La condivisione degli obiettivi con Trello
Tutti abbiamo necessità di lavorare in gruppo in alcuni momenti della nostra vita, sia lavorativa sia privata. Anche tu, ne sono sicura. E, di certo, quando parliamo di progetti personali, familiari o di lavoro, è sempre utile avere un luogo virtuale o reale che sia, dove tutti i partecipanti possono fornire informazioni, commentare e aggiornare la propria situazione.
La maggior parte delle app e dei servizi di gestione dei progetti forniscono flussi di lavoro preconfezionati. Questi strumenti inoltre, sono spesso strutturati in maniera complicata e non soddisfano le nostre esigenze. Non è il caso di Trello, di cui ti ho scritto in altri articoli sul mio blog.
Ciò che distingue Trello da molti altri sistemi è che permette di gestire in maniera semplice ed intuitiva, gruppi di informazioni attraverso un approccio simile a quello che abbiamo sempre utilizzato nella vita reale. Attraverso una lavagna.
Vediamo come funziona nel dettaglio.
La metafora dei post-it sulla lavagna
Come abbiamo detto, con Trello ti sembrerà di avere a disposizione una vera e propria lavagna. Una lavagna con delle colonne disegnate sopra per indicare le diverse fasi di un processo e dei post-it che rappresentano i compiti.
Proprio come fossero post-it cartacei infatti, puoi scriverci sopra e spostarli tra le colonne sulla lavagna, per avere sempre a colpo d’occhio come stanno procedendo le cose nel progetto generale.
Trello traduce questo metodo nel mondo digitale, chiamando le lavagne “bacheche” o “board”, le colonne “liste” e i post-it “card”.
Oltre ad essere molto simile ad una lavagna reale, Trello offre la possibilità di poter comunicare e condividere ogni progetto e ogni scheda con altre persone. Ogni bacheca può avere un sacco di liste e ogni lista può contenere tutte le card che vuoi.
Ma attenzione! Non bisogna utilizzare male questa opportunità. Non dobbiamo cadere nell’errore di fare troppe liste o carte, proprio come faremmo con una lavagna fisica, perché potrebbe diventare troppo piena di informazioni e così illeggibile.
Le card sono il punto focale della gestione e della comunicazione. Ogni card ha un titolo e una descrizione opzionale e, quando è condivisa con altri membri, contiene il flusso di commenti di tutti per discutere l’argomento. Nella card è possibile anche fare altre operazioni come ad esempio aggiungere liste di controllo, caricare allegati e persino assegnare una data di scadenza.
Ma non solo. Le persone del team possono essere collegate a una card in modo che ricevano subito una comunicazione se ci sono nuovi commenti o allegati attraverso un’e-mail o tramite notifiche.
Inoltre, nella sezione “attività” della card puoi tenere traccia di tutto ciò che ogni membro fa su una card. Questo ti permette di essere sempre aggiornato e sapere sempre cosa succede.
E poi ci sono le etichette. A cosa servono? Le etichetti ti aiutano a categorizzare le card in un modo che va oltre il loro posizionamento in una lista. Puoi utilizzarle per assegnare diverse priorità ad esempio.
Trello viene utilizzato molto spesso per tenere traccia del processo di lavoro. Ogni lista si associa quindi a una precisa parte di un processo e i membri spostano le card da una lista all’altra man mano che i vari compiti vengono portati avanti.
Ma questo non è l’unico utilizzo. Ad esempio, è possibile utilizzare le board per creare un calendario condiviso, in cui ogni lista viene associata a un plan di una settimana. Oppure potresti creare una board che tenga traccia dei clienti potenziali con un elenco per ogni gruppo di vendita.
Ma entriamo più nel dettaglio. Ecco un esempio di come puoi utilizzare Trello per iniziare a gestire un progetto e i suoi contenuti con il tuo team.
1.CREA UNO SPAZIO PER IL PROGETTO
Primo passo: crea un gruppo in Trello per il tuo progetto. Assegna un nome e includi una descrizione se necessario.
