Come monitorare in tempo reale l’avanzamento delle tue attività con Trello
La parola d’ordine per un lavoro di successo è pianificare.
Ogni attività, indipendentemente dal suo campo di applicazione, per riuscire ad essere produttiva al massimo ha bisogno di una corretta strategia ed organizzazione. Un’idea che si scontra con il mercato, sempre più fluido e diversificato.
Proprio in questa piega si inserisce Trello, uno degli strumenti più utili per il project management che permette a chiunque abbia la necessità o l’esigenza di lavorare in team di creare una perfetta pianificazione e di massimizzare la produttività.
Il suo punto di forza? La flessibilità. Trello infatti si adatta bene a qualunque campo di applicazione, può essere usato da chiunque e permette di creare un’esperienza utente personalizzata. In questo modo è possibile migliorare il clima e la produttività aziendale, in modo semplice e veloce.
Gli ambienti digitali hanno reso il lavoro più interessante ma anche più snello. Oggi parliamo spesso di Smart Office ma troppo spesso trascuriamo l’idea di doverci dotare degli strumenti idonei per poter rendere effettivamente accessibile il sistema a tutti.
Trello permette di gestire in maniera efficace ogni tipo di progetto professionale o personale. Vediamo nel dettaglio come può essere utile alla tua attività.
Organizzare e pianificare con Trello
Partiamo con il dire che Trello è un tool gratuito e per utilizzarlo occorre iscriversi al sito ufficiale Trello.com ed eseguire la procedura completa compilando i campi con le informazioni utili.
L’attivazione è immediata e l’applicazione viene inaugurata con la mascotte Taco che ti guida alla scoperta delle varie funzionalità.
Il workplace di Trello è formato da molteplici bacheche, strutturate in liste che sono poi composte da schede. Questa gerarchia permette di strutturare al meglio l’organizzazione lavorativa.
Le bacheche possono essere private e quindi accessibili solo a te, o condivise con altre persone o con il tuo team di lavoro. Puoi creare gruppi diversi per ogni progetto e invitare gli utenti singolarmente o in massa. La struttura generale ti permette di tenere sempre sotto controllo le scadenze o le assegnazioni e gestire la timeline.
Puoi utilizzare le liste come colonne tematiche: segmentare le attività in macroaree permette di segmentare al meglio il lavoro. In questo modo avrai a portata di click tutte le informazioni, ognuna etichettata con scadenza e date utili.
Le schede sono il fulcro di Trello, al loro interno si svolge tutta l’operatività. Puoi ad esempio allegare file, annotare informazioni o inserire checklist. Puoi monitorare davvero tutto il lavoro e attraverso il power up e ad una serie di funzionalità specifiche puoi davvero massimizzare l’esperienza.
Il piano base di Trello è gratuito e perfetto per chi vuole iniziare a lavorare in team. Se vuoi ottenere ancora più funzionalità, puoi scegliere di acquistare dei piani a pagamento: le cifre sono altamente competitive. Ti assicuro però che già la versione gratuita ti permette di gestire innumerevoli progetti con efficacia.
Come monitorare le attività nello smart working
Per monitorare l’avanzamento dei progetti, Trello è uno degli strumenti migliori in assoluto. Hai presente tutte le difficoltà che derivano dalla comunicazione, monitoraggio e organizzazione dello smart working? Con Trello non saranno più un problema, davvero!
Nel pratico, Trello permette di collegare diverse schede e quindi lavorare ad esempio con lo stesso team su più progetti, passando in modo simultaneo da una scheda all’altra grazie ad un sistema fluido ed intuitivo.
Grazie alle liste di controllo è anche possibile aggiungere un elenco di elementi o rimuoverli, quindi creare sezioni per gestire attività primarie e secondarie.
Trello ha un mucchio di funzionalità davvero interessanti. Trovo molto utile l’email to board ad esempio, ma anche tutti i setting relativi alle formattazioni che è possibile aggiungere alle email e trasformarle volendo anche in schede da condividere.
Gestire il flusso di lavoro con Trello è veramente facile e, per il lavoro in team, non solo offre una grande varietà di funzionalità ma snellisce effettivamente le operazioni da compiere ogni giorno.
Pensaci… Trello permette di risolvere i problemi legati alla crescita aziendale. Organizzando i progetti in gruppi e schede di lavoro, la strategia aziendale infatti, risulterà più chiara e immediata. Risolverai così, ogni tipo di difficoltà comunicativa sia in relazione a progetti in corso che a quelli da avviare.
Questo strumento rende il lavoro più flessibile e migliora la pianificazione anche per i progetti in crescita e di difficile gestione.
Il sistema consente una sincronizzazione costante, riesci quindi ad essere sempre connesso con tutti membri del team e avere aggiornamenti in tempo reale su ogni tipo di dispositivo. È chiaro quindi che sia che lavori in un sistema collaudato, sia che fai parte di una start up o in un semplice gruppo di lavoro, Trello ti permette di migliorare complessivamente lo stato e l’organizzazione della tua azienda.
Uno dei punti forti di Trello è che ti offre una visione d’insieme su ogni situazione e questo quadro multitasking risulta ideale per chi lavora da remoto o per migliorare i contatti indiretti. In un unico luogo vengono custoditi tutti i codici, le informazioni e le attività relative ad un determinato progetto.
Riesci ad immaginare quanto tempo puoi risparmiare?
Gestire i backlog, condividere ciò che è utile e migliorare le performance grazie a procedure ottimizzate: con il modello di bacheca di Trello sarà un vero gioco da ragazzi.
Funzionalità e applicazioni di Trello
Grazie a Trello puoi gestire i contatti, le richieste in arrivo e far comunicare nel modo migliore non solo i componenti del team tra loro ma anche questi con il cliente diretto.
Organizzare le informazioni di ciascun lead, avere una centrale operativa che organizzi tutte le informazioni, vuol dire ottimizzare il proprio tempo. Con questa procedura è possibile pianificare in maniera efficace tutto il lavoro e gestire virtualmente l’ufficio tanto da desktop quanto da smartphone.
Puoi costruire un vero e proprio ufficio online che ti permette sia di migliorare tutta la vita tecnica all’interno del team sia di ottimizzare le risorse esterne.
Trello lavora in sincronia anche con altre applicazioni, questo la rende personalizzabile e adattabile in base alle proprie esigenze. Qualche esempio? Con Trello potrai:
- Accedere ai documenti in Google Drive o allegare delle cartelle
- integrare i contenuti con Dropbox
- creare degli avvisi personalizzati con Slack o migliorare dei campi di ricerca per gestire meglio le informazioni
- adoperare Calendar per avere sempre sotto controllo le date importanti e le scadenze
Il software si dimostra perfettamente fluido, di facile utilizzo, molto versatile nelle singole situazione e quindi fondamentale per una start up, una grande azienda ma anche un progetto personale.
Con Trello tutte le attività legate allo Smart Working diventano molto più gestibili: le comunicazioni sono chiare e immediate, così come l’organizzazione.
Ricorda che il miglioramento delle attività di gestione interna comporta una dinamica aziendale che funziona e produce.
Utilizzi già Trello? Che uso ne fai per il tuo lavoro? Fammi sapere che ne pensi di questo tool tra i commenti!
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