L’analisi SWOT (acronimo inglese che sta per Streghts, Weaknesses, Opportunities and Threats) è indubbiamente uno strumento di pianificazione essenziale per le piccole e grandi aziende. Ma sappiamo bene che per condurla correttamente è necessario del tempo, una risorsa che pochi imprenditori hanno a disposizione.
Specie se sono orientati alla crescita e al miglioramento dell’azienda.
Ma questi ultimi non possono esistere senza un’analisi strategica, quindi, come fare per risolvere questo collo di bottiglia?
In questo articolo vedremo come creare un’analisi SWOT efficace e perché non dovresti fare tutto in autonomia.
Come fare un’analisi SWOT nel modo giusto (e perché puoi affidarla a una VA)
1. Riunire le persone giuste e formare un gruppo eterogeneo
Per prima cosa, dovrai riunire persone provenienti da diversi settori dell’azienda e assicurarti di avere rappresentanti di ogni reparto e team. Scoprirai che i diversi gruppi all’interno dell’azienda avranno prospettive completamente diverse che saranno fondamentali per il successo dell’analisi SWOT.
2. Fare brainstorming (più o meno)
Fare un’analisi SWOT è simile a una riunione di brainstorming, e ci sono modi giusti e sbagliati di condurla.
Un consiglio che ti posso dare è di fornire a tutti un blocchetto di foglietti adesivi e di far sì che ognuno generi idee da solo, in silenzio, per iniziare. In questo modo si evita il pensiero di gruppo e si garantisce che tutte le voci siano ascoltate.
Dopo cinque o dieci minuti di ‘brainstorming privato’, appendi tutti i foglietti alla parete e raggruppa le idee simili. A questo punto, se l’idea di qualcun altro suscita un nuovo pensiero, è possibile aggiungere altri appunti.
3. Classificare le idee
Una volta organizzate tutte le idee, è il momento di classificarle. Per esempio, potresti utilizzare un sistema di votazione e riportare tutto sulla parete o sulla lavagna, utilizzando dei punti adesivi di diversi colori.
Sulla base dell’esercizio di votazione, dovresti ottenere un elenco di idee con un ordine di priorità. Naturalmente, la lista è comunque aperta alla discussione e al dibattito e qualcuno nella stanza dovrebbe essere in grado di prendere la decisione finale sulla priorità.
Di solito si tratta dell’amministratore delegato, ma potrebbe essere delegato a qualcun altro responsabile della strategia aziendale.
Bene, a questo punto vediamo alcune domande che potresti porti per condurre una buona analisi SWOT.
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Domande che possono aiutare a ispirare la tua analisi SWOT
Ecco alcune domande che potresti porre al tuo team mentre costruite la vostra analisi SWOT: esse sono segmentate per settore e possono aiutare te e il tuo team a stimolare il pensiero creativo.
#1 S = Strengths
I punti di forza sono attributi interni e positivi della tua azienda, e sono aspetti di cui devi avere l’assoluto controllo.
- Quali processi aziendali hanno successo?
- Quali risorse hai nel tuo team? – ad esempio, conoscenze, formazione, rete, competenze e reputazione.
- Quali sono i beni fisici di cui disponi, come clienti, attrezzature, tecnologia, denaro e brevetti?
- Quali vantaggi competitivi possiedi rispetto alla concorrenza?
#2 W = Weaknesses
I punti di debolezza sono fattori negativi che sminuiscono i tuoi punti di forza e che vanno dunque migliorati e ammortizzati per essere ancora più competitivi.
- Ci sono cose di cui la tua azienda ha bisogno per essere competitiva?
- Quali processi aziendali devono essere migliorati?
- Ci sono beni tangibili di cui l’azienda ha bisogno, come denaro o attrezzature?
- Individui lacune nel tuo team?
#3 O = Opportunities
Le opportunità sono fattori esterni al tuo ambiente aziendale che possono contribuire al tuo successo.
- Il mercato è in crescita e ci sono tendenze che incoraggiano le persone a comprare di più di ciò che vendi?
- Ci sono eventi imminenti che la tua azienda potrebbe sfruttare per far crescere il business?
- Ci sono cambiamenti imminenti nelle normative che potrebbero avere un impatto positivo sull’azienda?
- Se la tua impresa è attiva e funzionante, i clienti hanno una buona opinione di te?
#4 T = Threats
Per concludere, le minacce sono fattori esterni sui quali non hai alcun controllo. Potresti prendere in considerazione l’idea di mettere in atto dei piani di emergenza per affrontarli nel caso in cui si verifichino.
- Riesci a individuare potenziali concorrenti che potrebbero entrare nel tuo mercato?
- I fornitori saranno sempre in grado di fornire le materie prime di cui hai bisogno ai prezzi che desideri?
- Gli sviluppi futuri della tecnologia potrebbero cambiare il tuo modo di fare affari?
- Il comportamento dei consumatori sta cambiando in un modo che potrebbe avere un impatto negativo sulla tua attività?
- Ci sono tendenze di mercato che potrebbero diventare una minaccia?
Ovviamente non ci sono risposte giuste per questo genere di domandati in quanto le minacce sono imprevedibili. Ma vale comunque la pena riflettere su di esse e pensare a possibili soluzioni.
Perché affidare l’analisi SWOT a una VA (Virtual Assistant)
In generale, ci sono cinque motivi ben precisi per cui tanti imprenditori decidono di affidare tutto a una segretaria virtuale.
⌛️ Ragione numero uno: risparmio di tempo.
Una VA può aiutarti a raccogliere le informazioni necessarie per l’analisi SWOT in modo più efficiente e veloce rispetto a quanto tu possa fare da solo.
📚Ragione numero due: esperienza.
Una VA con esperienza può fornirti un punto di vista nuovo e fresco su alcuni aspetti del tuo business, che potresti non avere considerato.
🖥️ Ragione numero tre: conoscenza di strumenti e software.
Tra le cose, può aiutarti a utilizzare strumenti e software specifici per l’analisi SWOT, rendendo il processo ancora più efficiente.
✒️Ragione numero quattro: personalizzazione.
Una VA può aiutarti a personalizzare l’analisi SWOT in base alle esigenze specifiche della tua azienda, adattandola ai tuoi obiettivi e alle tue strategie.
🙋🏻♀️Ragione numero cinque: supporto continuo.
Infine, può offrirti supporto continuo nell’analisi SWOT, aiutandoti a monitorare i tuoi progressi e a identificare eventuali sfide che potrebbero sorgere.
In generale, affidarsi a una VA per l’analisi SWOT può aiutare a garantire che l’analisi sia condotta in modo efficace e che vengano individuate le opportunità giuste per far crescere il tuo business.
Se dunque vuoi saperne di più, scopri ora come funziona la collaborazione virtuale!
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Conclusioni
In questo articolo abbiamo visto alcuni consigli per condurre un’analisi SWOT efficace e perché potresti voler affidare tutto a una VA. In questo modo, potrai risparmiare una quantità considerevole di tempo e avere la certezza che il tutto sarà svolto da una figura competente, professionale e preparata.
A presto!
