Stai lavorando duramente ogni giorno, ma ti sembra di non avere abbastanza tempo per completare tutto?
La gestione delle priorità al lavoro può essere un grande aiuto per massimizzare la produttività e ridurre lo stress.
In questo articolo ti daremo sette consigli pratici per aiutarti:
- a decidere quali sono le attività più importanti;
- come organizzarle;
- come essere più flessibili e adattabili alle eventuali situazioni impreviste.
Sette consigli che ti aiuteranno a gestire meglio le priorità al lavoro
1. Decidere quali sono i compiti più importanti
Per prima cosa, dovrai decidere quali sono i compiti più importanti del tuo elenco di cose da fare.
Per esempio, potresti stabilirlo in base alle scadenze della settimana, alle aspettative dei clienti o alle richieste dei colleghi.
2. Inserire i compiti in un calendario
Una volta deciso quali sono i compiti più importanti, dovrai programmarli nel calendario.
La definizione delle priorità può essere più facile quando si ha sott’occhio l’elenco dei compiti da svolgere ogni giorno. Potresti scoprire di concentrarti meglio sulle attività quotidiane quando hai un promemoria visivo di ognuna di esse da portare a termine. Completarli può anche dare una sensazione di realizzazione.
3. Stabilire dei limiti
Una volta che hai chiarito qual è il focus e su cosa devi concentrare la tua attenzione, è il momento di stabilire ulteriori priorità.
Come?
Fissando orari specifici per permetterti di concentrarti sul tuo lavoro. Potresti avere dei colleghi che chiamano, inviano e-mail o si avvicinano regolarmente alla tua scrivania per parlare con te di questioni non urgenti.
Se queste distrazioni sono troppe e non ti permettono di lavorare, forse è il caso di dire loro che ti prenderai una pausa in un secondo momento.
Se poi lavori con i clienti tramite corrispondenza, un altro metodo per stabilire le priorità è impostare il messaggio di posta elettronica in modo che le persone sappiano in quali ore del giorno rispondi alle e-mail.
In questo modo eliminerai un’altra distrazione – molti non si rendono conto di quanto tempo si passa a rispondere alle e-mail.
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4. Distinguere ciò che è urgente da ciò che è importante
Il passo successivo consiste nel verificare se ci sono compiti che richiedono un’attenzione immediata.
Si tratta di lavori che, se non vengono portati a termine entro la fine della giornata o nelle prossime ore, avranno gravi conseguenze (mancato rispetto delle scadenze dei clienti, delle pubblicazioni o delle uscite, ecc.).
Dunque, non appena inizia la giornata lavorativa, dovrai dare priorità ai compiti più urgenti. Se le rimandi a un momento successivo, rischi di non avere il tempo materiale nel corso della giornata.
Ma non è tutto.
La definizione delle priorità in base all’urgenza allevia anche un po’ di stress quando ci si avvicina a una scadenza ravvicinata o a un carico di lavoro molto pressante.
Dopodiché, verifica se ci sono dipendenze ad alta priorità che richiedono di finire subito un lavoro. Contatta i membri del tuo team che possono aiutarti a terminare le task entro fine giornata.
5. Ordinare i compiti in base all’impegno stimato
Se ci sono compiti che sembrano avere la stessa priorità, controlla le loro stime e inizia da quello che credi richiederà più impegno per essere completato.
Gli esperti di produttività suggeriscono di iniziare prima il compito più impegnativo. Ma se senti di non riuscire a concentrarti sui progetti più importanti prima di aver finito quello più breve, segui il tuo istinto. Può essere motivante cancellare un piccolo compito dalla lista prima di tuffarsi in acque più profonde.
È assolutamente soggettivo.
6. Essere flessibili e adattabili
L’incertezza e il cambiamento sono un dato di fatto, soprattutto nel lavoro.
Sai bene che nel corso della giornata le priorità potrebbero cambiare, e spesso quando meno te lo aspetti.
