La newsletter è un elemento essenziale nella comunicazione e, per la sua buona riuscita, deve essere gestita con la massima attenzione.
A volte però è più facile a dirsi che a farsi, vero?
Quando ci si deve occupare di tante cose insieme, non è strano che ci sfugga qualcosa (a volte anche di molto importante). Ecco perché spesso è preferibile delegare i compiti.
Ma perché proprio a un’assistente virtuale?
In questo articolo vedremo di capire come gestire una newsletter e perché un collaboratore esterno alla tua azienda potrebbe fare seriamente la differenza.
Hai già l’impressione che questo articolo faccia al caso tuo?
Iniziamo!
Alcune nozioni base per la corretta gestione di una newsletter
1. Stabilire obiettivi, conoscere i lettori
Il primo passo per la creazione di una newsletter via e-mail non è la scelta di un servizio di posta o di un modello, ma la determinazione dei tuoi obiettivi e delle esigenze dei lettori.
Qual è lo scopo della newsletter?
- Aumentare la consapevolezza di determinate scadenze e requisiti?
- Aumentare la partecipazione agli eventi?
- Attirare i lettori verso le notizie o gli annunci?
- Incoraggiare le donazioni o altri tipi di partecipazione?
In un modo o nell’altro, tutti i contenuti della newsletter devono essere riconducibili a uno o più di questi obiettivi. Questo ti aiuta a creare, selezionare e dare priorità a ciò che conta davvero.
💡Extra tip: ricorda che i contenuti di successo prosperano quando gli obiettivi si intersecano con le esigenze degli utenti. Chi è il tuo pubblico e cosa sta cercando? Quali contenuti e informazioni puoi fornire per raggiungere i tuoi obiettivi e soddisfare le esigenze dei tuoi lettori?
2. Creare un calendario dei contenuti
Un calendario dei contenuti è fondamentale per il successo di una newsletter: può servire come archivio e riferimento per le newsletter passate e come piattaforma per la pianificazione dei numeri futuri.
Puoi decidere di organizzarlo in base alle diverse sezioni di contenuti che vuoi inserire nella newsletter o per assicurarti che quello che stai pianificando possa essere ragionevolmente realizzato con il tempo e le risorse disponibili.
In generale, dovresti essere coerente da una newsletter all’altra in termini di:
👉🏻 quantità di contenuti;
👉🏻 formato;
👉🏻 presentazione.
Leggi anche: Come organizzare eventi aziendali affidando tutto a un’assistente virtuale
3. Redigere i contenuti
Se, ad esempio, decidi di inviare una newsletter bisettimanale del tuo dipartimento, potresti avere la tentazione di inserire tutto quello che è accaduto nelle ultime due settimane. Potrebbe essere una newsletter lunga!
Le persone hanno voglia di leggere tutte quelle informazioni?
Quasi sicuramente no.
Anche in questo caso, lascia che siano i tuoi obiettivi organizzativi e la tua comprensione delle esigenze dei lettori a guidarti. Che cosa stai cercando di ottenere e quali contenuti spingeranno il pubblico ad aiutarti a raggiungere questi obiettivi?
Per quanto riguarda il copywriting vero e proprio, si applicano le migliori pratiche generali di scrittura per il web: essere chiari, concisi, leggibili (paragrafi brevi, intestazioni di sezione, elenchi puntati), prediligere la voce attiva, evitare il gergo e così via.
4. Creare l’oggetto
L’oggetto della e-mail fa capire alle persone che cosa si dovranno aspettare da essa e, per questa ragione, è forse l’elemento di contenuto più importante della newsletter.
Infatti, l’oggetto è la prima cosa che vedranno quando la notifica della e-mail apparirà sullo schermo del loro smartphone o sul popup del browser, oltre che nella loro casella di posta elettronica.
Si tratta di un grosso lavoro per 30-70 caratteri e spesso, meno sono meglio è!
5. Creare le chiamate all’azione
Durante la creazione del contenuto è altrettanto importante identificare le chiamate all’azione (in genere da tre a cinque), riconducendole ai tuoi obiettivi di partenza.
Come presentare questi inviti all’azione in modo che siano chiari per il lettore? La risposta è duplice: linguaggio e link.
