Comunicazione aperta e competenza nella delega

Questa settimana vi presento Daniele Besana, imprenditore su Web di WP-Ok.

Ci spiega come una comunicazione aperta col collaboratore e la competenza sono le fondamenta nella pratica della delega.

 

Krisztina Fekecs: Ti presenti con qualche parola?

Daniele Besana: sono informatico da una vita e da quattro anni imprenditore sul web.
Nella mia carriera, sempre a contatto con clienti, ho avuto la fortuna di avere a che fare sia con le piccole aziende prima, che grosse aziende internazionali poi.
A un certo punto mi è stato regalato il libro ‘4 ore alla settimana’ di Tim Ferriss e sono rimasto stregato da quest’idea di lavorare meno ed essere più libero… per questo mi sono dedicato all’internet marketing.
Ovviamente le ore alla settimana sono state molte di più, però mi sono guadagnato l’indipendenza lavorando online.
In tutto questo ho conosciuto tanti imprenditori e liberi professionisti che si affacciavano al web e, pur con più esperienza business di me, si trovavano in difficoltà con gli aspetti tecnici e non trovavano un supporto adeguato.
Per questo ho lanciato WP-OK, il servizio di supporto per chi usa WordPress per business.

KF: Da quanto tempo svolgi la tua attività?

DB: A un certo punto mi sono ritrovato a fare dei lavori da freelancer su siti WordPress… cose che capitano a chi è un tecnico da una vita 🙂
Ai miei clienti ho SEMPRE offerto supporto e assistenza, che è poi la cosa che mi appassiona di più: aiutarli a far crescere il loro sito mi piace molto più che costruirlo.
Da lì è nata l’idea di creare un servizio innovativo dedicato a quello, e proporlo in Italia dove non c’era niente di simile. Questo era 2 anni fa.

KF: Come è cambiata nel tempo la tua struttura/gestione?

DB: All’inizio facevo tutto io, complice il fatto che mi piace fare supporto.
Però questo tipo di servizio, per sua natura, richiede di essere pronti ad intervenire tutti i giorni. Da anche il vantaggio di poter lavorare ovunque, cosa che ho largamente sfruttato, però senza mai periodi ‘offline’.
Quindi quando ho visto che le cose iniziavano ad ingranare mi sono attivato per trovare dei collaboratori validi.
Il che era una cosa abbastanza nuova per me!

KF: Quando e perché hai pensato di delegare la prima volta?

DB: Un anno fa, quando ho visto che non potevo prendermi tre giorni di ferie senza allontanarmi dal computer.
Inoltre per continuare a far crescere il business, è FONDAMENTALE ridurre il tempo speso per ‘erogare’ il servizio, e aumentare il tempo speso per migliorarlo e farlo conoscere.
Insomma il famoso ‘working IN the business VS working ON the business’…

KF: Come ti sentivi?

DB: Insicuro. Era una cosa nuova per me e non sapevo come muovermi, cosa aspettarmi e come gestire i collaboratori. Non sono siti web, sono esseri umani! 🙂

KF: Come hai affrontato la prima esperienza? Eri scettico o fiducioso?

DB: Forse il termine giusto è in modo MANIACALE. Ero sul collo del mio primo collaboratore, controllando tutto e chiedendo feedback ogni cinque minuti.

KF: Come hai scelto le attività e quale task hai delegato la primissima volta ?

DB: Premetto che fin da subito ho delegato task che non sapevo fare: grafica, traduzioni, scrittura di articoli.
Quello di cui sto parlando ora è delegare task che sapevo fare, ma di cui mi volevo liberare.
Ho iniziato con delle richieste specifiche che mi occupavano molto tempo: le richieste di sviluppo web di funzioni custom.

Per esempio, a volte i clienti chiedono una modifica di un plugin WordPress per un’esigenza specifica. Questo si può dividere in tre fasi:
1. Pensare ad una soluzione: la parte creativa che mi piace
2. Mettersi a programmare la soluzione: questa è la prima parte che ho delegato
3. Verificare che funzioni tutto: lo faccio io prima di passarlo al cliente.

Il punto 2 è perfetto per me da delegare, perché riesco a spiegare al programmatore esattamente cosa serve e come farlo. Poi lo fa lui, che è più bravo di me col codice.

KF: Avevi un piano per la procedura della delega?

