Se stai pensando di rivolgerti a un’assistente virtuale, significa che desideri:
- ridurre i costi al minimo;
- risparmiare tempo.
Se però hai pensato che questa fosse una mossa troppo costosa, ti fermo subito.
È esattamente il contrario.
E se ti stai chiedendo come sia possibile, in questo articolo ti spiegherò perché collaborare con un’assistente virtuale può rivelarsi una scelta vantaggiosa sia al livello economico che in termini di produttività.
Segretaria virtuale: i costi di una collaborazione esterna che ti faranno risparmiare sulle spese di gestione (e non solo)
Quanto costa una collaborazione con un’assistente virtuale?
Il costo di una collaborazione con un’assistente virtuale dipende dal tipo di servizio che offre e, generalmente, si basa su una tariffa oraria mensile.
Questa prevede il pagamento a seconda del tempo impiegato per il compimento di una certa attività: si tratta di un’opzione molto dinamica che permette ai clienti di capire quali sono le loro esigenze durante il corso della collaborazione con l’assistente.
Ci sono poi altre segretarie virtuali che offrono una seconda opzione: la collaborazione a progetto. Essa consiste nella definizione di obiettivi specifici e nella creazione di un pacchetto fatto e finito. Sebbene questa sia adatta per alcuni tipi di attività, è sicuramente una scelta meno flessibile rispetto alla tariffa oraria mensile.
Quindi: come capire quale sia la scelta migliore per la tua azienda?
Il mio consiglio è di fare dei test iniziali, così da individuare le tue esigenze e comprendere di quanto tempo hai bisogno.
Tieni presente, infatti, che ci sono molti compiti che possono essere facilmente delegati, anche se all’inizio può essere difficile riconoscere di non poter fare tutto da soli.
Il che è un paradosso, non credi?
Ma siamo onesti: la gestione delle attività richiede tempo e organizzazione e, spesso, è preferibile lasciare che altri si occupino di compiti per i quali noi abbiamo dei limiti. Solo così la produttività aumenta e la qualità dei progetti migliora.
A tal proposito, un’assistente virtuale offre una maggiore flessibilità rispetto a un dipendente, proprio perché, previa organizzazione, ti permette di concordare la quantità di lavoro da svolgere mano a mano.
Cosa significa in termini pratici?
Che puoi usufruire dell’aiuto di una collaboratrice affidabile solo quando ne hai realmente bisogno.
Esatto, hai letto bene.
E qui veniamo al dunque: adesso capiamo perché avere un’assistente virtuale ti permetterà di ridurre i costi di gestione aziendali.
Leggi anche: Gestione della newsletter: e se la delegassi a una segretaria virtuale?
Come avere un’assistente virtuale ti permetterà di ammortizzare i costi…
Poco fa abbiamo parlato dei possibili costi di una collaborazione con un’assistente virtuale, ma adesso viene l’aspetto più interessante.
Pagare un’assistente virtuale significa anche risparmiare, perché non dovrai sostenere i tipici costi di un dipendente, come:
- congedo di maternità;
- ferie e permessi;
- imposte;
- utenze varie;
- eventuali rimborsi;
- straordinari;
- formazione;
- malattia.
Se lo consideri, la spesa investita per una figura come l’assistente virtuale rientra perfettamente nella quota che risparmieresti nel non dover assumere un nuovo dipendente all’interno della tua azienda.
Il che è un vantaggio su vari fronti: oltre al livello economico, potrai beneficiare di una collaborazione per il tempo di cui hai bisogno con una persona preparata e professionale.
… e i tempi morti
Parliamoci chiaro: procrastinare è semplice. E siccome qualcuno ha detto che il tempo è denaro, è fondamentale capire come sfruttare ogni singolo momento.
D’altronde, come diceva Tolkien:
“È il lavoro che non inizia mai quello che richiede più tempo per essere terminato.”
Ma c’è una buona notizia.
Contrariamente a quello che molti potrebbero pensare, l’arte dell’organizzazione e della gestione del tempo può essere imparata e acquisita.
Per farlo, ho deciso di darti alcuni consigli per iniziare a gettare solide basi e capire perché, anche in questo caso, un’assistente virtuale potrebbe fare al caso tuo.
1. Definire le priorità
È fondamentale stabilire le priorità di tutti i compiti facendo un elenco dei compiti giornalieri, settimanali e mensili. Impara a riconoscere il loro ordine di importanza in base ai vincoli di tempo, all’importanza del cliente, ecc.
Oppure, se preferisci, puoi portare a termine per prima l’attività ‘peggiore’, per evitare che quella nuvola grigia incomba sul lavoro e influenzi il resto della giornata.
2. Delegare
Molte volte la procrastinazione è il risultato di una persona che semplicemente non vuole iniziare un determinato progetto.
Potrebbe annoiare o causare stress, ma a prescindere dal motivo per cui si evita un progetto, lasciare che altri ti aiutino può risolvere il problema. In questo modo avrai l’opportunità di portare a termine altri compiti.
3. Mantenere gli obiettivi
Stabilisci degli obiettivi: che siano giornalieri, settimanali, mensili, annuali o per i prossimi cinque anni, annotali da qualche parte e monitora come e quando li raggiungi.
Questo potrebbe essere utile per capire come evitare di procrastinare e migliorare la produttività.
Tuttavia, mettere in pratica questi consigli quando non si hanno spiccate doti organizzative potrebbe essere difficoltoso agli inizi: ecco perché ho deciso di creare il corso Tieni il Tempo.
In questo modo, potrai ottimizzare la gestione del tempo e dedicarti esclusivamente a quello che conta, delegando il resto a un’assistente virtuale.
Per maggiori informazioni, non esitare a contattarmi!
Leggi anche: Come organizzare eventi aziendali affidando tutto a un’assistente virtuale
Conclusioni
In questo articolo ho cercato di offrire una panoramica sui costi di un’assistente virtuale e, soprattutto, in che modo una collaborazione di questo tipo potrebbe aiutarti a risparmiare sulle spese di gestione aziendale.
Se desideri saperne di più, puoi contattarmi e richiedere un preventivo.
A presto!
