Come per qualsiasi altro aspetto della tua attività, disporre di un sistema rigoroso per la valutazione, la risposta e l’organizzazione delle e-mail è fondamentale per garantire che le tue operazioni si svolgano senza intoppi.
Detto questo, il problema che molti imprenditori si trovano ad affrontare è che spesso si occupano delle loro caselle di posta elettronica nel loro tempo libero. Questo può portare a un’ampia varietà di problemi che alla fine si ripercuotono su ogni area dell’azienda.
In primo luogo, è necessario filtrare ogni comunicazione per determinare se si tratta di un’e-mail su cui è necessario intervenire. Una volta ristretta la casella di posta in arrivo agli elementi più urgenti, si deve iniziare il processo di risposta a ciascuna di queste e-mail e, auspicabilmente, ridurre a zero la casella di posta in arrivo.
Come già detto, questa situazione può essere piuttosto opprimente per molti professionisti che hanno bisogno di allocare il proprio tempo in modo saggio per gestire efficacemente la propria attività.
Tuttavia, la posta elettronica non è qualcosa che si deve affrontare da soli.
Con il supporto di un’assistente virtuale, è possibile raggiungere i propri obiettivi di gestione della posta elettronica senza doversene occupare autonomamente.
Vediamo come.
Queste le cinque ragioni per cui dovresti delegare immediatamente la gestione delle e-mail a una VA
1. Migliore organizzazione e gestione più efficiente
Se ti capita di controllare la posta elettronica in modo compulsivo, sia io che te sappiamo benissimo quanto questo possa sottrarti del tempo prezioso. Qualche minuto qui e qualche minuto là si sommano a un calo di produttività. E quando si gestisce un’azienda, si ha bisogno di tutto il tempo del mondo.
Collaborando con un’assistente virtuale per la gestione della posta elettronica, non dovrai più organizzare la tua casella di posta in modo ossessivo.
La tua VA porterà a zero il numero di messaggi non letti, separerà lo spam dalle e-mail essenziali e si assicurerà che non passi il tempo a leggere le e-mail non necessarie.
Inoltre, avrai la garanzia che la casella di posta sia sempre ordinata, in modo che tu possa trovare facilmente le e-mail di cui hai bisogno.
Ma non è tutto.
Un elenco di contatti in continua crescita può essere un incubo se non viene gestito correttamente. Una VA può dunque occuparsi anche di questo, tenere aggiornate le tue liste e classificarle correttamente in diverse categorie.
Con una casella di posta elettronica sempre organizzata, potrai finalmente dedicare il tuo tempo ad altre attività.
Leggi anche: Segretaria virtuale o tradizionale? Come capire qual è la soluzione migliore per la tua azienda
2. Ingente risparmio di tempo
Immagina di avere due ore in più al giorno per concentrarti sulla tua attività.
Sarebbe fantastico, non credi?
Collaborando con un’assistente virtuale è possibile.
Senza dubbio, un lavoratore medio spende una parte significativa del proprio tempo a leggere e rispondere alle e-mail.
Se lasci che sia qualcun altro a farlo, risparmierai molto tempo che potrai impiegare per concentrarti sulla tua attività.
Ma c’è di più.
Una segretaria virtuale può tenere traccia e aggiornare il tuo calendario e la tua agenda giornaliera, oltre a smistare le e-mail, rispondervi e notificarti quelle che richiedono la tua attenzione.
Ad esempio, se c’è una riunione importante dell’ultimo minuto, l’assistente virtuale lo aggiungerà al tuo calendario.
Troppo spesso ci si rende conto che un’e-mail non è così importante solo dopo averla letta. Assumi un’assistente virtuale che legga le tue e-mail e ti segnali solo quelle importanti. Inoltre, creerà sistemi di archiviazione e stabilirà regole per evitare il disordine quotidiano delle e-mail.
3. Tempi di risposta più immediati e e-mail più accattivanti
Può capitare a tutti di dimenticare una e-mail importante e non rispondere in tempo.
Collaborando con una VA, non dovrai più preoccuparti dei tempi di risposta, perché avrà tutta la corrispondenza sotto controllo.
Inoltre, un’assistente virtuale di posta elettronica è una professionista preparata con eccellenti capacità di comunicazione. Puoi lasciare che sia lei a formulare il messaggio perfetto, mentre tu ti occupi di altre questioni.
Ma non si tratta solo di copywriting.
Sebbene la maggior parte delle e-mail ufficiali sia costituita da testo, a volte è possibile aggiungere elementi visivi per trasmettere un messaggio accattivante. Ad esempio, una VA esperta nella gestione di e-mail e newsletter può creare una grafica semplice in linea con il marchio e aggiungere un tocco di classe alle tue e-mail.
4. Una VA può rispondere anche quando non ci sei
Un’assistente virtuale può anche rispondere alle varie e-mail indipendentemente dal fatto che tu sia al lavoro o meno.
Questo migliorerà i tempi di risposta, come dicevamo prima, e tu non dovrai preoccuparti di controllare la posta anche mentre sei in vacanza o in riunione.
In più, una VA può utilizzare strumenti di e-mail marketing per creare moduli per i nuovi utenti e incorporarli nel tuo sito web. L’assistente sarà anche responsabile dell’integrazione dei nuovi utenti nelle mailing list esistenti.
Per finire, temi di dimenticare di inviare la fattura a un cliente? Se è così, con una VA non dovrai più preoccuparti nemmeno di questo, perché sarà lei stessa a occuparsi di seguire gli ordini e le fatture dei clienti secondo le tue istruzioni.
5. Mantenere i clienti felici
Considerando che, secondo HubSpot, nel 2017 c’erano più di un miliardo di account Gmail, non c’è da sorprendersi che la casella di posta elettronica di un imprenditore sia piena di domande e messaggi di ogni sorta.
Ma a prescindere dai numeri delle e-mail ricevute, è fondamentale rispondere a ciascun cliente.
Dando precise disposizioni, una VA potrà mantenere la corrispondenza con tutti i mittenti. Sempre per ricollegarci al discorso di prima, tempi di risposta rapidi e e-mail efficienti, aumenteranno la soddisfazione dei clienti, riuscendo a fidelizzarli.
Leggi anche: Gestire gli appuntamenti è molto più semplice quando hai il supporto di un’assistente virtuale
Conclusioni
In questo articolo abbiamo visto perché è importante delegare la gestione delle e-mail aziendali a un’assistente virtuale.
Se dunque sei alla ricerca di una figura professionale e competente, scopri come funziona la collaborazione.
A presto!
