Una comunicazione efficace in una collaborazione virtuale
Una delle chiavi più importanti per gestire con successo le collaborazioni virtuali di lavoro è adottare una comunicazione efficace. Questo vale sia quando interagisci con la tua Assistente Virtuale, sia con il tuo team di lavoro.
Cosa intendo per comunicazione efficace? La comunicazione efficace è la comunicazione chiara, aperta e trasparente. Comunicare in questo modo elimina gli errori, setta nel modo giusto le aspettative e aiuta a raggiungere gli obiettivi prefissati in tempi più brevi.
Le 3 C di comunicazione
Per favorire una comunicazione efficace con il tuo team di lavoro virtuale o con la tua Assistente Virtuale, tieni sempre presente le 3 C della comunicazione:
- Chiaro. In un rapporto di collaborazione le task, i ruoli, gli errori, le aspettative, e tutto ciò che ruota intorno al lavoro, dovrebbe essere sempre reso esplicito. Questo significa che nessuno dovrebbe fare delle ipotesi o “leggere tra le righe” per capire ciò che viene detto.
- Completo. Questa “C” significa che ogni persona dovrebbe avere a disposizione tutto il necessario per essere informata e per agire.
- Conciso.Ogni comunicazione dovrebbe andare dritta al punto principale. Dovremmo essere sempre brevi e concisi.
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Obiettivi e aspettative
Un altro aspetto molto importante della comunicazione efficace è il modo di comunicare gli obiettivi e le aspettative. Dovremmo sempre:
– essere chiari sulle scadenze (solo se l’attività è da completare).
– Essere chiari sui risultati finali (il format, il layout, il design).
– Dare risposte e chiarimenti da entrambi i lati.
– Prendere tempo subito e spesso per spiegare il “perché” dietro il “che cosa”.
– “Sovracomunicare”, anche a costo di essere ripetitivi.
– Assegnare i risultati, non le attività – se il risultato non è quello che ci aspettavamo, colmiamo il divario fornendo fiducia con informazioni aggiuntive.
C’è da dire, inoltre, che col passare del tempo, si impara sempre di più sul modo di lavorare del partner e/o dei vari collaboratori. E questo ci permette di sviluppare un sistema efficace e unico di collaborare in modo virtuale.
Dare e ricevere riscontri però è e sarà sempre molto importante. I feedback sono fondamentali non solo per accelerare e aumentare la tua conoscenza ma anche per seguire al meglio il tuo cliente e/o la tua Assistente Virtuale, creando un rapporto di successo e coesione.