2. CREA UNA BOARD
Crea una nuova bacheca (o board) per ogni flusso di attività all’interno del progetto.
3. CREARE LISTE
A questo punto, crea delle liste corrispondenti alle fasi di sviluppo del progetto. Puoi iniziare con Da fare e continuare con In sviluppo, In corso, Eseguito.
A cosa serve? Ogni scheda, che corrisponde alle varie attività da compiere, dovrà essere spostata da sinistra verso destra, a seconda della fase di lavoro in cui si trova.
4. AGGIUNGERE MEMBRI DEL TEAM ALLO SPAZIO E ALLE CARD DEL TEAM
Invita i membri del tuo team al gruppo del team e nelle schede pertinenti per loro. Puoi aggiungere persone che sono già su Trello o inviare un invito via email con un link di registrazione di Trello.
5. CONCLUDERE LE ATTIVITÀ DELLA CARD
Ogni card rappresenta un compito. Crea quindi tutte le card con i compiti rilevanti relativi al progetto e inseriscili nella lista pertinente. Questo ti offre una panoramica completa del lavoro del tuo team. L’obiettivo è chiaramente quello di abbattere le attività delle card.
6. ASSEGNARE I COMPITI AI MEMBRI DEL TEAM
Distribuisci le attività delle card ai diversi membri della squadra. Puoi anche menzionare le persone nei commenti digitando “@” e il loro nome utente.
7. IMPOSTARE UNA DATA DI SCADENZA
Aggiungi una data e un’ora per ciascuna card per assicurarti di non perdere mai una scadenza.
8. AGGIUNGERE SOTTOATTIVITÀ, DESCRIZIONI E ALLEGATI
La bellezza delle card di Trello è che contengono tutte le informazioni rilevanti su un’attività. Inserisci una descrizione, aggiungi una lista di controllo con le sottoattività e allega tutti i file necessari. Ciò facilita il trasferimento delle mansioni tra i membri del team.
9. TRACCIARE IL TEMPO DELLE ATTIVITÀ
Cerca di tracciare il tempo trascorso su ogni attività all’interno di Trello. Vedrai dove la tua squadra trascorre del tempo in modo da poter stimare meglio la durata delle attività, dove sono i colli di bottiglia del progetto e come puoi migliorare ulteriormente la gestione del tuo progetto.
Ci sono diverse applicazione che permettono questo, come per esempio Toggl o TimeCamp.
OBIETTIVI COMUNI
Un team di lavoro che si rispetti deve lavorare per obiettivi comuni ben chiari e comunicati.
Una board di Trello è il luogo perfetto dove organizzare, comunicare e condividere i progetti per i giorni a venire.
Un altro esempio di utilizzo di Trello può essere quello di creare una lista iniziale che attraverso le card rappresenti varie idee ed esperimenti, con commenti e note dei partecipanti alla board. Man mano che l’idea viene approvata, si può spostare nella lista successiva, fino ad arrivare a conclusione.
Quindi, ricapitolando, le card si muovono con un flusso preciso secondo un ordine dato come potrebbe essere questo: Idee, Convalida idea, In fase di sviluppo, In corso, Completato, Archivio.
In questo caso specifico poi, già nella fase di convalida si potrebbe assegnare un punteggio che misura il potenziale impatto di un’idea sul progetto intero, la nostra fiducia nel suo successo e la facilità con cui si può mettere in pratica.
Ognuno così può convalidare o meno un’idea dando il proprio contributo in egual misura a ogni altro membro del team.
Alla fine il flusso del processo sarà secondo una logica per cui ogni membro del team contribuisce all’avanzamento del progetto senza per forza dipendere da un’organizzazione verticistica dove solo il leader decide e fa procedere le attività.
Per concludere, Trello è uno strumento davvero utile per lavorare in team e per lavorare per obiettivi, se non lo hai ancora mai testato, ti suggerisco di fare una prova. Fammi sapere poi come ti trovi!
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