La prenotazione efficace di un appuntamento è una prenotazione chiara e confermata, ed è accompagnata da tutte le informazioni pertinenti di cui il cliente o il paziente ha bisogno:
- giorno, data, ora, scopo dell’appuntamento;
- conferma e/o cancellazione;
- promemoria.
Una prenotazione efficace è dunque un coinvolgimento efficace del cliente e ti aiuterà a:
- fare una buona impressione;
- raccogliere dati rilevanti sul cliente;
- ridurre il numero di cancellazioni o di appuntamenti mancati.
Sì, ma come gestire tutti gli appuntamenti quando iniziano ad accumularsi?
In questo articolo vedremo come farlo nel modo giusto e perché (probabilmente) un’assistente virtuale potrebbe essere la soluzione che fa al caso tuo.
Iniziamo!
Come gestire al meglio gli appuntamenti (senza impazzire) e tenere l’agenda sotto controllo
1. Offri diverse opzioni di orari e date di appuntamento
È possibile ridurre il tempo dedicato alla programmazione offrendo fin dall’inizio diverse date e orari di appuntamento.
Fornendo ai tuoi contatti diverse opzioni, potrai trovare una fascia oraria più adatta ai loro impegni.
Quali tipi di date e orari di incontro includere?
Offri una varietà di fasce orarie mattutine, pomeridiane e serali tra cui scegliere, come ad esempio 10:00-12:00, 14:00-15:00, 19:00-20:00 e simili.
Inoltre, è consigliabile fornire una varietà di date all’inizio, a metà o alla fine della settimana. In questo modo avrai una certa flessibilità, a seconda degli orari del tuo contatto.
L’idea è di offrire ai tuoi contatti una combinazione di opzioni tra cui scegliere.
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2. Stabilisci un orario conclusivo specifico per gli appuntamenti
Sai che il tuo appuntamento ha un orario di inizio specifico… ma sai quando finisce?
Anche se non hai la certezza di quanto tempo ti servirà per un determinato appuntamento, è sempre una buona idea fissare uno specifico orario di fine per gli appuntamenti.
Tanto per cominciare, non si vuole che la riunione si protragga inutilmente per tutto il giorno, dico bene?
Inoltre, è bene stabilire una fine per poter gestire in modo efficace il resto dell’agenda.
In caso contrario dovrai, per così dire, tirare a indovinare sull’orario in cui l’appuntamento finirà, e questo non è un buon modo di gestire il tuo tempo!
Come fare allora?
Prova ad arrotondare gli appuntamenti intorno alla mezz’ora.
Mi spiego meglio.
Ad esempio, se pensi di avere bisogno di quindici minuti per il tuo appuntamento, per sicurezza programmane trenta. Allo stesso modo, se pensi di avere bisogno di trenta minuti per il tuo appuntamento, prendi in considerazione l’idea di fissarne sessanta.
Una volta che acquisirai esperienza e avrai a che fare con più clienti, sarà molto più semplice capire di quanto tempo hai bisogno e come passare da un meeting a un altro senza far aspettare nessuno e avere il tempo di fare una breve pausa.
Il che mi porta al punto successivo.
3. Evita di fissare appuntamenti uno dietro l’altro
È una saggia idea concedersi un po’ di spazio nella propria agenda e non programmare appuntamenti uno dietro l’altro.
Un’agenda rigidamente programmata non fa che aumentare le probabilità che l’agenda stessa venga messa a soqquadro!
Parliamoci chiaro: nella vita succedono cose.
Traffico, incidenti, ritardi, persone che si ammalano, persone che sbagliano strada… Non c’è decisamente carenza di problemi di programmazione, nel mondo!
Per tenere conto di questi inconvenienti, è sufficiente lasciare un margine di tempo tra un appuntamento e l’altro.
Questo lasso di tempo ti dà il tempo (per l’appunto) e lo spazio per prepararti, per viaggiare e per arrivare presentabile senza dare l’impressione di aver fatto una corsa e di essere senza fiato.
Allo stesso modo, se si tratta di attendere delle persone nel tuo ufficio, avrai il tempo per sistemare la scrivania e fare una breve pausa per schiarire la mente.
4. Riduci il tasso di cancellazione degli appuntamenti e fidelizza i clienti
Quando si tratta dei tuoi clienti, vorresti fare tutto il possibile per renderli felici, giusto?
I clienti felici sono più propensi ad acquistare o a rivolgersi di nuovo a te. Inoltre, è più probabile che ti segnalino ad amici o familiari.
Tuttavia, c’è un problema importante in questa strategia: spesso le persone cancellano o perdono l’appuntamento senza dare il giusto preavviso.
Sì, lo so, è particolarmente frustrante.
Il modo più semplice per risolvere il problema? Dare ai clienti la possibilità di riprogrammare facilmente l’appuntamento.
Ma come fare a star dietro a cancellazioni last minute senza uscire fuori di testa?
Qui entra in gioco l’assistente virtuale. 😉
Processo di pianificazione degli appuntamenti seguito da un’assistente virtuale (perché non ci avevo pensato prima?)
Il processo di delega delle funzioni di pianificazione degli appuntamenti a un’assistente virtuale ti risparmia lo stress di gestire più funzioni aziendali.
In che modo?
1. Identificazione dei compiti
Le funzioni di pianificazione degli appuntamenti vengono studiate con attenzione e il compito viene ritagliato in base all’idoneità culturale e alle competenze dell’assistente virtuale.
2. Documentazione della procedura
Se stai già seguendo un processo standardizzato, una VA riuscirebbe sicuramente a procedere in modo più spedito potendo avere accesso agli strumenti che già utilizzi e con i quali hai maggiore familiarità.
3. Delega del compito
Dopo un meeting in cui si mettono in luce le esigenze e le attese del cliente, l’assistente virtuale avrà tutte le carte per poter iniziare a gestire la tua agenda e prendere gli appuntamenti in modo comodo e veloce.
4. Nessun costo fisso né di gestione aziendale
Collaborare con una VA significa non dover pagare stipendio fisso, tasse, contributi, congedi, maternità né utenze. Lavorando comodamente in smart working, la VA è una figura completamente autogestita, il cui compenso è stabilito sulla base del progetto svolto, ma senza includere i tipici costi di un dipendente che ti ho menzionato poco fa.
In questo modo, paghi esclusivamente per ciò di cui hai bisogno e per il tempo prestabilito, ottenendo in cambio efficienza e massima serietà.
Ho stuzzicato la tua curiosità? Scopri come funziona la collaborazione virtuale!
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Conclusioni
In questo articolo abbiamo visto in che modo un’assistente virtuale potrebbe aiutarti a gestire i vari appuntamenti della tua agenda.
In questo modo potrai dedicarti a questioni più urgenti senza dover pensare costantemente a inviare promemoria, gestire le cancellazioni dell’ultimo minuto e riprogrammare gli appuntamenti.
A presto!
