Le riunioni di lavoro sono necessarie per confrontarsi, capire dove migliorare e discutere delle più svariate tematiche. Ma quando ci si trova in grandi realtà può essere stressante doverle organizzare, specie se hai l’abitudine di pianificare diversi meeting ravvicinati.
Le riunioni mal programmate, però, non sono altro che una perdita di tempo prezioso per la crescita aziendale.
Ecco perché, probabilmente, è arrivato il momento di capire perché delegare questa attività a una figura competente.
Esatto, sto parlando dell’assistente virtuale.
SOS meeting di lavoro: come pianificarlo al meglio (senza stress)
Fasi di pianificazione di una riunione di lavoro
Ecco la sequenza di passi per pianificare una riunione di lavoro in modo efficace.
Per prima cosa, è essenziale definire i risultati, ovvero, quali sono gli obiettivi che il tuo team deve raggiungere entro la fine della riunione. Se invece non esiste uno scopo definito, valuta se c’è davvero un motivo per riunirsi.
Fatto questo dovrai identificare i tempi della riunione: per fare in modo che funzioni e che nessuno perda tempo, devi stabilire l’inizio e la fine del meeting, e fare di tutto per rispettare queste scadenze.
La durata della riunione, però, dipenderà in larga misura dal topic del giorno: dunque, identifica e prendi nota di tutti gli argomenti che devono essere trattati per raggiungere i risultati. Pensa a ciò che deve essere fatto, considera un ordine logico per discutere gli argomenti o prendere decisioni.
Per aiutarti a stilare un elenco ordinato, poniti le seguenti domande:
- Quali argomenti dobbiamo trattare per raggiungere il nostro obiettivo?
- Quali risultati vogliamo ottenere per ogni argomento?
- Di quali informazioni abbiamo bisogno?
- Chi prenderà la/e decisione/i?
Considerando il tempo totale a disposizione, assegna tempi realistici per ogni argomento. Se poi durante la riunione il gruppo non ha raggiunto una decisione entro il tempo previsto, passa all’argomento successivo e considera se sia il caso di riprogrammare un altro incontro.
Infine, dopo aver esaminato l’ordine del giorno, valuta se quello che vorresti fare è davvero fattibile nel tempo che hai a disposizione. In caso contrario, ridimensiona le aspettative o programma un’altra riunione per affrontare alcuni degli argomenti.
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Cinque ragioni per cui delegare la pianificazione delle riunioni può aiutarti nella tua organizzazione
1. Partiamo dal presupposto che non puoi essere un supereroe 365 giorni l’anno
Anche quando si vorrebbe fare tutto perché si ama tanto il proprio lavoro… non è possibile.
Ci sono troppi aspetti in gioco per far sì che tutto si realizzi. Devi essere tu ad avere il piano e la visione, ma devi anche capire che è importante delegare i compiti appropriati al personale e ai volontari giusti.
Una volta fatto questo, dovrai contare su di loro per garantire il buon esito del loro contributo.
Ma parliamoci chiaro: delegare non è semplice, specie se sei una di quelle persone a cui piace che le cose siano fatte in un certo modo. Ecco perché affidarsi a una Virtual Assistant può essere la soluzione che fa al caso tuo.
Una VA specializzata in pianificazione conosce le strategie necessarie per programmare eventi e meeting di successo, massimizzando i risultati e riducendo al minimo i tempi morti.
2. Avrai (finalmente) più tempo per interagire con sponsor e partecipanti
Quando si è a capo di un evento, significa che si sono costruite relazioni preziose con una serie di persone importanti. Durante la riunione, dunque, avrai bisogno di tempo per favorire questi legami e assicurarti il loro futuro sostegno.
Un modo per raggiungere questo obiettivo è – indovina un po’? – delegare gli incarichi logistici. Eliminando questi compiti dal tuo carico di lavoro, avrai finalmente il tempo per concentrarti sull’essenza del meeting vero e proprio.
3. Delegare = risparmio di tempo e denaro
Sì, ok, sembra un paradosso, ma collaborare con un’assistente virtuale ti permetterà di ridurre i costi gestionali e quelli fissi, tipici di un’azienda.
In che modo?
Te lo spiego subito.
Collaborare con una VA significa pagare per il lavoro che viene svolto, ma senza sostenere i costi che deriverebbero dall’assunzione di un nuovo dipendente come:
- stipendio fisso;
- ferie, permessi e congedi;
- malattia;
- utenze;
- contributi.
Inoltre, avrai la garanzia che il lavoro sarà svolto da una figura competente, senza dover sottrarre tempo a te e ai tuoi dipendenti.
4. Eliminerà un’enorme quantità di stress
Lo stress è tossico per qualsiasi evento (anche se si parla di una riunione di lavoro): e sappiamo bene che l’assunzione di troppi compiti porta a una quantità eccessiva di stress.
Dividendo il carico degli impegni, noterai immediatamente che lavorare sarà molto più semplice.
Ma non si tratta solo di questo.
In quanto leader del meeting, sei tu a dare il tono a tutti i membri del tuo staff. Se tu in primis provi agitazione o sei sotto stress, influenzerai l’umore di tutti quelli attorno a te. Di contro, se mantieni la concentrazione, trasmetterai una vibrazione più positiva, e tutti i partecipanti si ‘godranno’ la riunione, cercando di trarne il massimo.
Insomma, tutti vincono!
5. Migliorerai e crescerai come professionista
La delega può migliorare le tue capacità di comunicazione, semplicemente perché non dovrai pensare alla parte organizzativa. Il che ti permetterà di ascoltare con maggiore attenzione tutti gli interventi dei partecipanti e di riflettere sulle loro esigenze.
Senza contare che ti aiuterà a ridurre lo stress e a migliorare il rapporto con il personale e i partecipanti.
A lungo termine, la tua organizzazione migliorerà considerevolmente.
Se dunque ti ho incuriosito, scopri ora come funziona la collaborazione virtuale!
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Conclusioni
In questo articolo abbiamo visto come organizzare una riunione di lavoro e perché dovresti delegare questa attività a una VA competente e professionale.
Se dunque vuoi sapere come funziona, clicca qui e scopri di più!
