Negli ultimi anni, la gestione dei fornitori è diventata sempre più importante per le organizzazioni, a causa dell’aumento della complessità delle catene di fornitura e dei rischi associati.
Storicamente, molte aziende hanno sottovalutato l’importanza di tale aspetto, ma questa tendenza sta rapidamente cambiando.
Nell’articolo di oggi, esploreremo i fattori chiave per una gestione efficiente dei tuoi fornitori.
Gestione dei fornitori: ecco come occuparsene senza uscire di testa
Che cosa si intende – esattamente – per ‘gestione dei fornitori’?
La gestione dei fornitori si riferisce a tutti i processi e le attività aziendali che riguardano l’intero ciclo di vita di un fornitore per un’organizzazione.
Questo include:
- l’identificazione, la selezione e la gestione dei fornitori rilevanti;
- la valutazione pratica delle loro prestazioni;
- il controllo del fatto che stiano fornendo il massimo valore per i requisiti di terze parti dell’organizzazione.
Data la complessità delle relazioni commerciali, la varietà dei fornitori impegnati con le organizzazioni e la loro importanza, una definizione può coprire solo una parte del problema.
Perché questo processo è importante?
Quando si tratta di stabilire perché le aziende hanno bisogno della gestione dei fornitori, ci sono due pilastri principali da riconoscere:
- valutare se i fornitori stanno operando secondo i requisiti dell’organizzazione;
- identificare le aree di miglioramento durante il coinvolgimento dei fornitori durante il loro ciclo di vita.
Questi due fattori evidenziano principalmente il motivo per cui ne abbiamo bisogno, ovvero per assicurarci di ricavare il massimo valore da essi.
Per ottenere il massimo dal servizio di un fornitore, è dunque importante monitorare e misurare le sue prestazioni. Con una comunicazione e un feedback regolari, un’organizzazione sviluppa un rapporto trasparente con il fornitore, che aiuta a trovare aree di miglioramento con soluzioni rapide.
Questi i fattori chiave per una gestione dei fornitori efficiente
- L’aumento della scala operativa che comporta una crescente necessità di fornitori locali e globali.
- La crescente complessità delle catene di fornitura, che si traduce anche in una maggiore profondità della base di fornitori dell’organizzazione.
- Rischi crescenti nella catena di fornitura che possono rendere le organizzazioni più vulnerabili al fallimento delle prestazioni se i fornitori coinvolti non sono gestiti e valutati in modo efficace.
- Gestione dei dati dei fornitori che consente alle organizzazioni di ottimizzare i dati cruciali dei fornitori per fornire informazioni significative per migliorare la gestione dei fornitori.
- Stabilire relazioni a lungo termine con i fornitori che consentano ai fornitori e alle organizzazioni di collaborare in modo significativo e di creare sinergie per massimizzare le prestazioni nel lungo periodo.
- Sfruttare le relazioni con i fornitori nei momenti di difficoltà dell’organizzazione o dell’esterno per garantire che le prestazioni aziendali non subiscano fluttuazioni.
- Una crescente concorrenza che implica che le organizzazioni devono identificare e migliorare gli aspetti dei loro processi aziendali che possono fornire loro un vantaggio competitivo.
- L’adeguamento agli standard industriali delle prestazioni dei fornitori, in modo che le organizzazioni possano ottenere le migliori prestazioni della categoria.
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Sette consigli che ti aiuteranno a gestire al meglio i tuoi fornitori
1. Formulare i requisiti aziendali
L’approvvigionamento non è solo una questione di riduzione dei costi e di ricerca dell’offerta più conveniente.
Idealmente, l’approvvigionamento dovrebbe essere orientato al business e integrare la strategia aziendale complessiva attraverso l’utilizzo corretto e intelligente delle risorse, la mitigazione dei rischi, la garanzia di forniture non interrotte e il contributo alla crescita complessiva dei ricavi.
Tutto ciò può essere realizzato con successo grazie a una comunicazione trasversale ben promossa e a obiettivi aziendali condivisi. Una volta che il team di approvvigionamento comprende le esigenze dell’azienda, sarà in grado di evitare errori strategici nella selezione di nuovi fornitori o nella negoziazione di accordi.
Un corretto allineamento degli obiettivi aziendali aiuterà anche a stabilire le priorità e a misurare le prestazioni dei fornitori.
2. Creare e gestire il database dei fornitori
Possedere un database dei fornitori dettagliato e aggiornato sarà di grande aiuto nella pianificazione, nel risparmio, nella selezione di nuovi fornitori e nel mantenimento di buone relazioni con i fornitori.
Sarebbe utile memorizzare le seguenti informazioni:
- dettagli di contatto;
- proposte e contratti;
- informazioni sulle capacità del fornitore;
- fatture e dati transazionali;
- copertura delle spedizioni e ubicazione dei fornitori;
- dati e feedback sulle prestazioni dei fornitori;
- qualsiasi altro criterio fondamentale per la tua attività.
3. Segmentare i fornitori
È un’ottima idea sviluppare una serie di criteri per segmentare i fornitori e dare priorità alla selezione e alle relazioni con i fornitori in base a questi parametri.
Potresti classificare i fornitori in base a dimensioni, tipologia, potenziale valore futuro, qualità del servizio, velocità di consegna, fattori di rischio, ecc.
4. Aumentare le competenze del team
È essenziale identificare le aree di potenziale miglioramento e crescita all’interno del team di procurement ed elaborare un piano per aumentare le competenze individuali.
