L’ Assistente Virtuale e lo Smart Working
Una domanda sorge spontanea: l’assistente virtuale è anche smart worker?
Penso di sì, e in questo articolo ti spiego perché.
Ma per capire davvero di cosa stiamo parlando, partiamo dal definire cosa vuol dire veramente Smart Working.
Definire lo Smart Working non è semplice
Quando parliamo di Smart Working, non parliamo semplicemente di lavoro flessibile o telelavoro. Non è lavorare da casa un giorno alla settimana o al mese. E, attenzione, il libero professionista non per forza è uno smart worker.
Lo smart working è un nuovo modo di collaborare. Rivede lo standard radicato del lavoro che le aziende hanno usato fino ad ora e, probabilmente, sarà sempre più impiegato per affrontare il cambiamento radicale dell’economia 4.0.
Non possiamo certo ignorare i vantaggi del lavoro in Smart Working. Qualche esempio? Aumenta la flessibilità del lavoro e la produttività. Migliora la prontezza di risposta alla clientela, garantisce la soddisfazione del lavoratore e la crescita complessiva dell’ambiente di lavoro, ma non solo.
Cambia il rapporto tra manager e dipendente, permette l’utilizzo di tecnologie, applicazioni e software che sostituiscono i sistemi di comunicazione rigidi. E il posto di lavoro è mobile, non più fisso dentro una location definita e chiusa.
Queste non sono altro che le caratteristiche principali che contraddistinguono lo Smart Working, ma la vera rivoluzione sta nel fatto che questo modello pone la persona al centro dell’organizzazione. Gli obiettivi personali e professionali, infatti, coincidono con quelli aziendali e otteniamo da una parte una maggiore soddisfazione personale, dall’altra una maggiore produttività aziendale.
In questo contesto, il lavoratore assume più responsabilità ed è naturalmente più focalizzato sugli obiettivi senza perdere tutto quel tempo tipico dell’ufficio tradizionale.
Con lo Smart Working anche il lavoro in team è garantito.
Esistono molti software di gestione oramai consolidati e nuovi sistemi di comunicazione. Per di più c’è maggiore autonomia nella definizione della propria agenda e della tempistica di svolgimento delle attività.
Quali sono i vantaggi dello smart working?
Lo smart working offre diversi vantaggi:
- Maggiore fiducia tra il datore di lavoro e i collaboratori. La fiducia reciproca è il primo punto su cui basare una collaborazione con uno smart worker.
- Aumenta la responsabilità di quel che si deve fare e la chiarezza degli obiettivi prefissati insieme al cliente o al datore di lavoro.
- La flessibilità dell’orario che uno smart worker deve sapersi dare. Non parliamo di libertà inefficace ma di rigorosa gestione del proprio tempo. Da questo ne deriveranno solo benefici personali e lavorativi.
- Lo spazio di lavoro. Si può lavorare a casa, in un co-working, in trasferta o andare nella sede del proprio datore di lavoro quando serve. Aumentiamo in questo modo anche il bagaglio di conoscenze e quindi la possibilità in un contesto più dinamico e innovativo.
- Una maggiore produttività. Se hai un buon rapporto con il cliente o il datore di lavoro, se lavori secondo i tuoi orari, se puoi muoverti liberamente a seconda delle necessità senza essere obbligato a restare chiuso in un ufficio, allora sarai anche più produttivo. E con te lo sarà il team di collaboratori e l’organizzazione complessiva di lavoro.
- Riduzione dei costi del lavoro innegabile per il datore di lavoro, dagli spazi di lavoro all’hardware e software utilizzati.
- Maggiore riconoscibilità del proprio marchio aziendale: chi adotta l’utilizzo dello Smart Working si contraddistingue sul mercato e attrae i clienti, i partner e futuri dipendenti.
- Maggiore coinvolgimento del lavoratore e quindi maggiore motivazione sugli obiettivi aziendali. Lavorare da remoto non vuol dire dare ogni tanto qualche compito e poi aspettare il risultato ma è un continuo confronto e condivisione di informazioni. Lo so, questo è difficile anche in un normale ufficio, ma in questo caso deve essere d’obbligo perché altrimenti la collaborazione fallisce sul nascere.
Collaborare con un’Assistente Virtuale può rendere la tua attività più smart?
Assolutamente sì! L’assistente virtuale lavora dal proprio ufficio o da casa, quindi non devi assicurarle uno spazio di lavoro né i mezzi necessari per svolgere l’attività.
Se sei un consulente oppure un libero professionista con l’aiuto della tua assistente potrai trasmettere un’immagine più professionale, che è un aspetto molto importante nel business.
L’assistente virtuale ti aiuterà a creare e ottimizzare le tue procedure e rendere la tua attività più produttiva.
Ci sono metodi molto efficaci come la Matrice di Covey per individuare le priorità vere a cui dare importanza e strumenti efficaci come Asana che ti possono aiutare a organizzare meglio il tuo tempo.
Un bravo leader sa coinvolgere la sua collaboratrice o il suo collaboratore e deve avere al suo fianco una persona che fa team con lui, e lavora per i suoi obiettivi. Questo fa la differenza!
Come iniziare a collaborare?
Innanzitutto dovrai riconoscere la tua resistenza al cambiamento: è normale avere dubbi se non hai mai lavorato con qualcuno da remoto!
L’importante è capire bene come funziona la collaborazione in modalità virtuale e prepararti al cambiamento.
Poi dovrai trovare un collaboratore competente e professionale che può curare le attività più marginali e meno strategiche del tuo lavoro. Una volta trovata la persona giusta dovrai fornirle degli obiettivi chiari e puntuali.
Hai ancora dubbi su come migliorare la gestione del tempo o sulla collaborazione virtuale? Scrivimi, sarò felice di rispondere alle tue domande!
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