Parliamoci chiaro: quasi tutti gli imprenditori hanno paura di delegare ad altri e i motivi sono sempre gli stessi.
Temono che le cose non saranno fatte a dovere o che non saranno minimamente portate a termine.
D’altra parte, continuare a fare tutto da soli è impensabile, perché porterebbe solo a ulteriori stress e frustrazione e, alla lunga, a una cattiva gestione dell’azienda.
Quindi, come trovare un equilibrio?
In questo articolo vedremo come superare la paura di delegare e perché tante aziende si stanno affidando alle assistenti virtuali.
Hai già l’impressione che faccia al caso tuo?
Iniziamo!
Delegare o non delegare? Questo è il dilemma 🤨
Perché abbiamo paura di delegare e che cosa possiamo fare al riguardo?
Le persone hanno paura di delegare. È un dato di fatto.
Prova a chiedere ai tuoi colleghi o amici quanto sono bravi a delegare e sentirai sicuramente qualcosa di simile a:
🗣️”Non sono bravo/a a delegare”;
🗣️”Mi piacerebbe migliorare questo aspetto”;
🗣️”Vorrei poter fare di più”;
🗣️”Non mi sento mai a mio agio quando delego a qualcuno”.
O ancora:
🗣️”Non ho nessuno a cui delegare”;
🗣️”Non riescono mai a fare un buon lavoro”.
Se queste risposte ti suonano familiari, vediamo di approfondire e comprendere il vero motivo delle nostre paure nei confronti della delega.
La prima reazione alla parola ‘delega’ dovrebbe essere di estremo entusiasmo. Perché? Perché la delega è positiva, non solo per te, ma anche per tutti gli altri.
Inutile dirlo, ma delegare i compiti presenta innumerevoli vantaggi.
In primo luogo, le persone alle quali vengono affidati nuovi incarichi capiscono che tu riconosci le loro capacità e che, dunque, sono in grado di svolgere determinati compiti e prendersi le giuste responsabilità.
Ma non è tutto.
Delegando un compito, si trasferiscono competenze che possono essere utilizzate in seguito, se necessario. Con il tempo, ti ritroverai con uno staff pieno di risorse, in grado di coprirsi l’un l’altro per le varie competenze richieste.
Inoltre, aumenti l’efficienza dell’organizzazione consentendo a coloro che sono più bravi di te a svolgere un compito di sostituirti e di ottenere di più. Senza contare che contribuisci a far sì che i tuoi collaboratori riescano ad apprezzare di più il loro lavoro, mettendoli alla prova, motivandoli e aumentando la loro consapevolezza. Come è noto, le persone motivate sono molto più produttive ed entusiaste del proprio lavoro e, di conseguenza, trasmettono entusiasmo al resto del team.
E naturalmente, se si delega correttamente, si risparmia tempo e si diventa più produttivi per occuparsi di altri compiti critici.
Le classiche paure nei confronti della delega derivano dal fraintendimento del concetto di delega. La delega non consiste nel liberarsi di un compito che non si riesce a svolgere o nel riempire il tempo di qualcuno perché bisogna tenerlo occupato. Entrambe le cose porterebbero infatti a un delegato demotivato che preferirà evitare il lavoro. Cerca di considerare, invece, la delega come un modo per ampliare i ruoli e coinvolgere maggiormente le persone nella complessità e nelle sfide del tuo lavoro.
D’altro canto, è pur sempre lecito considerare la delega anche come un’occasione per avere più tempo libero e più energie da dedicare ad altre questioni.
Sì, ma come fare nella pratica?
Vediamolo subito.
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Tre step per superare la tua paura di delegare
1. Identificare dove concentrarsi
Per aiutarti a lasciar perdere i progetti che altri possono fare, devi capire cosa esattamente dovrebbe occupare la maggior parte del tuo tempo. Dove il tuo contributo può avere il massimo impatto? Per la maggior parte degli imprenditori, queste attività comprendono:
- la riflessione strategica sulle nuove opportunità di business;
- la creazione di relazioni;
- le vendite;
- alcuni elementi specifici delle operazioni.
Purtroppo, la maggior parte dei titolari si accorge che le attività più essenziali per la creazione di un’impresa non vengono mai svolte, perché sommerse dalle operazioni quotidiane. Dunque, prenditi un momento per fare un passo indietro e pensare a dove potresti fornire il massimo valore. Tutto ciò che esula dai tuoi punti di forza e dal tuo ruolo dovrebbe essere un’attività che altri possono svolgere.