Quindi, come risolvere questo problema? Il segreto è pianificare sempre l’imprevisto. Mentre lavori sui compiti della giornata cerca di prevedere altri requisiti del progetto che seguiranno le tue priorità, in modo da prepararti meglio a ciò che ti aspetta.
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7. Sapere quando dire di no e riconoscere i propri limiti
Essere realistici è la chiave per riuscire a gestire efficacemente tutte le priorità.
A volte è possibile che non riesca a portare a termine tutto ciò che avevi in programma. Come abbiamo detto, quello che conta è occuparsi sempre delle attività prioritarie e urgenti.
Se poi ti rimane del tempo per aiutare un collega o per occuparsi di un compito ‘extra’, ben venga, ma solo dopo aver fatto il tuo. Ricorda che non puoi aiutare concretamente gli altri se prima non ti occupi delle tue priorità, perché non avresti la concentrazione necessaria per dare davvero una mano.
Ora, questi sono solo alcuni consigli che potranno aiutarti a gestire meglio i compiti della giornata. Ma se ti dicessi che non devi fare tutto in autonomia?
Sempre più imprenditori, infatti, si stanno rivolgendo alle assistenti virtuale proprio per questo motivo. Perché?
Perché la VA (Virtual Assistant) è una figura preparata e competente nella gestione del tempo. In questo modo, avrai sempre un aiuto concreto che ti permetterà di concentrarti sulla crescita della tua azienda.
Infatti, un’errata gestione del tempo è la causa principale di un mancato raggiungimento dei propri obiettivi: ecco perché ogni giorno aiuto tanti imprenditori, studenti e freelance a migliorare questo aspetto.
Come?
Grazie al corso ‘Tieni il Tempo’, imparerai perché il time management è fondamentale e come gestire le tue priorità senza arrivare a fine giornata con l’affanno di dover portare a termine i vari compiti.
Conclusioni
In questo articolo abbiamo visto alcuni consigli per migliorare la gestione del proprio tempo. Da anni mi occupo di questo aspetto, aiutando le persone a diventare più produttive e motivate.
Per maggiori informazioni, non esitare a contattarmi!
💡Takeaway sulla gestione delle priorità al lavoro:
- Decidi quali sono i compiti più importanti basandoti sulle scadenze, le aspettative dei clienti o le richieste dei colleghi.
- Programma i compiti importanti nel calendario per avere un promemoria visivo.
- Stabilisci dei limiti per evitare distrazioni e rimandare compiti importanti.
- Distingui ciò che è urgente da ciò che è importante per evitare conseguenze negative.
- Ordina i compiti in base all’impegno stimato per massimizzare la produttività.
- Sii flessibile e preparati all’imprevisto pianificando sempre le possibili situazioni che potrebbero cambiare le priorità.
- Sii realistico e impara a dire di no per concentrarti sulle attività prioritarie e urgenti.
Quali sono i primi due consigli per gestire meglio le priorità al lavoro?
Decidere quali sono i compiti più importanti del tuo elenco di cose da fare.
Inserire i compiti in un calendario.
Come distinguere ciò che è urgente da ciò che è importante nella gestione delle priorità al lavoro?
Il passo successivo consiste nel verificare se ci sono compiti che richiedono un’attenzione immediata. Si tratta di lavori che, se non vengono portati a termine entro la fine della giornata o nelle prossime ore, avranno gravi conseguenze (mancato rispetto delle scadenze dei clienti, delle pubblicazioni o delle uscite, ecc.) Dunque, non appena inizia la giornata lavorativa, dovrai dare priorità ai compiti più urgenti.
Quali sono i vantaggi di rivolgersi ad una Virtual Assistant nella gestione delle priorità al lavoro?
La VA (Virtual Assistant) è una figura preparata e competente nella gestione del tempo. In questo modo, avrai sempre un aiuto concreto che ti permetterà di concentrarti sulla crescita della tua azienda. Infatti, un’errata gestione del tempo è la causa principale di un mancato raggiungimento dei propri obiettivi: ecco perché sempre più imprenditori si rivolgono alle assistenti virtuali.