Questo può essere fatto istituendo un programma di formazione interno, finanziando corsi e creando un ambiente positivo che incoraggi le persone a condividere le proprie conoscenze e ad aiutarsi a vicenda.
5. Definire le responsabilità di ciascun membro del team coinvolto nell’SRM
Poiché la gestione dei fornitori è un’area complessa che richiede il coinvolgimento di molti decisori o la partecipazione parziale di altri team al processo, i ruoli e le responsabilità potrebbero confondersi.
Dunque, è saggio stabilire una catena di relazioni chiara e concisa e un flusso di lavoro trasparente. Ogni membro del team deve essere consapevole delle proprie responsabilità e il livello di coinvolgimento deve essere ben comunicato. Questo può aiutarti a garantire un funzionamento regolare e a evitare conflitti interni.
In alternativa, mappando i flussi di lavoro e le responsabilità, è possibile valutare le capacità del team e identificare tempestivamente le lacune di assunzione.
In quest’ottica, sempre più imprenditori decidono di affidarsi proprio a un’assistente virtuale, che può aiutarti a gestire tutti questi compiti in modo efficiente e organizzato.
Esperta di economizzazione del tempo, permette ai manager di concentrarsi su altre questioni aziendali. Ma il risparmio non riguarda solo il tempo: collaborare con una VA significa anche non dover sostenere i tipici costi di un dipendente, come:
- stipendio fisso;
- congedi, permessi, ferie, malattie;
- maternità;
- utenze, perché la VA lavora da remoto;
- contributi.
6. Monitorare, controllare e valutare le prestazioni dei fornitori
La chiave per costruire relazioni di successo e a lungo termine con i fornitori è la gestione delle loro prestazioni.
Un sistema di valutazione trasparente e strutturato conferisce obiettività alle relazioni con i fornitori e riduce i rischi, ma può anche aiutarti a fornire ai tuoi fornitori un feedback tempestivo e a spingerli ad agire di conseguenza e a migliorare il loro servizio.
Uno dei modi migliori per analizzare le prestazioni dei fornitori è la creazione di una scheda di valutazione dei fornitori che comprenda i seguenti elementi:
- allineamento agli obiettivi aziendali;
- allineamento alla conformità e alle politiche;
- elenco dei requisiti per il fornitore;
- metriche tangibili per misurare le prestazioni.
7. Eseguire una valutazione del rischio e formulare un elenco di contromisure
Le interruzioni della catena di approvvigionamento sono sempre state un fattore cruciale da tenere in considerazione, ma il lockdown e il COVID-19 hanno portato ancora più volatilità e incertezza nel mix di rischi potenziali.
Pertanto, è opportuno individuare tempestivamente i potenziali fattori di interruzione ed elencarli in base alla loro gravità.
Identifica i fornitori, i beni o i servizi strategicamente cruciali e lavora su una serie di imprevisti che possano proteggerti dalle interruzioni della catena di approvvigionamento. Per finire, assicurati che il team sappia come agire in questi scenari e possa prendere decisioni rapide e informate.
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💡 Takeaways sulla gestione dei fornitori
- La gestione dei fornitori si riferisce alla gestione dell’intero ciclo di vita dei fornitori per un’organizzazione, compresa l’identificazione, la selezione e la valutazione delle loro prestazioni.
- L’obiettivo principale della gestione dei fornitori è quello di assicurarsi di ottenere il massimo valore dai fornitori.
- I fattori chiave per una gestione dei fornitori efficiente includono l’aumento della scala operativa, la crescente complessità delle catene di fornitura, i rischi crescenti nella catena di fornitura, la gestione dei dati dei fornitori, le relazioni a lungo termine con i fornitori, la concorrenza e l’adeguamento agli standard industriali.
- I sette consigli per una gestione dei fornitori efficiente includono la formulazione dei requisiti aziendali, la creazione e la gestione del database dei fornitori, la segmentazione dei fornitori, l’aumento delle competenze del team, la definizione delle responsabilità dei membri del team, la monitoraggio e la valutazione delle prestazioni dei fornitori e la valutazione del rischio e la formulazione di un elenco di contromisure.
- Una corretta gestione dei fornitori aiuta le organizzazioni a mitigare i rischi, a migliorare l’efficienza e a garantire una maggiore trasparenza nella catena di fornitura.
FAQ sulla gestione dei fornitori
Che cos’è la gestione dei fornitori?
La gestione dei fornitori si riferisce a tutti i processi e le attività aziendali che riguardano l’intero ciclo di vita di un fornitore per un’organizzazione.
Quali sono i fattori chiave per una gestione dei fornitori efficiente?
I fattori chiave per una gestione dei fornitori efficiente includono: l’aumento della scala operativa che comporta una crescente necessità di fornitori locali e globali, la crescente complessità delle catene di fornitura, i rischi crescenti nella catena di fornitura, la gestione dei dati dei fornitori, l’instaurazione di relazioni a lungo termine con i fornitori, lo sfruttamento delle relazioni con i fornitori nei momenti di difficoltà e la conformità agli standard industriali delle prestazioni dei fornitori.
Perché è importante la gestione dei fornitori?
La gestione dei fornitori è importante per valutare se i fornitori stanno operando secondo i requisiti dell’organizzazione e per identificare le aree di miglioramento durante il loro ciclo di vita, in modo da assicurarsi di ricavare il massimo valore da essi.
