pubblicato il 15 Febbraio 2017

Questa settimana vi presento Anna Colagè, content editor di scrittura online

Ci spiega come una comunicazione chiara e sintetica delle istruzioni sia efficace nella pratica della delega

Krisztina: Ti presenti con qualche parola?

Anna Colagè: Mi chiamo Anna Colagè e vivo nella bella Verona con mio marito Paolo, mio figlio Luca e la gatta Cleo. Svolgo l’attività di web content editor e content strategist, ovvero progetto, redigo, diffondo e gestisco nel tempo i contenuti scritti per il web avvalendomi dei principi della content strategy, delle tecniche di content marketing e delle regole della seo.

Mi rivolgo principalmente a liberi professionisti che operano sul web che non hanno sufficiente tempo e preparazione specifica per dedicarsi alla scrittura online. Collaboro inoltre con web agency italiane, che hanno bisogno di una persona che si occupi della parte di contenuti, e con e-commerce tedeschi che desiderano personalizzare per il mercato italiano i testi relativi ai loro prodotti.

Scrivere è un’attività meravigliosa ma la scrittura per il web richiede una base culturale tradizionale aggiornata e adattata alle dinamiche del mondo online, un’accorta pianificazione e un’attenzione particolare al cliente finale (non al prodotto, almeno nelle prime fasi!) e agli obiettivi prefissati. Ora come non mai c’è bisogno di professionisti dedicati: non ci si può improvvisare scrittori per il web pensando che basti solo saper scrivere.

KF: Da quanto tempo svolgi la tua attività?

AC: Da quando un’azienda tedesca in cui lavoravo nel 2012 ha deciso di ritirarsi dal mercato italiano: ho fatto il punto della mia situazione lavorativa e deciso di recuperare un’esperienza in una multinazionale inglese come web content writer nel 2006 e precedenti esperienze come web writer nel lontano 2000.

All’epoca internet era agli albori, i cellulari erano grandi come scatolette e non esistevano i social network. Mi sono allora rimboccata le maniche e mi sono aggiornata frequentando dei corsi di scrittura per il web, seo, social media e leggendo libri americani sulla content strategy e sul content marketing.

La formazione è tuttora una parte molto importante della mia attività. Ho ideato da sola il mio primo sito (ancora con Dreamweaver!), poi sono passata a un servizio online piuttosto basico e scarno e poco tempo dopo ho creato il mio primo blog che è tuttora online. Infine mi sono avvicinata a WordPress con il quale ho progettato il sito attuale.

KF: Come è cambiata nel tempo la tua struttura/gestione?

AC: Lavorando da sola non ho una struttura di collaboratori. Curo da sola gli aggiornamenti del sito, la mia presenza online, la promozione dei miei servizi e le pratiche burocratiche collegate.

Ho però scritto un e-book, che parla di come funziona il web e il web marketing dalla prospettiva di chi ci lavora e di chi ne ha colto le opportunità, in cui mi sono avvalsa dei contributi di 17 persone e del supporto di un paio di esperti che ho coordinato per la sua realizzazione: un’esperienza molto bella e intensa. Anche perché il libro è uscito pochi giorni prima della nascita del mio bimbo!

KF: Quando e perché hai pensato la prima volta a delegare?

AC: Stavo seguendo un webinar sulla gestione del tempo in cui il libero professionista intervistato parlava della delega. Un concetto che già conoscevo, ma non avevo mai pensato di attuare.

In effetti, ero parecchio oberata di lavoro in quel periodo e volevo assolutamente evadere delle attività (l’aggiornamento del nuovo sito in particolare) ma avevo qualche limite tecnico. D’altronde non si può conoscere tutto!

KF: Come ti sentivi?

AC: Diciamo che sentivo l’onda che mi stava per travolgere: hai presente quella perfetta che invece i surfisti cercano? Tante cose da fare e, soprattutto, la più importante da evadere.

KF: Come hai affrontato la prima esperienza? Eri scettica o fiduciosa?

AC: Non nascondo lo scetticismo iniziale, ma per mia indole so che talvolta occorre correre dei rischi calcolati e quindi mi sono buttata. Fatti due conti con il budget, ho deciso di affidarmi a una piattaforma di scambio domanda /offerta lavoro come Fiverr e mi sono rivolta a un’agenzia indiana per l’aggiornamento del mio sito.

KF: Quale task hai delegato la primissima volta?

AC: Ho pensato di delegare loro solo una parte tecnica che per me risultava più complicata. Il resto l’avrei sistemato io man mano.

KF: Avevi un piano per la procedura della delega?

AC: Non avevo un piano specifico.

KF: Come hai scelto le attività da delegare?

AC: Era una sezione del sito che richiedeva una conoscenza tecnica che non avevo il tempo di colmare.

KF: Come hai gestito la comunicazione?

AC: In questa esperienza ho capito ancora di più l’importanza di scrivere chiaro, semplice e sintetico quando si devono dare delle istruzioni, soprattutto quando si dialoga in una lingua come l’inglese.

Se aggiungo anche la variabile culturale, ancora di più. Scrivere mail lunghe per spiegare cosa desideravo non è stato produttivo, occorreva essere più schematici, al limite dello scolastico.

KF: È stata un’esperienza positiva?