2. Dare un nome alla paura
Una vaga sensazione di disagio può impedirci di andare avanti. Ma quando chiariamo cosa ci preoccupa davvero, possiamo affrontare il problema e passare al livello successivo. Quindi, dai un nome alle tue paure.
Per aiutarti a iniziare, ho elencato alcune preoccupazioni comuni per ogni categoria.
- Se delego, il lavoro non verrà svolto;
- il lavoro non sarà fatto bene;
- mi sento prepotente;
- ho paura di disturbare gli altri;
- mi sento fuori controllo;
- il lavoro non verrà svolto nel modo che preferisco.
Ma se decidi di svolgere il lavoro in autonomia, senza l’aiuto di nessuno, potresti:
- sentirti sotto stress;
- sentire di non riposare abbastanza;
- avere la sensazione di perdere occasioni di crescita;
- sentirti fuori controllo;
- limitare la crescita degli altri.
Insomma, un vero disastro.
Quindi, ora prendi in considerazione solo i punti nei quali ti ritrovi e indica in modo specifico i rischi percepiti associati sia alla partecipazione di altri sia al lavoro svolto in prima persona.
3. Minimizzare il rischio
Una volta ottenuto un elenco dettagliato dei rischi percepiti, cogli l’opportunità di affrontare ogni questione. Cerca di capire come ridurre al minimo il rischio quando il lavoro viene svolto da altri. Questo ti consentirà di mettere in atto i controlli e gli equilibri appropriati e le misure di salvaguardia.
Per esempio:
Rischio percepito: “Il lavoro non verrà svolto”.
Strategia di riduzione del rischio: creare un sistema di follow-up per ogni compito. Fai un elenco di attività in corso o organizza riunioni per rivedere le consegne.
Rischio percepito: “Il lavoro non verrà svolto bene”.
Strategia di riduzione del rischio: prenditi del tempo per riflettere sul lavoro che deleghi ad altri. Identifica se ti trovi nella fase di direzione, affiancamento, supporto o delega diretta, sia per quanto riguarda la persona che il compito assegnato. Adatta il tuo approccio gestionale di conseguenza.
Inoltre, considera sempre un ‘tempo cuscinetto’ per la revisione e la modifica del lavoro.
Seguendo questa strategia in tre fasi, potrai delegare in modo efficace e investire il tuo tempo nella crescita della tua attività, senza esaurirti.
Bene, a questo punto la domanda sorge spontanea: a chi delegare?
L’arte della delega: perché sempre più imprenditori scelgono l’assistente virtuale
Perché delegare a una VA (Virtual Assistant)?
Molto spesso i datori di lavoro non possono delegare ai propri dipendenti semplicemente perché questi ultimi non hanno il tempo sufficiente per dedicarsi ad altre attività, e ‘caricarli di lavoro’ sarebbe controproducente per due ragioni:
- i dipendenti sarebbero troppo stressati;
- e di conseguenza, potrebbero non svolgere i compiti con la concentrazione e la motivazione necessarie.
Per farla breve, non gioverebbe a nessuno.
Collaborando con un’assistente virtuale, invece, avrai la garanzia che il lavoro sarà svolto da una figura competente e preparata. Ma di cosa si occupa nello specifico?
Diciamo che il suo ruolo può riguardare la gestione di blog e siti web, l’organizzazione di eventi e viaggi, la tenuta della contabilità, la gestione dei compiti amministrativi, l’organizzazione dell’agenda, ecc.
Affidandoti a una VA, potrai finalmente migliorare la gestione della tua azienda e aumentare la produttività, senza contare che potrai risparmiare per i tipici costi di un dipendente.
Perché?
Semplice, perché collaborare con una VA non comporta costi come:
- stipendio fisso;
- maternità;
- congedi, ferie e malattie;
- permessi;
- utenze;
- INPS.
Ti ho incuriosito? Scopri ora come funziona la collaborazione virtuale!
Leggi anche: I principali vantaggi di una segretaria virtuale, che tante aziende stanno già sperimentando
Conclusioni
In questo articolo abbiamo visto in che modo un’assistente virtuale può aiutarti a delegare i compiti che ti rubano troppo tempo e intaccano la produttività dell’azienda.
Per saperne di più, non esitare a contattarmi. A presto!
