Stai pensando di pianificare un evento per la tua azienda ma non sai come organizzarti?
Parliamoci chiaro: quando si parla di eventi improvvisare non è un’opzione. Non vogliamo di certo che i partecipanti si annoino per tutto il tempo o che ci siano problemi con il catering, dico bene?
Quindi, un’organizzazione dettagliata è la base per la buona riuscita di una serata importante come questa.
Sì, ma come fare?
In questo articolo vedremo come gettare le basi per organizzare eventi aziendali che funzionino e che soddisfino le attese dei suoi partecipanti.
La pianificazione di un evento aziendale di successo inizia con dieci elementi fondamentali
1. Stabilire obiettivi e finalità
La prima (e più importante) cosa da fare è stabilire un obiettivo per il tuo evento.
Ma come fare? 🧐
Comincia identificando il tema dell’evento aziendale e quale sarà il suo obiettivo. Che si tratti di un picnic di squadra, di una riunione di un team o di qualsiasi altra cosa, avere un obiettivo adeguato ti aiuterà a gestire tutto senza intoppi.
L’obiettivo principale deve essere rappresentato dalle persone che partecipano all’evento, quindi è necessario tenere a mente i loro desideri e le loro aspettative.
Stila un elenco delle cose che i tuoi ospiti si aspettano e fai in modo di includerle nel tuo evento.
2. Stabilire il budget dell’evento
Dopo aver stabilito l’obiettivo dell’evento, è il momento di determinare il budget.
In questo caso dovrai considerare ogni possibile spesa che l’evento comporterà, ecco perché stabilire dei limiti al budget ti aiuterà a evitare di spendere troppo e risparmiare nell’allocazione delle risorse.
3. Fare un elenco degli ospiti
Dopo aver pianificato il budget e fissato l’obiettivo, è il momento di stilare un elenco degli invitati (se si tratta di un evento specifico per il cliente) o di creare un biglietto d’invito attraente per i tuoi dipendenti (se si tratta di un evento interno).
Determinare il pubblico prima dell’evento ti aiuterà a scegliere in modo appropriato le attrezzature e i servizi necessari.
Crea dei biglietti unici e innovativi – o una mail accattivante – e inviali ai partecipanti. Se l’obiettivo è raggiungere o intrattenere i clienti, spedisci gli inviti una o due settimane prima dell’evento.
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4. Scegliere la location
Dopo aver stilato la lista degli invitati, il compito successivo riguarda la scelta della location.
Il segreto?
Scegliere un luogo che renda l’evento memorabile.
Nel farlo, tieni sempre presente il tuo budget. Scegli un luogo che si rivolga al tuo pubblico di riferimento e che sia apprezzato dai tuoi dipendenti. Inoltre, la sede dovrebbe avere un tema che rifletta l’obiettivo dell’evento.
Scegli una data valida evitando le festività più importanti e prenota la sede con largo anticipo per evitare complicazioni all’ultimo minuto.
5. Dedicare tempo al marketing
Per la buona riuscita dell’evento dovrai dedicare tempo e denaro al marketing e alla pubblicità, specie se è rivolto principalmente ai clienti .
È essenziale suscitare l’entusiasmo di tutti i partecipanti fino al grande giorno per creare qualcosa che difficilmente verrà scordato.
E qui entrano in gioco i social media.
Sfruttali per promuovere il tuo evento e utilizza canali come la creazione di contenuti e l’e-mail marketing per creare entusiasmo tra i partecipanti fino al giorno dell’evento.
6. Organizzare tutto (ma tutto tutto)
Dopo aver fatto tutto quanto abbiamo visto qui sopra, è ora di prendere tutti i provvedimenti necessari per l’evento vero e proprio.
È arrivato il momento di scegliere un nome e un tema e richiedere tutti gli oggetti e gli strumenti necessari.
Mi spiego meglio.
