Poiché un’assistente virtuale lavora a distanza, spesso si pensa che non possa aiutare nella gestione dei documenti. In realtà, questa figura può aiutare concretamente per diversi motivi.
Quali?
Vediamoli in questo articolo.
Gestione dell’archivio aziendale? Ecco la soluzione che fa al caso tuo
Sei modi per gestire efficacemente l’archivio dell’azienda…
1. Evitare di salvare i documenti non necessari
Non prendere l’abitudine di salvare tutto ciò che arriva. È importante dare un’occhiata al contenuto e conservare un file solo se:
- è rilevante per la tua attività lavorativa;
- è richiesto dalla tua azienda.
Un numero eccessivo di documenti non necessari aumenta il disordine e rende più difficile trovare le cose in futuro.
2. Seguire un metodo coerente per nominare i file e le cartelle
Ad esempio, dividi una cartella principale in sottocartelle per clienti, venditori e collaboratori. Utilizza nomi abbreviati per identificare a cosa o a chi si riferiscono le cartelle.
Oppure, potresti anche usare una codifica a colori per facilitare l’identificazione delle diverse categorie di cartelle.
3. Archiviare insieme i documenti correlati, indipendentemente dalla tipologia
Ad esempio, archivia relazioni, lettere, note di presentazione, fogli di calcolo e grafici relativi a un particolare progetto in un’unica cartella, anziché avere una cartella per le presentazioni di tutti i progetti, un’altra per i fogli di calcolo di tutti i progetti e così via.
In questo modo, sarà molto più veloce trovare i documenti relativi a un determinato progetto.
4. Separare il lavoro in corso da quello completato
Alcune persone preferiscono tenere i lavori in corso sulla scrivania o sul desktop del computer fino al completamento del lavoro. Poi, una volta terminato, lo spostano nella posizione appropriata, dove vengono archiviati i file della stessa categoria.
A intervalli periodici (ad esempio, settimanalmente o ogni due settimane), sposta i file su cui non stai più lavorando nelle cartelle in cui sono archiviati i lavori completati.
5. Evitare di riempire troppo le cartelle
Se in una cartella c’è un gran numero di file o un gran numero di sottocartelle in una cartella principale, dividile in gruppi più piccoli.
Per esempio, si può dividere una cartella chiamata “Business Plan” in sottocartelle chiamate “BP2021”, “BP2022” e “BP2023”. Allo stesso modo, si potrebbe dividere una cartella per un cliente chiamato Delta Traders in sottocartelle denominate “Presentazioni di vendita Delta Traders” e “Contratti Delta Traders”, ecc.
L’idea è di collocare ogni file in una cartella o sottocartella logica, piuttosto che avere un unico enorme elenco di file.
6. Organizzare i documenti per data
Assicurati che la data di un documento sia chiara, evidenziandola o aggiungendola a un documento cartaceo o includendola nel titolo di un documento elettronico. Questo ti aiuterà a organizzare i documenti in ordine cronologico, senza doverli aprire tutti. In questo modo potrai ritrovarli più facilmente in futuro.
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… e cinque ragioni per affidarlo a un’assistente virtuale
La prima ragione per cui dovresti collaborare con una VA per la gestione dell’archivio di documenti?
Perché avrai la garanzia che i tuoi file saranno affidati a mani esperte e competenti. Inoltre, prima di avviare una collaborazione, l’assistente virtuale firma un accordo di riservatezza, per cui non dovrai temere che informazioni e dati sensibili vengano divulgati.
E dato che ti affidi a una persona preparata, non dovrai preoccuparti se il lavoro viene svolto o se viene eseguito nel modo giusto: il che, diciamocelo, è anche una delle ragioni per le quali molti imprenditori sono restii a delegare.
Probabilmente, sai di cosa parlo!
Terza ragione: delegare = più tempo libero!
Sì, perché non dovrai incaricarti di questo compito gravoso, né dovrai togliere del tempo prezioso a un tuo dipendente o collaboratore. Così facendo, chi lavora con te potrà concentrarsi sulle proprie task con serenità e tu, d’altro canto, potrai dedicarti alla crescita dell’azienda.
Ma a questo punto tu potresti pensare: “Beh, se io non posso occuparmene, e i miei dipendenti non hanno il tempo sufficiente per prendersi questo incarico, perché non dovrei pensare di assumere una nuova recluta?”.
Giusta osservazione, te lo concedo.
Ma, – e questa è la quarta ragione – collaborare con una VA significa risparmiare notevolmente sui costi fissi che deriverebbero, invece, da un’assunzione a tutti gli effetti.
In che senso?
Significa che un’assistente virtuale viene pagata esclusivamente per il lavoro svolto, senza considerare costi e spese come:
- stipendio fisso;
- utenze (internet, scrivania, consumi, ecc.);
- ferie;
- permessi;
- congedi;
- malattia;
- INPS;
- e chi più ne ha più ne metta!
La quinta e ultima motivazione riguarda te: non dovendoti preoccupare della gestione dell’archivio aziendale avrai un grattacapo in meno a cui pensare. E sappiamo benissimo che quando si hanno troppe cose in testa ci si sente sotto pressione e costantemente nervosi.
Un datore di lavoro stressato porterà a un clima negativo all’interno dell’ufficio, il che è controproducente anche per la crescita aziendale di cui parlavamo poco fa.
Affidando tutto a una VA, invece, potrai dormire sonni tranquilli, perché avrai la garanzia che una persona competente si sta già occupando di tutto (un po’ per ricollegarci al primo punto).
Ti ho convinto almeno un po’? Scopri come funziona la collaborazione virtuale ora!
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Conclusioni
In questo articolo abbiamo visto come gestire un archivio aziendale senza uscire fuori di testa. Affidando tutto a una VA, non dovrai più preoccuparti di questa attività, avrai più tempo libero e la certezza che il lavoro verrà svolto nel modo giusto.
Per saperne di più, scopri come funziona e, per qualsiasi cosa, non esitare a contattarmi.
A presto!
