Ci siamo passati tutti: un viaggio di lavoro che diventa rapidamente una fonte di stress, perdita di tempo e di denaro.
Ma come si può evitare questo risultato sgradevole?
In questo articolo, ti darò i miei consigli migliori per organizzare un viaggio di lavoro che sia produttivo e piacevole, condividendo anche la mia esperienza personale.
Come organizzare un viaggio di lavoro al meglio? E perché non affidarlo a una VA?
1. Organizzare il viaggio
La pianificazione è importante – se non essenziale – quando si tratta di viaggi d’affari. Il primo passo dovrebbe sempre essere quello di familiarizzare con la politica aziendale in materia di viaggi.
Dopotutto è un viaggio d’affari, non un viaggio personale o una breve vacanza, quindi è fondamentale essere conformi alla politica aziendale.
Poi, è il momento di prenotare il viaggio.
Questo può comportare un viaggio in aereo, in treno, in auto a noleggio o addirittura in nave. Quando si organizza bisogna prima di tutto considerare le varie tempistiche e far combaciare gli spostamenti con i vari appuntamenti, in modo da ottimizzare il tutto e concludere la giornata in modo proficuo.
Inoltre, non dimenticare i piccoli dettagli: l’aereo è dotato di Wi-Fi per poter lavorare in movimento? Partire un giorno prima ti permetterebbe di arrivare alla prima riunione più riposato e preparato?
A questo punto, quanto più accurata sarà la tua preparazione, tanto più tu e il tuo team sarete sicuri e rilassati al momento della partenza.
2. Scegliere l’alloggio
La preparazione di un viaggio d’affari è, ovviamente, solo metà del lavoro.
Anche la scelta della sistemazione migliore per le tue esigenze è essenziale.
Se devi raggiungere un solo luogo di incontro, assicurati di prenotare un hotel nelle vicinanze, piuttosto che lasciarti tentare da un’opzione più lussuosa che potrebbe essere a 45 minuti di distanza. Utilizza le mappe sullo smartphone per misurare le distanze dalla stazione o dall’aeroporto all’hotel e ricorda che le strade e le reti di trasporto sono più trafficate in determinate ore del giorno.
Inoltre, controlla le politiche alberghiere della tua azienda per vedere se ci sono hotel preferiti: potresti anche ottenere un buon affare. Per quanto riguarda i costi, assicurati di confrontare le tariffe per tipi di alloggio simili e di scegliere qualcosa che abbia un prezzo equo.
È anche una buona idea prestare attenzione ai servizi offerti dall’hotel.
Tieni presente che alcuni hotel a vocazione turistica potrebbero servire la colazione troppo tardi per le tue partenze anticipate, mentre chi viaggia per lavoro probabilmente vorrà Wi-Fi gratuito, servizio in camera 24 ore su 24 e molte prese di corrente per ricaricare i dispositivi.
Questi dettagli sono essenziali, sia che viaggi in autonomia o con i tuoi colleghi.
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3. Creare un itinerario dettagliato
L’itinerario è il progetto per un viaggio di lavoro che avrà successo.
Utilizzalo per avere il controllo su ogni dettaglio, dagli orari dei trasporti e i nomi delle persone che incontrerai, alle prenotazioni del viaggio e all’indirizzo dell’hotel.
💡Extra tip: assicurati di prevedere nel tuo itinerario del tempo extra per rilassarti, per le riunioni che sono state ritardate o spostate e per il traffico intenso.
4. Ricerca sulla destinazione
Può darsi che tu stia viaggiando verso una destinazione che conosci bene e in cui ti senta a tuo agio. Oppure, potresti entrare in un territorio sconosciuto.
In questo secondo caso, la ricerca è essenziale per evitare rischi inutili. Ad esempio, alcune città sono note per i borseggiatori, quindi dovrai prestare molta attenzione nel riporre in tasca oggetti importanti e costosi come i telefoni. A seconda del luogo in cui ti rechi, potrebbe essere prudente anche informarsi sulla situazione politica attuale.