Per esempio, se è prevista una cerimonia di premiazione, è necessario preparare in anticipo oggetti come regali, premi, souvenir e certificati. Inoltre, non dimenticare di predisporre le attrezzature necessarie come altoparlanti, microfoni, telecamere, sedie, tavoli, proiettori, ecc.
Successivamente dovrai decidere quali attività includere e informare il personale e la direzione. È essenziale organizzare attività che, auspicabilmente, coinvolgano tutti i dipendenti.
La cura di tutti questi aspetti farà sì che l’evento si svolga senza intoppi.
7. Tenere traccia e valutare ogni aspetto
Il giorno dell’evento dovrai assicurarti che tutto sia curato nei minimi dettagli e tenere traccia di tutte le spese sostenute. Questo è uno degli aspetti più importanti dell’organizzazione di un evento aziendale.
Inoltre, valuta il successo della giornata cercando di capire se i partecipanti si stanno divertendo o meno. In caso contrario, raccogli più feedback possibili e adotta le misure necessarie per risollevare l’umore dei partecipanti.
8. Raccogliere e condividere idee
Un evento aziendale è una piattaforma perfetta per raccogliere e condividere grandi idee.
Durante l’evento, trovate il modo di raccogliere feedback che ti potrebbero aiutare per migliorare la tua azienda o i tuoi prodotti.
Un esempio pratico?
Alcuni dei tuoi dipendenti possono condurre un sondaggio o intervistare i partecipanti durante l’evento per scoprire cosa ne pensano. Questo ti aiuterà a includere idee innovative nei futuri post del blog o in altri contenuti.
9. Incoraggiare la partecipazione
Promuovi la partecipazione degli invitati e incoraggiali a divertirsi e a rilassarsi.
Se si tratta del lancio di un prodotto, assicurati che ogni partecipante prenda parte alla dimostrazione. Se si tratta di un evento di squadra invece, assicurati che ogni dipendente partecipi alle attività svolte.
10. Creare reti e connessioni
Il mio consiglio è di ingaggiare una persona che si occupi dell’accoglienza di ogni ospite all’ingresso. Un evento aziendale è un luogo perfetto per incontrare potenziali clienti e creare connessioni con le persone.
Presenta i tuoi dipendenti agli ospiti e fai in modo che tutti si conoscano. In questo modo si creeranno opportunità di nuove relazioni future.
Per finire, assicurati che i partecipanti si divertano e, soprattutto, ricordati di divertirti anche tu! 😉
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Parliamoci chiaro: organizzare un evento aziendale è tutt’altro che una passeggiata di salute.
Ci sono tanti (troppi) aspetti da tenere sotto controllo, il che è al 100% una fonte di stress e ansia nella speranza che tutto vada per il meglio. Senza contare che rischieresti di non goderti la serata!
Ma c’è una soluzione?
Ovviamente sì.
Hai mai considerato l’idea di delegare tutto a un’assistente virtuale? Così facendo avrai una collaboratrice affidabile e competente nel settore di event planning che si occuperà di tutta la parte organizzativa al posto tuo.
Probabilmente sarai brulicante di idee, ma farai fatica a metterle in ordine per dare vita a un evento aziendale di successo: con una VA (Virtual Assistant) potrai farlo in totale tranquillità.
Vuoi saperne di più? Qui ti spiego come funziona la collaborazione virtuale.
Conclusioni
In questo articolo abbiamo visto come gettare le basi per organizzare eventi aziendali al meglio. Se tuttavia ritieni che sia un’attività troppo impegnativa per il momento, io ho la soluzione che fa al caso tuo.
Collaborando con un’assistente virtuale potrai ricevere l’aiuto di una persona competente ed efficiente senza sostenere i costi tipici di un dipendente (ferie, malattia, maternità, utenze varie, ecc.). In altre parole, potrebbe essere la soluzione migliore se hai poco tempo a disposizione e un budget limitato.
A presto! ☺️
