti permette di gestire i membri della board e le varie impostazioni.

 

Come iniziare ad utilizzare Trello

 

Per iniziare a usare bene Trello, come per ogni cosa, il primo step è semplicemente: INIZIARE.

Per cui ti faccio il riassunto di quello che dovresti fare subito:

1- Pensa a un piccolo progetto di lavoro o a un piccolo evento di famiglia

2- Percorri mentalmente le fasi della tua procedura ideale

3- Apri la tua prima board (ti consiglio in modalità privata per tenere lontani i curiosi) cliccando sul pulsante + in alto a destra

Board

4- Crea le tue liste ripensando alle fasi della procedura cliccando sul pulsante “aggiungi un’altra lista”

Lista 

5- Inserisci la prima card sotto la prima lista cliccando su “Aggiungi un’altra scheda”

Card

Sul Menù ci sono molte funzioni che ti suggerisco di guardare più avanti. Ad esempio, puoi cambiare lo sfondo per personalizzare la tua board, scegliendo un’immagine adatta al tema.

Come puoi vedere Trello è uno strumento molto semplice e intuitivo. Al tempo stesso però, se vuoi vedere risultati sulla tua organizzazione, devi impostare precise liste (priorità) e scindere il progetto in task definite (attività) che ti permettono di seguire più efficacemente il flusso del progetto.

Per ora mi fermo qui. Nella prossima guida, approfondiremo come creare impostare una card.

• Creare le tue liste ripensando alle fasi della procedura cliccando sul pulsante “ Aggiungi un’altra lista

• Inserire la prima card sotto la prima lista cliccando su “Aggiungi un’altra scheda”

• Sul Menù ci sono molte funzioni che ti suggerisco di guardare più avanti. Magari puoi cambiare lo sfondo per personalizzare la tua board, scegliendo un’immagine adatta al tema.

 

Vuoi iniziare ora a migliorare la tua vita lavorativa e privata grazie ad una migliore pianificazione?

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