Tenere traccia di tutti gli appuntamenti può essere un’impresa quando l’agenda trabocca di appunti, post-it e cancellature in ogni dove.
Avere un’agenda disorganizzata può, infatti, diventare un grosso problema se poi ti dimentichi della riunione di lunedì alle nove o del colloquio con il nuovo responsabile del marketing programmato da settimane.
Per farla semplice: la pianificazione è essenziale.
Ecco perché in questo articolo vedremo tre semplici consigli per organizzare l’agenda di lavoro e avere tutta la tua settimana sotto controllo.
Organizzare l’agenda di lavoro: tre consigli per gestire i tuoi impegni al meglio
1. Utilizzare una sola agenda e stabilire le priorità
Spesso gli imprenditori hanno la cattiva abitudine di distribuire i loro obblighi su agende diverse: non è strano, infatti, che scrivano le loro attività quotidiane sullo smartphone, poi sull’agenda tradizionale e talvolta anche sul blocco note in ufficio.
Di conseguenza, si ritrovano con agende diverse e hanno difficoltà a differenziare gli obblighi essenziali o a gestire il proprio tempo, e il motivo è davvero semplice: i compiti non sono centralizzati.
Esatto, proprio così.
Il primo trucco per organizzare al meglio i propri impegni è scegliere un’agenda principale. In questo modo è possibile tenere in ordine gli eventi importanti della propria vita, senza contare che questo consente anche di impostare un calendario.
Se per esempio hai scelto di utilizzare un diario cartaceo, considera questo strumento come la tua agenda principale, evitando di prendere appunti su altri supporti. Se scegli un’agenda digitale invece, evita di scrivere i tuoi impegni in altri tipi di agende, per non perdere gli appunti.
Ad ogni modo, la versione digitale ha dalla sua un dettaglio non indifferente: è possibile avere agende e sotto-agende condivise, facilmente accessibili da quella principale. Questi strumenti consentono di annotare gli obblighi quotidiani in base alla loro importanza e al tempo che richiedono.
Ad esempio, nell’agenda secondaria si possono annotare gli impegni personali e in quella condivisa gli appuntamenti professionali non obbligatori della settimana.
Scrivere ciò che si deve fare è un modo efficace per combattere la procrastinazione e per sapere cosa ha la priorità rispetto a ciò che è secondario.
A proposito di procrastinazione!
Un modo per sfruttare al meglio il proprio tempo e avere un’agenda organizzata in ogni dettaglio è stabilire le priorità. Può sembrare banale, ma non lo è.
Di fatto, ci sono due modi per farlo in modo ottimale.
Il primo è classificare impegni e appuntamenti in una delle seguenti quattro categorie:
- importante e urgente;
- importante, ma non urgente;
- non importante ma urgente;
- né urgente né importante.
In questo modo, sarà più semplice capire da dove iniziare e pianificare le tue settimane sulla base delle scadenze e dell’importanza delle varie task.
Se dunque noti che ci sono tanti compiti urgenti ma non importanti (vedi punto tre), potrai delegarli ad altri colleghi, il che ti farà risparmiare tempo e stress e ti permetterà di occuparti di compiti più essenziali.
Il secondo modo è l’utilizzo dei colori.
Aspetta, cioè?
Per visualizzare rapidamente la tua settimana, ti consiglio di utilizzare un colore per ogni categoria di compiti.
Ad esempio:
- giallo: attività di routine;
- blu: viaggi di lavoro;
- rosso: scadenze;
- viola: riunioni;
- verde: tempo libero;
- arancione: personale.
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2. Lasciare spazio agli imprevisti (e alle pause)
È importante lasciare del tempo anche per gli imprevisti, il che, in termini pratici, significa tenere almeno un 20% di spazio vuoto nella tua agenda (potresti raggruppare questo tempo ‘jolly’ in un unico giorno, oppure distribuirlo su più giorni).
Fatto questo, avrai due modi per affrontare questi compiti inaspettati:
- agire subito, se l’imprevisto ha carattere prioritario, mentre l’attività che si era pianificata verrà spostata in una fascia oraria libera;
- programmare il nuovo compito in una fascia oraria libera.
Nota bene: con questo non voglio certo dire che tu debba riempire ogni spazio vuoto dell’agenda! Oltre a impegni e appuntamenti dovrai pianificare delle pause.
Perché? Semplice: la salute e la produttività dipendono dalla gestione dell’energia fisica e mentale.
Sì, ok, ma come si pianificano le pause? E, soprattutto, qual è il numero ideale?
Non è possibile definire una durata ideale delle pause, poiché ognuno di noi è diverso. Tuttavia, è essenziale pianificarle in base alle proprie esigenze e al carico di lavoro e assicurarsi di non rimandarle.
Infatti, molte persone dicono di non avere il tempo per fermarsi a causa del ritmo di lavoro. Ma, come immaginerai, meno pause si fanno, meno produttivi si sarà sul lavoro.
Quindi, se lasci che sia l’ambiente di lavoro a stabilire quando prenderti un momento di riposo, ridurrai il tuo rendimento e aumenterai lo stress.
Insomma, un disastro.
3. Conoscere i propri limiti e delegare
Pretendere di fare tutto da soli sacrificando il proprio tempo libero è un’eresia per ogni manager.
Per gestire efficacemente il team e raggiungere gli obiettivi prefissati, devi essere in grado di delegare i compiti giusti alla persona giusta al momento giusto.
Tieni presente che conoscere i propri limiti è una delle qualità importanti da padroneggiare, così come fidarsi dei colleghi e delegare efficacemente.
Sì, ma a chi rivolgersi in questi casi?
Un’assistente virtuale è la figura che fa esattamente al caso tuo, e adesso ti spiego perché.
Sono sicura che ti sia già capitato di dover passare una mole di tempo a sbrigare le procedure e le formalità amministrative della tua azienda, che sono sì ripetitive e tutt’altro che entusiasmanti, ma pur sempre obbligatorie.
È in questi momenti che un’assistente virtuale può aiutarti a svolgere le attività che richiedono molto tempo.
Delegando a una figura professionale specializzata non risparmierai solo tanto (ma tanto) tempo, ma potrai anche ridurre i costi di gestione aziendale.
In che modo?
Semplice: richiedere l’intervento di una segretaria virtuale non comporta i tipici costi di un dipendente come malattia, ferie, permessi, INPS, utenze varie, maternità, ecc.
Per maggiori informazioni, scopri come funziona la collaborazione virtuale.
Leggi anche: Perché una segretaria virtuale può aiutarti ad abbattere i costi di gestione aziendali
Conclusioni
In questo articolo abbiamo visto come organizzare la propria agenda in pochi e semplici passi.
Dopo aver scelto lo strumento più adatto alle tue esigenze, stabilisci le priorità dei vari impegni e lascia dello spazio per tempo libero e imprevisti.
Fatto questo, se hai la sensazione che le task si accumulino troppo in fretta perché tu possa gestirle al meglio (e con mente lucida), è arrivato il momento di delegare a una figura professionale come l’assistente virtuale.
Per maggiori informazioni, non esitare a contattarmi, a presto!
