Pianificare sì, ma non troppo. Vademecum di pianificazione
La settimana scorsa ti ho parlato di analisi, per scoprire le tue abitudini nella gestione del tempo. Ma vediamo perché ci vuole una corretta pianificazione.
Il nostro cervello, estremamente sovraccaricato, tutto quello che può lo gestisce sulla base di automatismi. Questa modalità da pilota automatico ti fa gestire sempre nello stesso modo scorretto le tue giornate, ti fa perdere mesi lunghi senza mai aver fatto dei progressi.
Per correggere le abitudini limitanti, come spiegato nell’ articolo precedente, dovrai quindi capire come è strutturata la tua giornata tipica, riuscire a quantificare il tempo impegnato per le attività poco utili, per quelle che ti generano emozioni negative, ma anche scoprire quali sono i momenti migliori per le attività che necessitano di tanta concentrazione.
A questo punto sarai in grado di creare dei blocchi fissi sulla tua agenda a seconda della tipologia dell’attività.
Ma prendiamo qualche esempio di azioni più concrete che si possono fare:
- Capire quale è il miglior momento per le attività di massima priorità
- Raccogliere in blocco le microattività e quindi pianificarle nei momenti di calo di energie, ma anche subito dopo delle attività che invece normalmente generano emozioni negative
- Pianificare il riposo in modo più strategico
- Programmare delle giornate con delle attività di networking/incontri/formazione
- Fissare le attività fisiche e avere un’alimentazione regolare
Con la creazione di blocchi fissi sarai in grado di pianificare anche gli appuntamenti, e non spezzare troppo le giornate.
Sicuramente desideri integrare delle nuove abitudini.
Questa è una procedura lunga e faticosa, ma vale la pena, perché non appena diventa automatica – ci vogliono almeno 3 settimane – riuscirai a impostare una vita più serena e sana senza fatica. Per facilitare questo processo puoi scaricare il mio tracker qui.
Prima di passare alla modalità di pianificazione dovrai analizzare e classificare le tue attività. Non c’è modo migliore che usare la matrice di Eisenhower o Covey. Di questo abbiamo già parlato, e in questo link potrai anche scaricare un form per creare la tua matrice personalizzata.
Se hai evidenziato le tua attività prioritarie deI quadrante 2 (come puoi vedere nell’immagine qui sotto) e nello stesso tempo hai capito quali sono i blocchi migliori per ottenere la massima focalizzazione il gioco è fatto.
Matrice di Covey
Ma guardiamo quali sono i due errori più diffusi: il NON PIANIFICARE e l’ IPERPIANIFICARE.
Come dice Stephen Covey:
“Dove non c’è un giardiniere, non c’è un giardino.“
Non pianificare vuol dire essere costretti a improvvisare e a farsi prendere dal panico nel gestire esclusivamente le emergenze e le urgenze, e a rimandare sempre le attività più importanti, quelle strategiche.
Mentre iperpianificare è una perdita di tempo e produce una strada non fattibile. Per affrontare le vie sconosciute del futuro dobbiamo creare una mappa, e lasciare che esse mostrino strade alternative, eventualmente migliori di quelle che abbiamo previsto noi.
Negli ultimi anni è esploso il mercato dei tool di produttività. In realtà penso che il successo della tua pianificazione non dipenda tanto dal tool ma dai concetti di base appena spiegati.
Il tool spesso diventa una stampella come le diete miracolose, senza un percorso di analisi e ragionamento profondo finisce per non essere efficace.
Installare un tool è sicuramente più veloce che fare l’analisi per una settimana e classificare le tue attività per arrivare a una conclusione strategica, ma penso che ogni minuto risparmiato sulla pianificazione ti farà perdere il doppio del tempo!
Sono tanti i libri prodotti sull’importanza di avere degli obiettivi e di pianificare.
Eccoti un elenco di alcuni testi interessanti sull’argomento da consultare:
Ho creato anche il corso tieni il tempo, per capire come può esserti di aiuto, guarda il video introduttivo. 🙂
