L’imprenditore intelligente: come creare un metodo di gestione del tempo
Il tempo: l’unica risorsa che non si può creare.
La vita moderna è una corsa continua. Tra lavoro, famiglia, attività personali e imprevisti, è una gara contro il tempo che spesso ti lascia insoddisfatto, senza fiato e sovraccarico di lavoro. A volte sentiamo di aver bisogno di più ore e di giornate più lunghe.
Se sei un imprenditore o un’imprenditrice la difficoltà di portare a termine una serie di attività può essere deleteria sia ai fini della produttività della tua azienda, sia per il futuro stesso dell’impresa.
Citando le parole di alcuni grandi economisti: se non sei capace di gestire il tuo tempo, non potrai neanche riuscire a organizzare la tua azienda.
Il tempo non si può creare. L’unica cosa che puoi fare è imparare un metodo di gestione del tempo.
In questo articolo andremo a evidenziare alcuni aspetti che possono esserti utili per imparare a migliorare la qualità delle tue ore lavorative. Con una corretta gestione del tempo, infatti, puoi cambiare la tua vita e la produttività della tua attività.
L’IMPORTANZA DELLA GESTIONE DEL TEMPO PER UN IMPRENDITORE
Ma perché è necessario gestire bene il tempo? Se sei un imprenditore o un’imprenditrice, non hai timore della stanchezza, hai una forte passione per la tua attività e trovi grande soddisfazione in quello che fai, perché dovresti preoccuparti?
Be’, organizzare il tuo tempo è indispensabile per avere la possibilità di vivere la tua esistenza in equilibrio tra lavoro, famiglia, amici e tempo per te stesso: un qualcosa che è assolutamente necessario per la mente umana.
Il tuo cervello, infatti, ha bisogno di potersi concentrare su diverse realtà, che non siano solo quelle lavorative. In questo modo può apprendere, imparare e sviluppare nuove capacità che potranno essere anche vantaggiose per la tua impresa.
COME GESTIRE IL TEMPO: IL CONCETTO DI ORGANIZZAZIONE
Ma cosa s’intende con organizzare il tempo e gestirlo?
I due termini sono spesso collegati fra di loro anche se hanno un significato differente.
Quando si fa riferimento all’organizzazione, si considerano una serie di attività e atteggiamenti che sono messi in atto al fine di raggiungere un obiettivo specifico.
Per quanto riguarda la gestione del tempo invece, è l’insieme di quelle situazioni che fanno parte dell’organizzazione e che devono essere affrontate e risolte per ottenere un risultato.
Quindi l’organizzazione è alla base di un metodo di gestione del tempo e si sviluppa intorno a tre elementi fondamentali: priorità, pianificazione e verifica.
Questo significa che dovrai stabilire una sorta di gerarchia tra le tue attività.
Dovrai capire quali sono quelle più importanti per raggiungere, a livello personale o per la tua azienda, il successo.
A seguire dovrai fissare e pianificare gli strumenti che ti permetteranno di raggiungere il tuo obiettivo.
Infine dovrai verificare che le azioni che stai compiendo ti permettano di ottenere il tuo risultato.
AVERE CHIARI GLI OBIETTIVI E PIANIFICARLI
Alla base della tua attività imprenditoriale c’è un’idea: un qualcosa che ti ha spinto a scegliere di intraprendere questa strada per raggiungere un obiettivo finale.
Comprendere cosa vuoi ottenere dal tuo lavoro è fondamentale.
Può capitare, infatti, che alcuni eventi o difficoltà, possano determinare dei cambiamenti sostanziali nel tuo percorso, con una perdita di energie, risorse e di tempo.
Se invece hai ben preciso il tuo obiettivo, puoi migliorare la qualità del tuo tempo e raggiungerlo.
Il tempo diventa quindi non un elemento tiranno, che fugge via lasciandoti con riunioni non complete, progetti che non hai ancora iniziato e un incremento di stress e di ansia; ma uno strumento che ti permetterà di rendere la tua azienda produttiva e concorrenziale rispetto al mercato moderno.
Pianificare il tuo tempo diventa quindi non un’opzione, ma un elemento indispensabile se vuoi avere successo nella tua attività.
GESTIRE LE TUE ATTIVITÀ: LA MATRICE DI EISENHOWER
Dopo che hai fissato il tuo obiettivo, devi quindi migliorare la qualità del tempo che impieghi nello svolgere una determinata attività.
Ma come puoi farlo? Semplicemente stabilendo quali siano le priorità.
In ogni impresa infatti vi sono una serie di operazioni che possono essere definite urgenti, non urgenti, importanti oppure non importanti. Saperle individuare è un passo significativo per acquisire un metodo di gestione del tempo.
La matrice di Eisenhower può essere un valido strumento che ti permetterà di valutare quali sono le priorità e quanto tempo dedichi a queste.
Dwight D. Eisenhower è un nome che probabilmente ti fa ricordare i libri di storia: è stato un grande stratega militare durante la Seconda Guerra Mondiale e divenne anche presidente degli Stati Uniti negli anni 50.
Una frase che spesso ripeteva era “ciò che è importante raramente è urgente e ciò che è urgente raramente è importante”.
Il concetto che è alla base di questa espressione è quello di imparare a gestire le attività in base alle loro priorità.
L’idea è stata poi sviluppata da Stephen Covey, da cui prende anche il nome di Matrice di Covey.
Come ti può essere utile questo sistema per migliorare la gestione delle tue attività?
I fattori che vengono presi in considerazione sono l’urgenza e l’importanza. Queste due realtà vengono posizionate in uno schema diviso in quattro quadranti che si intersecano. In ognuno di essi ci sarà una combinazione di attività.
