La ripartizione del tempo di un manager

 

 

Oggi affrontiamo un tema sempre attuale e forse mai risolto per molti manager delle aziende: come ripartire il tempo nelle varie attività?  

 

Per questo argomento, prendo in prestito una scheda trovata sul testo “gestisci il tuo tempo” di Luca e Laura Varvelli (ed.Gruppo 24ore). La scheda prende in considerazione la percentuale media di ripartizione del tempo per un manager ed è composta così:

 

• Lavoro autonomo, riflessione: 7%
• Telefono e e-mail: 17%
• Lettura e cultura personale: 3%
• Supervisione dei collaboratori e delle attività: 5%
• Colloqui informali: 28%
• Riunioni formali: 19%
• Impegni extra-aziendali: 6%
• Viaggi e trasferte di lavoro: 8%
• Varie: 7%

 

Dobbiamo dire che il testo è del 2003 e, probabilmente, in questi anni qualcosa è cambiato. Ad esempio? Il tempo sprecato dietro a distrazioni varie, soprattutto quelle portate dai nuovi strumenti di comunicazione (smartphone su tutti), può essere aumentato. 

 

Quindi forse la voce “Telefono ed e-mail” potrebbe essere maggiore in percentuale rispetto a qualche anno fa, ma il discorso non cambia.

 

Tra chiacchiere e riunioni va in fumo la metà della giornata. Se aggiungiamo anche email e telefonate abbiamo già perso praticamente il 70% del tempo e il manager non ha fatto ancora quasi nulla di quello che sarebbe la sua attività principale a livello strategico.

 

Su questo blog abbiamo già parlato più volte dell’importanza di focalizzarsi sugli obiettivi e la gestione delle priorità. Abbiamo detto che questo è alla base di una sana pianificazione del proprio tempo. A tal proposito ti consiglio di leggere l’articolo dedicato Matrice Covey.

 

È molto importante tenere traccia dei propri impegni quantificandoli e misurandoli con strumenti come Toggl che permette di analizzare come abbiamo effettivamente usato il nostro tempo.

 

Certo, ci vuole rigore nel segnare ogni inizio e fine attività ma già utilizzare macroscopicamente questo segnatempo può far capire dove stanno le lacune di gestione e le perdite di tempo. Vuoi scoprire come utilizzare Toggl al meglio? Ho scritto un intero articolo sull’uso di Toggl, sono certa lo troverai utile.

 

Gli impegni che si accavallano, le riunioni che si sommano a cui non possiamo dire di no (ma che a volte sembrano anche un po’ improduttive), lo stress accumulato per l’ansia di dover finire molte cose (ma anche di doverle ancora iniziare) sono il risultato della inefficacia con cui si usa il proprio tempo.

 

E spesso diventano alibi per non fare alcuna correzione sul proprio modus operandi per i giorni a venire.

 

Cambiando solo alcune abitudini e avendo un po’ di rigore su certe pratiche puoi aprire le porte a una sana e produttiva giornata lavorativa.

 

 

 

CONSIGLI CONTRO LE ATTIVITÀ “SPRECATEMPO”

 

 

Ecco allora alcuni suggerimenti, che mi permetto di dare sulla base della mia esperienza e dei molti testi consultati in questi anni, per iniziare a migliorare la gestione del tempo effettivo speso sulle varie attività elencate nella scheda iniziale. 

 

LAVORO AUTONOMO

 

• Riservati almeno 30 minuti al giorno nel momento della giornata. Deve essere un momento in cui nessuno può disturbare.
• Archivia con metodo. Per questo ti suggerisco il libro di David Allen “Detto fatto!”.
• Fai un breve intervallo tra le attività come ci insegna la tecnica del pomodoro di Francesco Cirillo (The Pomodoro Technique: The Life-Changing Time-Management System).
• Impara ad analizzare e studiare la tua curva di produttività.

 

TELEFONO E EMAIL

 

• Inizia sempre con le comunicazioni più difficili.
• Raggruppa le telefonate e chiedi di essere richiamata/o in uno slot di tempo definito.
• Chiedi alla tua segreteria di filtrare le chiamate (ti consiglio MySecretary App).
• Fai comunicazioni brevi e utili.
• Riduci la comunicazione via mail. Per questo puoi utilizzare software semplici ma efficaci come Trello.
• Dai subito le risposte.
• Tocca ogni argomento una sola volta.

 

LETTURA E CULTURA PERSONALE

 

• Leggi appena puoi. Sfrutta i ritagli di tempo e le attese varie.

 

COLLOQUI E RIUNIONI

 

• Chiediti sempre se è utile svolgere così tante riunioni.
• Scegli orari intelligenti. È assolutamente da evitare iniziare la giornata con una serie di riunioni. In questo modo le persone per la pausa pranzo sono già stanche e non sono riuscite ancora a dedicarsi al proprio lavoro.
• Inizia e finisci puntualmente, senza pausa caffè o pause dispersive.
• Fai colloqui di massimo 20 minuti e riunioni di massimo 1 ora.

 

TRASFERIMENTI E IMPEGNI EXTRA AZIENDALI

 

• Programma e pianifica con anticipo.
• Stabilisci in anticipo gli obiettivi.
• Prepara il verbale dell’incontro.

 

SUPERVISIONE DEI COLLABORATORI

 

• Renditi disponibile e impara ad ascoltare.
• Metti il focus sugli obiettivi e i risultati.
• Impara a motivare sempre i tuoi collaboratori.

 

Non ci sono regole ferree per creare una pianificazione produttiva; ci sono però buone pratiche che possiamo far diventare abitudini durante l’arco della giornata lavorativa o, meglio, durante la settimana.

 

Perché, alla fine, le abitudini sono i nostri comportamenti che ripetiamo ogni giorno, anche senza accorgercene.

 

Quindi basta aggiungerne altre, oltre alle nostre (quelle buone!), e organizzarle dentro un planning efficace!

 

Siamo arrivati al termine di questo articolo, vuoi altri consigli per migliorare la tua produttività? Ecco un mucchio di risorse gratuite per te. 

 

Ma non solo! Dai un’occhiata al mio corso “tieni il tempo”, il video introduttivo ti aiuterà a capire bene di cosa si tratta: inizia subito a ottimizzare il tuo tempo! 

 

 

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