Come organizzare una trasferta in modo efficace e pratico
Hai un lavoro che ti porta lontano da casa spesso e vorresti trovare un modo efficace e pratico per organizzare la tua trasferta?
In questo articolo ho raccolto per te una veloce check list e alcuni tool che possono essere molto utili nel caso tu voglia risparmiare tempo di lavoro per organizzare il tuo viaggio di business.
PREPARAZIONI PRE-VIAGGIO
Se stai per andare in trasferta di lavoro, ecco una checklist utile per non dimenticare nulla:
- Controlla i tuoi documenti, sia il passaporto che la carta d’identità, fai qualche copia, scannerizzali e poi salvali in formato pdf.
- Prepara un file con tutti i tuoi dati personali che possono essere necessari per le varie prenotazioni. Puoi inserire anche le tue preferenze come posto aereo e finestrino, vagone non fumatori e i dati dei vari programmi di fedeltà (per esempio Mille Miglia).
- Prepara un template per il piano di viaggio: puoi mettere il logo della tua azienda, sembrerai molto professionale. Crea le sezioni per inserire i dati dell’aereo o del treno prenotato di andata, i recapiti e la conferma prenotazione dell’hotel, eventuali incontri/riunioni/colazione con tutte le informazioni relative ed infine l’aereo o il treno di ritorno.
Suggerimento: Se dedichi tempo alla preparazione dei primi due punti, potrai delegare l’organizzazione del viaggio e la preparazione del piano di viaggio in qualsiasi momento.
Anche se di solito organizzi tutto autonomamente, potrebbe capitare un periodo particolarmente intenso di impegni, dove sarà inevitabile chiedere supporto. Se precedentemente hai preparato tutto, non dovrai fare altro che mettere a disposizione i 2 file alla persona delegata e dare indicazioni del viaggio da organizzare.
Se hai un processo elaborato la delega diventa veramente facile e veloce!
Delega le attività in cui la tua creatività personale non è indispensabile e ottieni risultati già dopo il primo mese.
Non sai da dove partire? Scarica il mio kit sulla delega per iniziare a esercitare questo pratica importante.
DOVE PRENOTARE IL VIAGGIO:
È il momento di prenotare il tuo viaggio, come fare?
Puoi pensare di affidare tutto a un’agenzia e affrontare le spese della commissione.
Oppure, puoi delegare questa attività per esempio alla tua assistente virtuale: con il costo di un paio di ore di lavoro, avrai tutto perfettamente organizzato – senza dover pagare all’agenzia le costosissime commissioni.
Qui sotto ti elenco i migliori siti per prenotare i viaggi; alcuni molto conosciuti altri un po’ meno:
ALTRE INFORMAZIONI UTILI
Quando viaggiamo ci sono molte cose da tenere a mente. Ecco perché qui sotto ti suggerisco alcuni siti che trovo davvero utili e interessanti,
INFORMAZIONI SU VISTO E AMBASCIATE E PAESI SEGNALO QUESTI SITI:
Embassy Worldwide è un sito dove puoi trovare ogni ambasciata e consolato nel mondo e avere l’ufficio diplomatico più vicino durante il proprio viaggio.
Visahq è un servizio online che aiuta le persone di ogni nazionalità, a verificare tutto quello che c’è da sapere su dettagli su visto e informazioni di viaggio per tutte le destinazioni nel mondo che si vogliono raggiungere.
Eardex dà informazioni sul costo della vita e sui prezzi nelle città e regioni del mondo. I dati sono forniti direttamente dalla rete dei turisti e riguardano i più svariati prodotti e servizi.
GetYourGuide è sito che ti fa da guida su tutto quello che è di più interesse e su cosa fare in qualsiasi posto del mondo tu stia per viaggiare, senza far perdere tempo nella ricerca su più pagine di internet.
ALTRE APPLICAZIONI UTILI PER UN’ORGANIZZAZIONE SMART ED EFFICACE:
WiFi Map Pro, permette di cercare e scovare tutti gli spot wifi intorno a te e di ottenerne informazioni, cioè se sono free o se serve la password, e alcune volte dà anche la password stessa.
FullContact Business Card reader, questa è un’applicazione che ti aiuta a trasformare le business card in un contatto digitale con uno scan. Così si riesce a ottimizzare e a organizzare i contatti nuovi d’affari avuti in giro per lavoro senza avere troppi biglietti da visita addosso.
È un’applicazione pratica per tenere traccia delle miglia e dei punti premio in modo da poter sfruttare efficacemente i tuoi bonus o premi senza perderli nel dimenticatoio.