UTILIZZARE LA MATRICE A PROPRIO VANTAGGIO
Nel quadrante I troverai le attività urgenti, che sono quelle che spesso ti mettono pressione. Sono quelle attività che nascono da problemi pressanti e da progetti a scadenza, ma che il più delle volte non sono importanti, dato che l’urgenza è collegata a un arco temporale preciso.
Dall’altro lato avrai le attività importanti che invece sono strettamente collegate ai risultati e agli obiettivi che ti sei prefissato.
Nel quadrante II vengono introdotte le attività non urgenti ma importanti. Sono le attività legate alla pianificazione, la costruzione delle relazioni, con risultati che implicano crescita sia personale che lavorativa.
Infine nel quadrante III e IV troverai le attività non importanti, che potranno essere urgenti oppure no. Un esempio? Le relazioni che vengono svolte telefonicamente o via email, le riunioni, il raggiungimento di obiettivi poco rilevanti, le perdite di tempo e le situazioni banali.
Se sei un imprenditore o un’imprenditrice, in base a questo schema, potrai osservare come gran parte del tempo lo impieghi nel gestire le attività del quadrante I e solo un 10% lo utilizzi per il resto.
In particolare il quadrante II prevede la pianificazione, mentre il III e il IV riguardano un insieme di azioni che anche se vengono considerate poco importanti, sono necessarie al tuo lavoro.
Ho dedicato un intero articolo alla matrice di Eisenhower, sono certa che troverai molte informazioni utili.
ORGANIZZARE IL TEMPO A TUA DISPOSIZIONE: MANTENERE TRACCIA
In base alla Matrice di Covey puoi quindi iniziare a gestire il tempo in modo differente, distribuendolo equamente tra le varie attività della tua giornata.
Se schematizzi quelle che sono le operazioni che come imprenditore o imprenditrice effettui durante l’arco temporale quotidiano, puoi renderti conto che spesso dedichi più tempo al telefono o alle email rispetto alla pianificazione. Oppure non dedichi tempo alla formazione personale e alle trasferte di lavoro, troppo impegnato in riunioni, supervisioni dei collaboratori oppure in colloqui formali.
L’organizzazione del tempo diventa quindi un passo in più verso l’acquisizione di un metodo di gestione del tempo stesso.
Naturalmente avrai bisogno di conoscere quante ore e minuti impieghi per ogni attività. Per questo potrebbe essere utile almeno per un paio di settimane tenere traccia di tutto quello che fai in un arco temporale preciso.
Lo puoi fare in modo tradizionale, utilizzando un cronometro e carta e penna, oppure impiegando una delle tante app, che ti permettono di avere una visione completa del tuo tempo.
Una volta che hai i risultati, potrai confrontarli con la matrice di Eisenhower e verificare come è distribuito il tuo tempo, riequilibrandolo in modo proporzionale alle singole attività.
LA PIANIFICAZIONE DEL TEMPO: IL PERICOLO DI PROCRASTINARE
Una volta organizzato il tuo tempo e imparato a gestirlo in modo da distribuirlo equamente tra le varie attività, il passo successivo è quello di creare una pianificazione presente e futura.
Ma cosa s’intende con pianificare? Il concetto prevede di programmare le tue attività e i compiti che dovrai svolgere nell’arco della giornata e del mese, fissando gli step da raggiungere e gli strumenti necessari per farlo.
La pianificazione è fondamentale dato che può essere considerata un vero e proprio investimento che porterà al successo della tua attività.
Analizzare il tuo lavoro e programmare quello presente e futuro, non è una cosa semplice. A volte la verifica di quello che stai facendo e di ciò che dovrai fare, può crearti il timore di non riuscire nel tuo intento e spingerti lungo strade sbagliate che ti fanno sprecare altro tempo allontanandoti dall’obiettivo principale.
La conseguenza sarà quella di procrastinare le tue scelte e quindi perdere altro tempo.
La pianificazione è l’unica soluzione per poter evitare di incorrere in questo ostacolo che fa parte del comportamento di tutti gli esseri umani.
CONTROLLARE IL TEMPO: VALUTARE QUANTO NE VIENE SPRECATO IN ALTRE ATTIVITÀ
L’ultima considerazione che devi tenere sempre presente è quella di capire quanto tempo stai realmente perdendo e come potresti utilizzarlo al meglio per sviluppare la tua attività imprenditoriale.
Forse potresti pensare che sia un controsenso, ma se razionalizzi le tue ore di lavoro puoi non solo migliorare la tua impresa, ma anche la qualità della tua vita.
Non devi dimenticare che quasi sempre la gestione del tuo tempo coincide anche con il modo in cui gestisci la vita di tutti i giorni, sia lavorativa che familiare.
Per capire dove stai perdendo tempo puoi semplicemente prendere un blocchetto e segnare le attività che svolgi e le ore e i minuti che hai dedicando ad esse, per poi confrontarle con la Matrice di Covey e verificare la loro urgenza o importanza.
Potrai anche utilizzare delle applicazioni sia attraverso il tuo computer che il tuo smartphone, in modo da poter avere anche statistiche e resoconti in automatico.
Siamo arrivati al termine di questo articolo, mi auguro di averti aiutato a capire come poter migliorare la gestione del tuo tempo. A questo punto ti invito a dare un’occhiata a tutte le risorse gratuite che ho creato per aiutarti a migliorare la tua produttività.
Ho creato anche il corso tieni il tempo, per capire come può esserti di aiuto, guarda il video introduttivo. 🙂
