Creare una procedura per rendere efficiente il lavoro di squadra

 

 

Definire una strategia operativa è uno degli aspetti più importanti per ogni tipo di attività. Questo vale sia per le attività già avviate che per quelle in partenza.

 

Capiamo in questo articolo come poter avviare delle procedure efficaci per rendere il lavoro di squadra più semplice, chiaro ed efficiente.

Alla scoperta delle procedure

 

Ma cos’è una procedura in pratica? 

 

Partiamo dalla sua definizione: una procedura è una metodologia organizzativa per definire come, all’interno di una struttura, ufficio o azienda, gli incaricati devono operare, seguendo chiare e precise indicazioni.

 

Le procedure consentono di rendere delle operazioni ripetibili e indipendenti da altri processi di lavoro.

 

La procedura può anche entrare nel merito delle attività di tipo prevalentemente esecutivo (cioè si occupa di definire cicli, valori di parametri, istruzioni specifiche su come usare strumenti o macchine) per il personale esecutivo.

 

Per sviluppare le procedure è necessario approfondire alcuni punti:

• Lo scopo: riportare ciò che vogliamo ottenere con la procedura.

• Il campo di applicazione: capire l’area a cui vogliamo estendere l’applicazione della procedura in questione (a che cosa, a chi, dove, quando applicarla).

• La responsabilità: individuare quali sono i collaboratori coinvolti nelle singole attività, con i loro obiettivi rispetto alla stessa.

• I riferimenti e i documenti: elencare le istruzioni, le specifiche o la documentazione a cui fare riferimento per comprendere e adeguarsi alla procedura.

• La modalità operativa: descrivere la corretta sequenza delle attività (indicando i relativi responsabili) da svolgere per conseguire lo scopo che la procedura si pone.

 

LA PROCEDURA NELLA PRATICA

Fin qui abbiamo visto in chiave teorica cosa significa procedura. 

 

Ma nella pratica, come funziona?

 

Se vuoi far diventare la tua idea, la tua nuova professione o start-up, un qualcosa di effettivo, efficiente e che produca risultati allora è bene che tu pensi al modus operandi che ti vuoi dare e che vuoi che seguano i tuoi collaboratori.

 

Complessa o snella che sia la tua attività, creare delle procedure può sembrare facile a dirsi e più difficile a farsi. So cosa stai pensando: credi che sia un‘operazione più amministrativa e burocratica che altro. 

 

Be’, non è così. Creare delle procedure serve a chiarirti meglio come vuoi che funzioni il tuo ambiente di lavoro. E non farti prendere dalla preoccupazione che sia troppo gravoso e complesso.

 

Si tratta solo di mettere in chiaro tutti i compiti che tu già conosci e che magari svolgi tutti i giorni nel tuo lavoro per far tenere in mente ai tuoi collaboratori la tua idea di organizzazione. 

 

Decidi tu come rendere ogni procedura più chiara e semplice da comprendere. Puoi scegliere di redigerla o semplicemente comunicarla a voce; sicuramente deve essere ben impressa a chi collabora con te per renderlo ben operativo e indipendente.

 

Forse ti sembrerà scontato ma sappi che le difficoltà maggiori in un team di lavoro dipendono proprio da istruzioni e obiettivi poco chiari e scarsa comunicazione su di essi. 

 

Una procedura ben comunicata rende tutto più scorrevole ed efficiente.

 

Se vuoi far crescere la tua attività devi responsabilizzare il tuo team di lavoro e renderlo più indipendente da te. E qui torniamo al concetto di delega di cui ho scritto più volte nei miei articoli.

 

La delega infatti ti rende più responsabile come leader del team e più soddisfatto dei risultati se questi sono frutto di un’organizzazione ben definita da procedure e obiettivi. Inoltre, puoi guadagnare del tempo da dedicare alle tue attività più strategiche e ridurre lo stress accumulato giorno dopo giorno.

 

UNO STRUMENTO UTILE

Se non hai mai definito una procedura puoi partire con un prototipo usando strumenti disponibili sul Web come Trello. 

 

Basato sull’idea di organizzazione del “Just in time”, Trello è stato progettato come organizzatore settimanale delle attività e permette di tenere sotto controllo anche la lista di cose da fare in maniera più o meno articolata a seconda dei tuoi bisogni.

 

Questo sistema aiuta la tua produttività personale e ti dà un quadro realistico delle cose da fare secondo le tue priorità, ma non solo. Trello ti permette di collaborare con i membri del tuo team: ti basterà aggiungere le persone a una board e gestire le attività (schede) al suo interno di volta in volta a seconda di quello che vuoi delegare. 

 

Ti permette anche di avere una panoramica chiara delle cose fatte e di quello che resta da fare, per restare al passo con i tuoi obiettivi. Puoi così inquadrare bene gli evntuali errori e cercare di “settare” di conseguenza la procedura.

 

Definita la tua board di progetto puoi passare alla creazione delle liste per tenere le schede o card (attività o idee) organizzate nei vari stadi di progresso, spostandole tra le liste dall’inizio alla fine, secondo la configurazione del Da fare, In corso e Fatto. 

 

In questo modo Trello diventa un luogo dove tenere traccia di idee e informazioni. Non c’è limite al numero di liste di attività che puoi aggiungere a una bacheca e puoi disporle come preferisci.

 

Un fattore molto importante, per riagganciarci a quanto scritto prima, è quello di condividere con i tuoi collaboratori una card di “istruzioni” facilmente accessibile in cima alla prima lista sulla bacheca. In questa card puoi aggiungere obiettivi, tempi, risorse e link ai canali di comunicazione.

 

Un altro aspetto positivo è poter comunicare lasciando un commento su una scheda per il tuo gruppo: in questo modo tutti i tuoi collaboratori saranno sempre aggiornati. 

 

Lo spostare le singole schede da sinistra a destra, secondo un workflow di completamento attività, diventa anche un soddisfacente casellario dove puoi segnare i compiti svolti e tenere bene a mente cosa invece deve essere completato.

 

Avere l’avanzamento sott’occhio è il primo compito di un responsabile di un progetto e Trello in questo sta diventando uno dei migliori strumenti in circolazione sia per team di lavoro fluidi che lavorano da remoto, ma anche per quelli in uno stesso ufficio. Entrambi, infatti, hanno bisogno di un sistema che informi e sia informato sul procedere delle cose sempre in costante aggiornamento e con una comunicazione simultanea a tutti i membri della squadra.

Mi auguro che questo articolo ti sia stato utile per capire l’importanza del creare delle procedure. 

Sei abituata/o lavorare con delle procedure? Che strumenti utilizzi?

Fammi sapere cosa ne pensi in un commento qui sotto!