Forse stai viaggiando in una città o in un Paese con una cultura e dei costumi diversi dai tuoi. In questo caso, è cosa buona e giusta eseguire qualche ricerca sulla destinazione, così da fare una buona impressione anche ai potenziali clienti che incontrerai.
I principali vantaggi dell’assunzione di un’assistente virtuale per la pianificazione dei viaggi di lavoro
Delegando l’organizzazione di viaggi di lavoro a un’assistente virtuale è possibile ottenere una pletora di vantaggi di cui approfittare.
Vediamo alcuni tra i più comuni.
#1 Nessun problema amministrativo
Assumendo un’assistente virtuale per la pianificazione non dovrai occuparti di alcun tipo di incombenza amministrativa.
#2 Pagamento a progetto
Collaborare con una VA è altamente conveniente, anche al livello economico. Infatti, la collaborazione prevede un pagamento a progetto precedentemente concordato con il cliente. Il che significa che non dovrai sostenere i tipici costi che deriverebbero dall’assunzione di un nuovo dipendente, come:
- stipendio fisso;
- malattia;
- congedi;
- ferie;
- permessi;
- contributi;
- utenze.
Insomma, il risparmio è davvero notevole.
#3 Servizi di alta qualità
Un’assistente virtuale è una figura competente capace di programmare un viaggio di lavoro al minimo dettaglio, offrendoti un’esperienza di qualità che ti farà dormire sonni tranquilli.
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#4 Risparmio di tempo
Last but not least, affidarsi a un’assistente virtuale per la pianificazione di viaggi di lavoro significa risparmiare una mole di tempo – e stress – che derivano da questa attività: non dovrai preoccuparti delle tempistiche, degli alloggi, degli spostamenti, ecc.
Insomma, non avrai alcuna preoccupazione.
Per saperne di più, scopri ora come funziona la collaborazione virtuale.
A presto!
💡Takeaways sulla pianificazione di viaggi di lavoro
- La pianificazione è essenziale per organizzare un viaggio di lavoro con successo. Prima di tutto, è importante essere conformi alla politica aziendale in materia di viaggi, poi si deve prenotare il viaggio e scegliere l’alloggio migliore per le proprie esigenze. Infine, è importante creare un itinerario dettagliato e fare ricerche sulla destinazione, soprattutto se si viaggia in un luogo sconosciuto.
- Affidarsi a un’assistente virtuale per la pianificazione di un viaggio di lavoro può offrire numerosi vantaggi. In primo luogo, si elimina la necessità di occuparsi di incombenze amministrative. Inoltre, si paga solo per il progetto, senza dover sostenere i costi associati all’assunzione di un dipendente. Un’assistente virtuale è anche in grado di offrire servizi di alta qualità e risparmiare tempo e stress.
- Infine, la ricerca sulla destinazione e la pianificazione accurata dell’itinerario sono cruciali per garantire un viaggio di lavoro di successo, indipendentemente dall’opzione scelta per la pianificazione.
FAQ per la pianificazione di un viaggio aziendale
Qual è l’importanza della pianificazione in un viaggio d’affari?
La pianificazione è essenziale quando si tratta di viaggi d’affari. Il primo passo dovrebbe sempre essere quello di familiarizzare con la politica aziendale in materia di viaggi.
Come scegliere l’alloggio migliore per un viaggio d’affari?
La scelta della sistemazione migliore per le tue esigenze è essenziale. Se devi raggiungere un solo luogo di incontro, assicurati di prenotare un hotel nelle vicinanze, piuttosto che lasciarti tentare da un’opzione più lussuosa che potrebbe essere a 45 minuti di distanza.
Quali sono i vantaggi dell’assunzione di un’assistente virtuale per la pianificazione dei viaggi di lavoro?
Affidarsi a un’assistente virtuale per la pianificazione di un viaggio di lavoro può offrire numerosi vantaggi. In primo luogo, si elimina la necessità di occuparsi di incombenze amministrative. Inoltre, si paga solo per il progetto, senza dover sostenere i costi associati all’assunzione di un dipendente. Un’assistente virtuale è anche in grado di offrire servizi di alta qualità e risparmiare tempo e stress.