Vogliamo impostare i nostri inviti all’azione con un linguaggio chiaro e accattivante, che comunichi di cosa si tratta e quale azione vogliamo che il lettore compia.
Vorresti che i lettori si iscrivano? Che si offrano volontari? Che leggano? Che si presentino? Che partecipino?
Utilizza i link con giudizio e preferisci un linguaggio semplice e funzionale nel testo del link.
Ecco alcuni esempi:
- “Per saperne di più sui vincitori delle borse di studio”;
- “Iscriversi alle sessioni di formazione”;
- “Volontariato con noi durante la Giornata del Servizio”.
Se invece decidi di utilizzare inviti all’azione di tipo grafico, assicurati che il testo alt dell’immagine sia appropriato e che il testo di accompagnamento contenga un linguaggio di supporto.
Infine, prendi nota dei testi e dei link che rimarranno costanti da un numero all’altro e della loro collocazione nella newsletter (ad esempio, sito web e social media nell’intestazione superiore, nome del contatto, e-mail e numero di telefono nel piè di pagina).
È importante che i lettori siano in grado di trovare facilmente questo tipo di informazioni transazionali.
7. Stabilire un calendario coerente
Il valore di una frequenza e di una data e ora di invio coerenti per la newsletter (ad esempio, il primo mercoledì del mese; ogni venerdì alle 10:00) serve:
- a creare un senso di aspettativa nel tuo pubblico;
- a darti una struttura all’interno della quale pianificare e produrre una newsletter di successo.
Prima della data di invio, dovresti dunque definire scadenze per:
💌 creazione e cura dei contenuti (incluse foto e grafica);
💌 revisione dei contenuti (di chi è il ruolo? Quanto tempo richiede?);
💌 produzione (utilizzando lo strumento di posta elettronica preferito, o semplicemente scrivendo in un documento);
💌 correzione di bozze e test.
8. Misurazione
Una volta determinati gli obiettivi, come fare a capire se la newsletter sta aiutando a raggiungerli? E come utilizzare queste informazioni per modificare i contenuti in futuro?
Questo dipende in larga misura dal tool che decidi di usare: il software di eMailChef, ad esempio, prevede una sezione dedicata allo Spam Test, che ti permetterà di capire cosa sta funzionando e cosa no e come fare in modo che tutte le e-mail arrivino a destinazione.
Leggi anche: Segretaria virtuale: la soluzione adatta a te se hai poco budget e tanti impegni da gestire
I vantaggi dell’assistente virtuale per la gestione delle tue newsletter
A questo punto è probabile che abbia pensato che ci sia davvero tanto lavoro da fare, giusto?
Ecco perché adesso vorrei spiegarti quali sono i vantaggi del delegare tutta la parte organizzativa a un’assistente virtuale.
Se non hai il tempo di capire come funziona la piattaforma che hai scelto o se hai bisogno di una gestione più efficiente e proficua, io ho la soluzione che fa al caso tuo.
Delegando a un’assistente virtuale, non dovrai preoccuparti di creare il profilo sulla piattaforma né della lista dei destinatari o delle campagne.
Queste operazioni sono essenziali per la buona riuscita della newsletter, ma richiedono tempo e concentrazione, aspetti che non sempre abbiamo a disposizione o in quantità sufficiente.
Ma perché lasciare che se ne occupi proprio un’assistente virtuale e non un ‘comune’ dipendente della tua azienda?
Questo perché ci sono numerosi vantaggi: tieni presente che, se decidi di collaborare con una VA, non dovrai preoccuparti di pagare:
- ferie;
- malattia;
- maternità;
- permessi;
- utenze varie;
- eventuali rimborsi.
In questo modo, potrai trarre il miglior profitto da una cooperazione proficua a tempo determinato. Per maggiori informazioni, scopri come funziona la collaborazione virtuale.
Conclusioni
In questo articolo abbiamo visto come organizzare la newsletter passo dopo passo. Ad ogni modo, avrai sicuramente compreso che ci sono numerosi aspetti da tenere a mente e che una buona organizzazione è alla base della riuscita di una newsletter efficace.
Ecco perché un’assistente virtuale potrebbe aiutarti a migliorare la gestione della tua campagna e ottimizzare i tempi.
Per maggiori informazioni, puoi richiedere un preventivo personalizzato.
A presto! 👋🏻
