Costruire e gestire il proprio flusso di lavoro con Trello

Se devi gestire un progetto di lavoro, anche piccolo, ma che sia strutturato e con svariate possibilità di opzioni, allora hai la necessità di ricorrere ad un valido supporto per un efficace Project Management.

Questo concetto è valido per tutti, dal freelancer al professionista, da una piccola società fino ad una media impresa. Qual è lo strumento più adatto per gestire progetti? Trello! Il software di Project Management gratuito che ti farà innamorare al primo utilizzo.

Piccola precisazione: Trello non è un vero e proprio software poiché non va né scaricato né installato sul proprio dispositivo. Trello è una web application che è possibile utilizzare dall’indirizzo www.trello.com. L’unico prerequisito per accedere a questo adorabile strumento, è la registrazione alla piattaforma. Da quel momento potrai creare immediatamente i tuoi progetti da gestire.

Ambiti di utilizzo di Trello

La facilità d’uso rende Trello uno strumento perfetto per gestire al meglio il proprio lavoro, soprattutto in caso di Smart Working. Se lavori da remoto, che sia in maniera stabile o part time, è infatti ancor più importante poter gestire le varie fasi progettuali in modo semplice ed efficace.

Monitorare in tempo reale lo stato di avanzamento delle attività diventa, quindi, una priorità e, se lavori in team, un sistema di coordinamento di squadra multiplo semplice da utilizzare (e per di più gratuito per la maggior parte delle funzionalità necessarie), aggiunge quella marcia in più rispetto ad altri competitor.

Trello è un software di pianificazione adatto anche per le società liquide che, per tipologia, non effettuano investimenti patrimoniali ma gestiscono tutte le loro risorse in modo estremamente scorrevole e questo può portare un notevole aumento dell’andamento produttivo.

Trello ti consente in modo semplice di effettuare tutte quelle operazioni che sono alla base di una qualsiasi attività: la progettazione e la pianificazione.

Grazie alla sua modularità, infatti, Trello permette di creare delle linee guida e delle pianificazioni anche a lunga scadenza, in qualsiasi ambito ed in modo sostanzialmente fluido. Come? Puoi inserire schede o moduli riguardo argomenti specifici e aggiungere man mano anche elementi non previsti inizialmente.

Trello, lo Smart Working e il Team Working

Per lavorare in Team Working è necessario dare informazioni e favorire la comunicazione tra i vari membri del gruppo, al fine di poter ascoltare in modo attivo ogni membro senza prevaricazioni o sovrapposizioni. 

La peculiarità basilare dello Smart Working è invece l’opportunità di poter lavorare autonomamente, senza dover dipendere dal luogo in cui ci si trova. Lo smart working però, deve garantire gli stessi risultati che si otterrebbero lavorando in un luogo di lavoro.

Il Team Working e lo Smart Working sono quindi due metodiche di lavoro che non solo possono convivere, ma anzi possono essere valutate come l’una di supporto all’altra. E Trello che c’entra? Trello può essere considerato come la cerniera che unisce in modo efficiente queste metodologie.

Trello ti permette di connetterti con più persone contemporaneamente all’interno del medesimo progetto e di condividere i relativi dati. Questo consente al team manager o al responsabile, ad esempio, di poter coordinare in tempo reale le azioni da intraprendere direttamente dal luogo in cui si trova e di esaminare i nuovi documenti immessi dai colleghi o dalla segreteria.

In questo modo puoi prendere gli opportuni provvedimenti, anche insieme a tutti i collaboratori che sono all’interno dello stesso progetto, senza trovarti nello stesso luogo fisico.

Trello, con le sue caratteristiche, consente quindi di accelerare i tempi di lavoro in modo semplice. 

Non è più necessario, ad esempio, aspettare di ritornare in sede, di indire la relativa riunione (con il pericolo di dover attendere il rientro degli altri componenti del gruppo) e, infine, di affrontare l’argomento in questione con inutili perdite di tempo. Grazie a Trello le comunicazioni sono immediate per tutti i membri del team.