DB: Devo dire che ascoltando podcast (Pat Flynn, Italian Indie, Empre Flippers) e leggendo libri come ‘Virtual Freedom: How to Work with Virtual Staff’ mi ero fatto un’idea di come agire.
Per questo ho sempre cercato di dare istruzioni chiare, anche usando video dove possibile, circa i lavori da fare.
Adoro mandare video con istruzioni, in qualche minuto si può spiegare un lavoro che altrimenti richiederebbe un sacco di parole, screenshot, annotazioni.

Ecco per esempio un video (fatto con Screencastify) di spiegazione per un traduttore con cui lavoro:
https://drive.google.com/file/d/0B0NgHaHLVrcyWHdHUHBmcW1FMFE/view
In cinquantasei secondi ci siamo capiti, e penso capiranno anche i lettori.

KF: Come hai gestito la comunicazione?

DB: Il mio strumento preferito per gestire i task è Trello.
Lì ho delle ‘board’ dove metto le attività e ci sono delle liste: to-do, in-progres, in-review e completed.
Creo una ‘card’ con la spiegazione del lavoro, la assegno al collaboratore e aspetto.

Ecco uno screenshot della Trello board che uso con la mia VA:

Inoltre uso Skype se serve una comunicazione diretta.

Da un paio di mesi uso molto anche Slack, che permette di dividere le chat in ’canali’ tematici – tipo uno per progetto – ma non lo uso ancora con tutti.

KF: E’ stata un’esperienza positiva?

DB: Non tutte le esperienze sono state positive, ovviamente. Soprattutto all’inizio non sapevo cosa cercare in un collaboratore.

Faccio un esempio: per qualche mese ho collaborato con uno sviluppatore Ucraino, un tipo di poche parole.
Diceva solo “OK”, “Done” e “Please check”. All’inizio ero molto contento perché l’ho interpretata come un segnale di efficienza, ma presto mi sono reso conto che questa comunicazione era una limitazione enorme.

Non riusciva ad apportare idee migliorative, consigli, opinioni.

Da questa esperienza ho imparato a cercare nei collaboratori una comunicazione aperta.

KF: Se sì, quale sarà la prossima attività da delegare?

DB: Vorrei delegare sempre più la parte operativa dei servizi di WP-OK, quindi tutta attività tecnica.

KF: Che bilancio hai fatto dopo la prima delega in termini di tempo e soldi guadagnati?

DB: Positiva, ho risparmiato tempo e ottenuto servizi di qualità ad un prezzo competitivo perché ho potuto accedere a persone di talento che lavorano online, senza essere ristretto alla cerchia di conoscenti/amici.

KF: Sei riuscito a stabilire una procedura per la delega?

DB: Oltre ai video come spiegato sopra, per alcune attività ripetitive ho scritto delle procedure operative  (SoP, Standard Operating Procedure) usando l’ottimo tool Process Street.

Con Process Street creo una checklist, l’assegno ad un collaboratore e questo la può seguire passo a passo, oltre ad aggiungere commenti per migliorare la procedura stessa nel tempo… è fantastico!

KF: Come scegli la persona?

DB: Uso molto Upwork per trovare collaboratori.
Prima del lavoro vero e proprio scambio dei messaggi via chat per vedere come comunicano e chiedo un ‘test job’ (lavoro di prova) pagato per valutare le persone sul campo.

KF: Qual’è la caratteristica più importante per te?

DB: Un’ottima comunicazione e la competenza.

KF: La delega come ti ha cambiato la vita / la tua attività?

DB: Mi ha stravolto le giornate: prima correvo dietro ai problemi, ora riesco a pianificare le giornate con le attività più importanti sapendo che la parte operativa va avanti.

 

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KF: C’è un dettaglio che gestiresti diversamente se potessi tornare indietro?

DB: Penso che la storia dell’Ucraino risponda già.

KF: Che cosa consiglieresti a una persona che sta valutando di iniziare a sperimentare la delega?

DB: Di iniziare con le attività che si sanno fare, così da poterle spiegare bene ed essere in grado di valutare il risultato.

KF: Che cosa pensi della fiducia?

DB: È fondamentale, se manca la fiducia meglio fermarsi subito e cercare un altro collaboratore.

KF: Qual’è un punto critico della collaborazione?

DB: Fiducia, comunicazione, saper valutare i risultati.