Se hai sempre lottato con la creazione di un bilancio annuale per la tua azienda, non preoccuparti: sei in buone mani.
In questo articolo, ti mostreremo come creare un bilancio annuale efficace in modo semplice e chiaro, passo dopo passo. Che tu sia un imprenditore o un responsabile finanziario, questa guida ti aiuterà a massimizzare i profitti e prevenire i problemi di flusso di cassa per l’anno successivo.
Iniziamo subito!
Come preparare un bilancio annuale per la tua azienda
Un budget annuale è un piano di allocazione delle risorse di un’azienda proprio per:
- massimizzare i profitti;
- prevenire i problemi di flusso di cassa per l’anno successivo.
Di seguito sono elencati i passi da compiere per creare un budget annuale senza uscire fuori di testa.
1. Esaminare i conti economici
Il primo passo per sviluppare un budget annuale è rivedere i conti finanziari dei due anni precedenti.
Togli tutti i costi e le entrate che l’azienda non prevede di ripetere nell’anno successivo e fai una media dei conti economici dei due anni. Quindi, esamina l’aumento dei costi che si è verificato nel corso dell’anno e apporta le rettifiche per l’inflazione.
Successivamente, fai gli aggiustamenti necessari per le variazioni previste nei margini lordi, nelle spese una tantum, nelle condizioni di mercato e nelle entrate del prossimo anno fiscale.
Extra tip: considera l’effetto a catena che le modifiche possono avere su altri settori. Ad esempio, quando un’azienda impiega più venditori, le sue entrate aumentano, grazie all’incremento delle vendite effettuate, così come aumentano le spese (es. stipendi e assicurazione sanitaria).
2. Analizzare le spese
Una volta fatta una stima approssimativa delle entrate e delle uscite annuali, è necessario analizzare più da vicino le spese per conoscerne i tassi e le tipologie.
L’assicurazione, l’affitto, i canoni di locazione e i prezzi di altri servizi utilizzati di frequente sono esempi di spese fisse che possono aumentare per un’azienda e che richiedono una riconsiderazione. È possibile confrontare i prezzi con quelli di servizi simili offerti da altri fornitori e stabilire se l’azienda può acquistare assicurazioni o altri servizi più economici.
La retribuzione dei dipendenti è un’altra area da valutare, poiché riflette il successo dell’azienda. Valuta l’eventuale bisogno di aumentare il personale, il costo che comporta allo stato attuale e che comporterebbe in caso di nuove assunzioni e le competenze essenziali necessarie per gestire le operazioni nel modo più fluido possibile.
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3. Esaminare le spese in conto capitale
Un bilancio tiene conto delle spese in conto capitale, come nuovo hardware, software, mobili e altre attrezzature.
Ad esempio, se l’azienda sta assumendo nuovo personale, questo potrebbe aver bisogno di computer portatili e altri strumenti per svolgere le proprie mansioni. È essenziale mettere in conto gli strumenti necessari ai nuovi assunti.
Si possono anche considerare i macchinari necessari per il processo di produzione e i potenziali risultati dell’investimento. Rimandare le spese più importanti può avere conseguenze che si ripercuotono su processi come:
- i tempi di consegna;
- la qualità dei prodotti;
- la produzione.
Tutti fattori che, ovviamente, influiscono sul reddito.
4. Calcolare il flusso di cassa
Quando si crea un budget annuale, è importante tenere conto del flusso di cassa.
Ad esempio, l’azienda potrebbe aver bisogno di un inventario prima di effettuare le vendite, e tu puoi assicurarti che abbia la liquidità necessaria per effettuare gli acquisti.
In casi come questi, è possibile creare un rendiconto del flusso di cassa utilizzando il conto economico dell’azienda e i tassi di rotazione dei conti attivi e passivi.
5. Inserire il budget nel sistema finanziario
È possibile valutare le entrate e le uscite mensili dividendo per dodici il budget annuale.
Per valutare quanto l’azienda sia vicina alle sue stime, è possibile confrontare ogni mese i bilanci mensili con il budget. I risultati costituiscono la base per un bilancio annuale più preciso in futuro, consentendo all’azienda di mantenere la disciplina finanziaria.
6. Consultare gli altri reparti
Quando si pianifica il budget per l’anno successivo, è utile ricevere il contributo di diversi reparti dell’azienda.
Per esempio, il reparto vendite può dare consigli su cosa aspettarsi in termini di fatturato, il reparto produzione può consigliare come mettere a bilancio gli aggiornamenti dei macchinari e altre spese di produzione e il reparto ricerca e sviluppo può consigliare i tempi e i costi di lancio di un nuovo prodotto.
Grazie al contributo dell’organizzazione è possibile sviluppare un budget annuale più preciso ed efficiente.
7. Controllare se il budget è fattibile
Un’azienda può valutare la fattibilità dei propri obiettivi di fatturato e delle motivazioni che ne sono alla base.
In questo caso, si può valutare quali spese possono portare a un aumento dei ricavi delle vendite. Nella stesura del bilancio, è comune che le proiezioni delle entrate siano più ottimistiche di quelle delle spese. Ad esempio, è possibile aumentare i costi del 10% e ridurre le entrate del 25% se ci sono dubbi sull’accuratezza delle previsioni.
