La perfetta gestione della tua casella postale

 

La tua casella email è sempre piena? E spesso è piena di messaggi di cui non ti importa nulla? È normale. O meglio, è normale se ancora non hai trovato un metodo efficace per gestire la tua posta. 

 

I problemi principali del caos nella casella email sono che ti fa perdere tempo, ti distrae dalle attività principali del tuo lavoro e diminuisce la tua produttività. 

 

Ecco perché in questo articolo ti svelerò alcuni trucchi per avere una casella postale sempre pulita e ordinata e ti darò una lista di 7 plugin fantastici per Gmail.

Migliora la tua produttività con una casella postale ordinata

 

Avere una casella postale ordinata e organizzata è il primo fondamentale passo per aumentare la tua produttività. 

 

Le email sono necessarie per qualsiasi tipo di business poiché una buona parte della comunicazione si svolge tramite questo canale.

 

Non puoi permetterti di sprecare del tempo prezioso per colpa della disorganizzazione e, soprattutto, di perdere clienti attuali e potenziali per una comunicazione poco efficiente.

 

Gmail, il sistema di corrispondenza di Google, non è solo gratuito ma offre varie possibilità di organizzare al meglio le tue email e ti dà anche l’opportuità di avere dei fantastici “time saver” plugin. 

 

Vediamo come utilizzare al meglio Gmail. 

 

COME STRUTTURARE IL TUO SISTEMA DI CARTELLE CON GMAIL

 

Con Gmail puoi creare delle sottocartelle e categorizzare la tua corrispondenza. 

 

Ognuno ha le proprie esigenze ma vorrei consigliarti le due modalità per gestire la casella email a mio parere più efficaci.

 

Opzione 1 per gestire la casella email

 

Quello che ti consiglio è di creare una cartella per le cose più importanti, che puoi chiamare per esempio “ASAP”, dove puoi raggruppare le email urgenti. 

 

Le altre due cartelle che puoi creare sono: una dove inserire le email da gestire entro una settimana e l’altra dove posizionare le email senza scadenza. 

 

Una volta create queste cartelle, puoi seguire una piccola routine: ogni mattina (o in un orario scelto da te, ma comunque preferibilmente sempre nello stesso orario) potrai controllare le email in arrivo e quindi smistarle nelle sottocartelle. 

 

Nello stesso tempo, chiaramente, puoi anche eliminare tutte le email che non ti interessano o di spam. 

 

In realtà questa fase potrebbe essere gestita anche dalla tua assistente virtuale, in modo tale di farti avere la posta già ordinata e pulita giornalmente. 

 

Questo ti permetterà di focalizzarti sulle risposte in ordine di priorità.

 

Opzione 2 per gestire la casella email

 

Un altro modo per smistare la posta è creare delle sottocartelle “a tema”. Ad esempio potresti chiamare le cartelle “contabilità”, “collaboratori”, “eventi”, “newsletter da leggere”, “raccolta articoli per post e per cliente”. 

 

Con questa modalità fai la pulizia eliminando spam e cose di poco valore direttamente nella cartella in arrivo e man mano sposti le email da gestire nelle sottocartelle. 

 

Questo ti permetterà di tenere nella posta in arrivo solo le email ancora da smistare, mentre le sottocartelle diventano le tue cartelle di archivio. 

Ti confesso che questo è il mio metodo preferito 🙂

 

 

 

 

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I 7 MIGLIORI PLUGIN PER GMAIL

 

Una cosa che non tutti sanno è che Gmail offre dei plugin con cui può diventare molto più completo e uno strumento potente di marketing.

 

Ecco un elenco dei migliori plugin per Gmail – secondo me.

 

 1. WiseStamp per la tua firma 

 

Che cosa dice la tua firma elettronica di te? 

 

La tua firma potrebbe fornire informazioni sui recapiti, sui profili social, trasmettere il link del tuo ultimo articolo o includere la tua foto. Tutto questo con WiseStamp è possibile, anche gratuitamente.

 

Sapevi che gli utenti che hanno aggiunto la loro foto per la loro firma hanno  ottenuto il 32% in più di risposte alle loro e-mail?

 

2. Followup per non dimenticare nulla 

 

Come suggerisce il nome, Followup è un plugin di Gmail che consente di organizzare un follow up per garantire che nulla scivoli nel “dimenticatoio”. 

 

Il modo in cui funziona è semplice. Quando invii o rispondi a una e-mail il plugin ti dà la possibilità di impostare una data di follow-up per il futuro. 

 

In questo modo, non è necessario fare affidamento su note, calendario o sulla tua memoria.

 

3. Boomerang per programmare i messaggi 

 

Vuoi sapere se c’è un modo per programmare messaggi di posta elettronica?

 

Se credi che questo possa aiutare la tua attività, come ad esempio l’invio di e-mail marketing in un momento particolare, potrai godere dei molti benefici di Boomerang.

4. Yesware per tracciare i messaggi che invii 

 

Cosa succede alla tua email, dopo aver cliccato invio? 

 

Forse l’altra persona la apre subito. Forse lascia aperta la sua casella di posta elettronica per diverse ore senza guardare. Forse ne ha troppe da leggere e arriverà alla tua molto tempo dopo. O forse non ha mai aperto tutte le e-mail. 

 

Invece di lasciare che queste elucubrazioni ti riempiano la mente, è il momento di utilizzare il plugin Yesware Gmail. 

 

Con questo plugin, tutto quello che devi fare è un clic sulla casella “Track” prima di procedere con l’invio e da quel momento ogni cosa che fa il destinatario verrà registrata.

5. Streak per chi utilizza molto la posta elettronica

 

Questo plugin offre molte soluzioni possibili, ma c’è una cosa che lo rende unico: è progettato specificamente per l’utilizzo all’interno di Gmail. 

 

Se trascorri molto tempo a condurre gli affari attraverso la casella di posta, questo è un plugin da prendere in considerazione.

 

Streak ha diverse opzioni molto utili: offre strumenti di collaborazione, consente di condividere facilmente i contatti, file e molto altro ancora. 

 

Ha una struttura flessibile per soddisfare le esigenze della tua azienda.

 

6. FullContact per conoscere meglio i tuoi contatti 

 

Se sei alla ricerca di un modo per conoscere meglio i tuoi contatti di Gmail, il tutto senza lasciare la tua casella di posta, devi sperimentare le caratteristiche di FullContact.

Ti può aiutare in molti modi. Ad esempio? Se passi con il mouse sopra un contatto puoi visualizzare un profilo completo, compresi i legami sociali, le informazioni di contatto o una foto.

 

7. ActiveInbox per tenere tutto in ordine 

 

Mettendo insieme posta elettronica e gestione delle attività, la tua casella di posta Gmail si trasforma in una centrale di dati che si tiene attiva in ogni momento. Con ActiveInbox: 

• Non scompariranno più messaggi. Come sai, per i messaggi inviati e ricevuti, c’è una grande possibilità che qualcosa scivoli nel “dimenticatoio”. ActiveInbox aiuta a proteggerti contro ciò, dandoti strumenti, oltre alle cartelle standard.
• Monitoraggio e-mail. Questo plugin è in grado di monitorare le email fino a quando non si riceve una risposta, facendo in modo che tu non debba mai trascurare una nota importante.
• Scrivi e invia più tardi. È possibile comporre una e-mail ora, ma pianificarne l’invio successivamente. Questa è una caratteristica che si può utilizzare più di quanto si pensi.

 

Vuoi aggiungere altri plugin a questa lista? Condividi i tuoi preferiti nella sezione commenti qui sotto.