Gestire un’attività richiede tempo, e se hai raggiunto alti livelli significa che questa risorsa non è mai sufficiente; ma quando un imprenditore tiene tanto a quello che fa, spesso ha difficoltà a delegare i compiti a qualcun altro.
I motivi?
Paura che le cose non vengano fatte ‘a modo’, che la persona incaricata commetta degli errori gravi o che deluda le aspettative.
Il problema, però, è che non è pensabile pretendere di fare tutto da soli, altrimenti si finisce per non essere più in grado di gestire anche le cose più semplici.
Ma non ti preoccupare, c’è una soluzione, e se vuoi sapere quale continua a leggere questo articolo, fa sicuramente al caso tuo!
Per essere un grande leader, bisogna imparare a delegare
Perché molti imprenditori fanno fatica a delegare
Una delle transizioni più difficili per i leader è il passaggio dal fare al dirigere.
Come nuovo manager puoi cavartela tenendoti stretto il lavoro: i colleghi e i capi possono persino ammirare la tua volontà di continuare a ‘rimboccarti le maniche’ per eseguire incarichi tattici.
Ma quando le tue responsabilità diventano più complesse, la differenza tra un buon leader e un collaboratore incapace di assegnare compiti che potrebbero, invece, essere delegati è decisamente evidente.
Per alzare il livello del tuo potenziale di leadership, devi estendere la tua presenza attraverso le azioni degli altri, coinvolgendo le persone in modo che contribuiscano al meglio alle tue priorità condivise.
Ma come delegare efficacemente?
Per prima cosa, assicurati di esprimere il motivo per cui una cosa è importante per te, assicurati che le tue aspettative per il lavoro siano state comunicate chiaramente, chiediti quanto è necessario il tuo coinvolgimento e allenati a dire di no.
Non lasciare che la voglia di eseguire i compiti in prima persona ti impedisca di svolgere il lavoro di guida. Se deleghi tenendo a mente questi principi, il lavoro verrà portato a termine, perché le persone giuste saranno concentrate sui compiti giusti.
Anche se può sembrare difficile, per aumentare il tuo impatto dovrai accettare un inevitabile paradosso della leadership: più essenzialità e meno coinvolgimento.
Mi spiego meglio.
Spesso gli imprenditori confondono l’essere coinvolti con l’essere essenziali. Ma le due cose non sono uguali, così come non sono necessariamente uguali l’essere occupati e l’essere produttivi. Il tuo coinvolgimento è un mix di opportunità e scelte relative al lavoro che svolgi. Il tuo essere ausiliare o essenziale per il successo del lavoro dipende da come stimoli coloro che ti circondano e da come li invogli a portare a termine i vari compiti.
Questo significa dare forma ai pensieri e alle idee degli altri invece di dettare i loro piani, avere una prospettiva ricercata ma non essere un passaggio obbligato, e vedere le proprie priorità prendere vita attraverso le azioni degli altri.
Tu adesso potrai pensare: “La fai facile…”.
In apparenza questi consigli possono sembrare dettati dal buon senso, perché indicano quello che i leader motivazionali dovrebbero fare. Tuttavia, molti si trovano in un costante stato di ‘sovraestensione’, che alimenta una reazione istintiva volta a ‘proteggere’ il proprio lavoro dagli altri. Questo istinto di sopravvivenza finisce per diluire il proprio impatto sui dipendenti, ripercuotendosi negativamente sui risultati dell’azienda.
Per sapere se anche tu sei colpevole, benché inconsapevolmente, di tutto ciò, rispondi a questa semplice domanda: se dovessi prendere una settimana di ferie impreviste, il lavoro progredirebbe in tua assenza?
Se la risposta è “no” o “umh, forse”, allora è probabile che il tuo coinvolgimento sia troppo elevato.
Per alzare il livello del tuo potenziale di leadership, devi dunque estendere la tua presenza attraverso le azioni degli altri.
Ma come?
Ecco tre consigli per iniziare a delegare nel modo giusto.
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1. Sapere cosa delegare
Non tutti i compiti possono essere delegati. Ad esempio, le valutazioni delle prestazioni o le questioni relative al personale dovrebbero essere gestite da te.
Dopo tutto, l’assunzione dei giusti talenti e la conoscenza dei punti di forza e di debolezza di ciascun dipendente ti renderanno migliore nell’assegnare i risultati e nel trasferire le responsabilità ai membri del team più adatti.
Molte altre attività quotidiane, tuttavia, non richiedono la tua supervisione. C’è un compito che affronti regolarmente pur sapendo che un tuo collega è meglio equipaggiato per portarlo a termine? Assegnare il progetto ad altri dipendenti contribuirebbe a rafforzare la loro carriera?
Se c’è qualcuno in grado di fare il lavoro meglio, o se pensi che questo possa essere un momento di insegnamento, delega.
Dimostrerai di avere fiducia nel tuo team e di apprezzarlo, e allo stesso tempo avrai il tempo di concentrarti su progetti più strategici.
2. Valorizzare i punti di forza e gli obiettivi dei dipendenti
Ogni dipendente dovrebbe avere degli obiettivi da raggiungere, e all’interno di questi ci sono opportunità di delega.
Ad esempio, forse un tuo diretto collaboratore vuole fare esperienza di gestione. Oppure un tirocinante sarebbe in grado di iniziare a supervisionare un progetto ben definito della cui esecuzione potrebbe essere responsabile? Il tipo di lavoro che deleghi potrebbe rientrare nel loro piano di sviluppo professionale.
Per altri compiti, è probabile che nel tuo team ci sia qualcuno con le competenze specifiche necessarie per raggiungere il risultato desiderato. Fai leva su questo aspetto e sfrutta i punti di forza dei tuoi collaboratori.
Quando qualcuno ha maggiori possibilità di eccellere, è più motivato e impegnato, a vantaggio dell’intera azienda.
3. Definire il risultato desiderato
Scaricare semplicemente il lavoro sulla scrivania di qualcun altro non significa delegare.
I progetti che si consegnano devono avere un contesto adeguato e un legame chiaro con gli obiettivi dell’organizzazione.
Prima che qualcuno inizi a lavorare su un progetto, deve sapere cosa completare e quando, e conoscere il metro che userai per misurare il successo del suo lavoro.
Quindi, come scegliere la persona giusta per delegare?
Scegliere il collaboratore perfetto per delegare i vari compiti potrebbe essere un problema, ecco perché molti imprenditori oggi decidono di rivolgersi a un’assistente virtuale.
Si tratta di una figura professionale e preparata che collabora dal proprio ufficio o da casa e si occupa di vari servizi: dall’organizzazione degli eventi alla gestione delle newsletter, dalla creazione di presentazioni alla gestione della corrispondenza… La lista è lunga!
In questo modo, potrai risparmiare tempo, dedicandoti ad attività urgenti e prioritarie, oltre ad abbattere i tipici costi di gestione di un’azienda.
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Conclusioni
In questo articolo abbiamo parlato della capacità di delegare e dell’importanza di rivolgersi a un’assistente virtuale per raggiungere questo scopo.
Se dunque pensi sia arrivato il momento di affidare alcuni compiti ad altri, scopri tutti i vantaggi di una collaborazione con una VA!