In questo modo si possono evitare problemi di flusso di cassa se si sovrastimano i profitti e si sottostimano le spese.
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8. Iniziare con anticipo (e affidare la gestione a un’assistente virtuale)
La creazione di un budget annuale, soprattutto se prevede la raccolta di input da diverse divisioni, può richiedere molto tempo, quindi è utile iniziare con largo anticipo.
Giocare d’anticipo significa anche affidarsi a una figura competente che ti permetta di risparmiare ulteriore tempo.
Come?
L’assistente virtuale è una figura che lavora da remoto e si occupa, tra le varie mansioni, di gestire la contabilità al posto tuo, incluso il budget aziendale. Collaborando con lei, potrai dedicarti ad altre attività essenziali orientate alla crescita aziendale, risparmiandoti una ulteriore fonte di stress.
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Conclusioni
In questo articolo abbiamo visto alcuni consigli per redigere un budget aziendale senza uscire di testa. Seguendo questi consigli – e affidando tutto a un’assistente virtuale competente – avrai la garanzia che la cassa dell’azienda sarà gestita al meglio, facendo unicamente gli interessi della tua attività.
A presto!
Take away su come preparare un bilancio annuale per la tua azienda:
- Esamina i conti economici: il primo passo è analizzare i conti economici degli ultimi due anni per eliminare i costi e le entrate che non saranno ripetuti nell’anno successivo. Successivamente, apporta le modifiche necessarie per le variazioni previste nei margini lordi, nelle spese una tantum, nelle condizioni di mercato e nelle entrate durante il prossimo anno fiscale.
- Analizza le spese: una volta fatta una stima approssimativa delle entrate e delle uscite annuali, è necessario analizzare più da vicino le spese per conoscerne i tassi e le tipologie. Confronta i prezzi con quelli di servizi simili offerti da altri fornitori e stabilisci se l’azienda può acquistare assicurazioni o altri servizi più economici.
- Esamina le spese in conto capitale: un bilancio tiene conto delle spese in conto capitale, come nuovo hardware, software, mobili e altre attrezzature. Pianifica gli strumenti necessari ai nuovi assunti e considera i macchinari necessari per il processo di produzione dei prodotti.
- Calcola il flusso di cassa: quando si crea un budget annuale, è importante tenere conto del flusso di cassa. Ad esempio, assicurati che l’azienda abbia la liquidità necessaria per effettuare gli acquisti di inventario prima di effettuare le vendite.
- Consultare gli altri reparti: coinvolgi altri reparti dell’azienda per avere contributi specifici, ad esempio il reparto vendite può dare consigli su cosa aspettarsi in termini di fatturato e il reparto produzione può consigliare come mettere a bilancio gli aggiornamenti dei macchinari e altre spese di produzione. Il reparto ricerca e sviluppo può consigliare i tempi e i costi di lancio di un nuovo prodotto. Grazie al contributo dell’organizzazione è possibile sviluppare un budget annuale più preciso ed efficiente.
- Controlla se il budget è fattibile: valuta la fattibilità dei propri obiettivi di fatturato e delle motivazioni che li sottendono. Inoltre, considera quali spese possono portare a un aumento dei ricavi delle vendite e la possibilità di aumentare i costi e ridurre le entrate se ci sono dubbi sull’accuratezza delle previsioni.
- Inizia con anticipo e affidati a un’assistente virtuale: la creazione di un budget annuale può richiedere molto tempo, quindi è utile iniziare con largo anticipo. Inoltre, l’assistente virtuale può essere una figura utile per gestire la contabilità al posto tuo, incluso il budget aziendale. Collaborando con lei, potrai dedicarti ad altre attività essenziali orientate alla crescita aziendale, risparmiando tempo e stress.
Quali sono i passi da compiere per creare un budget annuale per un’azienda?
Per creare un budget annuale per un’azienda è necessario seguire alcuni passi chiave. Innanzitutto, si devono esaminare i conti economici degli ultimi due anni e fare una media dei conti eliminando le entrate e le uscite che non verranno ripetute nell’anno successivo. Successivamente, si devono analizzare le spese per conoscere i tassi e le tipologie, calcolare il flusso di cassa e inserire il budget nel sistema finanziario. Infine, è importante consultare gli altri reparti dell’azienda per ottenere il loro contributo e controllare se il budget è fattibile.
Quali sono le spese fisse che possono essere abbassate?
Le spese fisse che possono essere abbassate includono l’assicurazione, l’affitto, i canoni di locazione e i prezzi di altri servizi utilizzati di frequente. È possibile confrontare i prezzi con quelli di servizi simili offerti da altri fornitori e stabilire se l’azienda può acquistare assicurazioni o altri servizi più economici.
Come si può calcolare il flusso di cassa in un budget annuale?
Per calcolare il flusso di cassa in un budget annuale, si deve utilizzare il conto economico dell’azienda e i tassi di rotazione dei conti attivi e passivi. Ad esempio, se l’azienda ha bisogno di un inventario prima di effettuare le vendite, è necessario assicurarsi che abbia la liquidità necessaria per effettuare gli acquisti.