Se, all’opportunità di poter effettuare riunioni immediate, aggiungi la possibilità di monitorare direttamente lo stato di avanzamento delle attività e di poter avere on line tutto l’incartamento inerente il progetto (condiviso con tutti gli altri componenti del gruppo di lavoro), puoi avere chiaro tutto il quadro delle funzionalità che può svolgere Trello, nell’ambito sia dello smart working che del team working. 

Come utilizzare Trello

La prima operazione che Trello permette di fare, dopo essersi registrati ed autenticati, è la creazione di una bacheca che, sostanzialmente, equivale al progetto stesso da seguire. 

Una volta creata e assegnato un nome alla bacheca, puoi procedere creando delle colonne, ovvero le liste, che contengono le varie azioni da fare.

Trello suggerisce di creare tre liste “Da Fare”, “In esecuzione” e “Fatto” ma non limitarti. Puoi cambiare il nome ad ogni lista o puoi aggiungerne altre, secondo le tue esigenze. 

All’interno delle liste è possibile creare delle schede che sono i compiti veri e propri da effettuare. Queste schede dunque, equivalgono ai Task che sono presenti anche in altri software di Project Management. Lo scopo è creare una scheda e spostarla nelle varie liste a seconda del suo stato. 

Ogni scheda, inoltre, può essere ulteriormente specifica e contenere a sua volta una lista di azioni o compiti da effettuare. Ognuno di questi compiti può essere fissato in modo temporale, immettendo una data di scadenza oppure può contenere dei file in allegato.

Trello ha inoltre una funzionalità di condivisione dei contenuti molto sviluppata. Questa condivisione, che può essere globale per tutta la bacheca o solamente di parti di essa, non solo è associata ai membri del team che se ne stanno occupando (ulteriormente suddivisibili in gruppi di azione), ma può essere estesa anche a soggetti terzi, direttamente o indirettamente coinvolti, o allo stesso cliente.

Trello, offre la possibilità di poter inserire e collegare tra loro innumerevoli liste all’interno di un singolo progetto e questo lo rende estremamente versatile nei confronti di ogni tipologia di lavoro. 

Un esempio? Prima della colonna “Fatto”, che ti ho accennato precedentemente, potresti inserirne un’altra con etichetta “Da Valutare”. Oppure, prima della colonna “Da Fare” potresti pensare di inserire una lista di “Suggerimenti” che poi possono essere spostati mano a mano nelle altre colonne fino alla conclusione di tutto il ciclo di progettazione.

I vantaggi dell’utilizzo di Trello

I vantaggi che puoi ottenere utilizzando Trello sono molteplici. E questo vale sia nel caso tu sia l’esecutore materiale del progetto, sia che tu sia il committente. 

Vediamo i tre principali: 

1. nella sua versione base, è totalmente gratuito ed altamente configurabile secondo le specifiche esigenze di ogni tipologia di progetto.
2. È strutturato per il Cloud: questo significa che ovunque ti trovi avrai sotto controllo tutti i progetti, le fasi di avanzamento o la modifica degli stessi.
3. Il terzo vantaggio è direttamente collegato al secondo, e riguarda la gestione dei progetti, soprattutto se effettuata in gruppo o in collaborazione con il cliente: è possibile infatti, grazie al Cloud, condividere in ogni momento qualsiasi tipo di informazione ed effettuare in tempo reale le modifiche e gli aggiornamenti necessari.

Trello è, quindi, un potente strumento di pianificazione gratuito che offre infinite possibilità e che consente di migliorare sensibilmente sia il clima all’interno dei Team Working sia di incrementare la produttività di qualsiasi tipo di azienda, dal professionista alla multinazionale.

Conoscevi già Trello? Fammi sapere che ne pensi di questo strumento, ti aspetto tra i commenti!

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