AC: Alla fine sono stata soddisfatta, il risultato è stato buono, ma il traffico di email che ci siamo scritti è stato in qualche occasione snervante: dovevo controllare che ogni singola cosa che avevo scritto venisse realizzata e spesso capitava che se ne dimenticassero qualcuna.

KF: Se no, hai riprovato con altre attività/persone e semplicemente hai rinunciato?

AC: Non credo di volermi rivolgere ancora ad agenzie indiane anche se il risultato è stato buono. La comunicazione dev’essere snella e, soprattutto, chi viene delegato per una mansione deve leggere bene le istruzioni, altrimenti è un continuo riprenderle e si procede a rilento.

Qualche tempo dopo ho delegato la realizzazione della copertina dell’e-book sempre su Fiverr e in questo caso sono stata più soddisfatta: in pochi giorni avevo ricevuto la copertina desiderata.

KF: Che bilancio hai fatto dopo la prima delega in termini di tempo e soldi guadagnati?

AC: Non avendo avuto fretta, direi che il bilancio è stato comunque positivo. Lavoro svolto bene, a un prezzo equo e in un tempo soddisfacente.

KF: Sei riuscita a stabilire una procedura per la delega?

AC: No, ancora no. Ma in futuro potrei avvalermi di Trello o Asana per gestire la collaborazione, oltre al collaudato e tradizionale foglio di excel, specificando bene i singoli step da seguire.

KF: Come scegli la persona?

AC: Se ho bisogno di un esperto di WordPress, per esempio, vado a cercare alcuni professionisti nelle piattaforme online che fanno incontrare domanda e offerta, ne contatto più di uno, verifico i tempi di risposta (perché anche questi sono importanti!) e leggo le recensioni.

Poi controllo anche i siti stessi che hanno realizzato e cerco di capire se hanno seguito i desideri del cliente (se è un sito mobile friendly com’è la resa sui vari dispositivi mobili?). Per la copertina dell’ebook, ho guardato più allo stile che mi poteva piacere e al layout: alla fine ne ho ingaggiati due (a un prezzo ragionevole) e fatto realizzare due copertine: ho lasciato poi scegliere a una cerchia di contatti e alle persone coinvolte nell’e-book, tramite un sondaggio, e ho ottenuto la copertina vincitrice.

KF: Qual è la caratteristica più importante per te?

AC: La comprensione delle mie esigenze. Spesso noto che le persone non leggono, anzi scorrono il testo lasciando indietro passaggi, dettagli o, peggio, cose importanti. Questo lo noto anche nel normale scambio di email quotidiano.

Nel caso delle deleghe, in cui per abitudine io scrivo tutto (a mio avviso è fondamentale per avere traccia degli accordi e dello svolgimento del progetto) e spesso ci si trova distanti, è molto importante che il delegato legga bene e, se non capisce, chieda. Chiedere è lecito, rispondere è cortesia, si dice no? Una telefonata o una Skype call per dissipare ulteriori dubbi è sempre, tuttavia, la benvenuta.

Se posso aggiungere un altro aspetto per importante: il fatto di informare se ci sono difficoltà nel rispettare i tempi di consegna. Può succedere, però bisogna avvertire per tempo.

Inoltre da come e cosa la persona prescelta scrive, al di là della sua attitudine alla scrittura, capisco anche la sua modalità di lavoro e intuisco qualche aspetto della sua personalità.

KF: Come ti ha cambiato la vita /la tua attività la delega?

AC: Nel lavoro quotidiano mi ha alleggerito la mente e lo spirito sapere che c’era qualcuno che si stava occupando di un’attività per me importante ma che per qualche motivo non riuscivo a svolgere.

KF: C’è un dettaglio che gestiresti diversamente se potessi tornare indietro?

AC: Sicuramente all’inizio dell’esperienza con gli indiani scriverei mail più sintetiche.

KF: Cosa consiglieresti a una persona che sta valutando di iniziare a sperimentare la delega?

AC: Di provare! Come dicevo prima, non si può essere degli esperti in ogni campo ed è necessario ammettere che alcune volte occorre affidarsi a chi ne sa più di noi. Poi bisogna essere onesti con se stessi e accettare semplicemente il fatto che ci sono dei momenti in cui non si può fare tutto: diventa quindi importante sgravarsi di alcune attività.

KF: Qual’ è stato un punto critico della collaborazione?

AC: Come spiegavo prima, il fatto che gli indiani non leggessero con attenzione le mie indicazioni.

KF: Cosa ne pensi della fiducia?

AC: È un concetto che mi piace molto ma che si sperimenta solo con la pratica. Avere fiducia di una persona che sai che svolgerà i compiti delegati come desideri e magari ci mette anche del suo, facendo proposte e impegnandosi, ti consente di lavorare con piacere. Si crea un feeling che fa superare ogni eventuale difficoltà.

Puoi leggere recensioni meravigliose, avere delle raccomandazioni di collaboratori fantastici, ma nei fatti tutti i nodi vengono al pettine. Lo scopri solo durante la collaborazione, ma, a mio avviso vale la pena di provare. Se poi qualcosa va storto, fa parte del gioco (il rischio calcolato di cui parlavo prima) e allora si cerca un’altra persona che ti affianchi.