Segretaria virtuale o assistente tradizionale?
Se hai deciso di aprire questo articolo, è probabile che non abbia ancora le idee chiare su quale possa essere la scelta più adatta per le tue esigenze, dico bene?
Per questo motivo è necessario analizzare tutti i pro e i contro dell’una e dell’altra figura, al fine di fare una valutazione oggettiva che ti porti alla decisione migliore.
La buona notizia?
L’articolo di oggi verterà esattamente su questo.
Segretaria virtuale vs segretaria tradizionale: guida alla scelta migliore per la tua azienda
Cosa comporta l’assunzione di una segretaria tradizionale
Una segretaria tradizionale lavora nel tuo ufficio, a metà giornata o in determinati giorni della settimana come assistente part-time, oppure tutti i giorni durante l’orario d’ufficio come segretaria a tempo pieno.
Parliamo quindi di una dipendente a tutti gli effetti con un contratto (sia esso a tempo determinato o indeterminato).
Questo si traduce in costi fissi e gestionali che comprendono:
- ferie;
- permessi per malattia;
- congedi;
- maternità;
- contributi e tasse;
- utenze.
Ma non è tutto.
Un’assistente tradizionale necessita di una formazione continua e deve disporre di uno spazio per l’ufficio, di una scrivania, di cancelleria, di un computer e di altri servizi, in base alle necessità.
L’assistente è disponibile durante l’orario di lavoro e il suo responsabile deve fornirle un numero sufficiente di mansioni per tenerla occupata, tra cui rispondere al telefono, offrire assistenza ai clienti o aiutare altre persone nell’azienda con compiti amministrativi.
Leggi anche: Gestire gli appuntamenti è molto più semplice quando hai il supporto di un’assistente virtuale
Cosa significa collaborare con un’assistente virtuale
Una VA (Virtual Assistant) lavora da casa o dall’ufficio, su richiesta, quando ne hai bisogno. È possibile stipulare un contratto per un determinato numero di ore al giorno, alla settimana o al mese, oppure assumerla in base alle esigenze: in molti casi si può firmare un accordo che prevede una collaborazione a progetto, sulla base del carico di lavoro richiesto.
In altre parole?
Un’assistente virtuale può lavorare le ore di cui hai bisogno, quando ne hai bisogno. Esistono accordi contrattuali, ma non sono limitati agli orari o ai metodi di lavoro tradizionali.
Inoltre, una VA si impegna costantemente per rimanere aggiornata sulle nuove tecnologie e segue una formazione personale, mette a disposizione le proprie attrezzature e il proprio software, anche se, se la tua azienda lo richiede, potresti dover fornire un software specifico.
A differenza di una tradizionale, una segretaria virtuale può vivere praticamente ovunque: questo significa che puoi scegliere la persona migliore e più qualificata per il lavoro, ovunque si trovi.
Vogliamo poi parlare dei costi?
Per far crescere la tua azienda avrai bisogno di dipendenti di talento, ma assumere e mantenere personale dedicato non è facile.
Inoltre, richiede tempo e denaro.
Per complicare ulteriormente le cose, in quanto piccola impresa o startup, è probabile che la tua azienda debba sfruttare qualsiasi misura di risparmio disponibile.
Questo vale soprattutto per i receptionist e/o le segretarie. Parliamoci chiaro: questi membri del team possono essere fondamentali per il successo aziendale: rispondono al telefono e mantengono l’ufficio organizzato e funzionante, tengono traccia degli appuntamenti e delle riunioni, si occupano dell’organizzazione di eventi o viaggi aziendali.
Il punto, però, è che molte piccole imprese non hanno bisogno di un receptionist o di una segretaria a tempo pieno (o addirittura part-time).
Questo perché ci sono periodi in cui il carico di lavoro è maggiore e momenti in cui, anche per risparmiare, ci sarebbe bisogno di pochi collaboratori.
Per fortuna, esiste una via di mezzo tra l’assunzione di un dipendente a tempo pieno e la rinuncia totale a un aiuto extra: l’assistente virtuale.
Questa figura può aiutarti a tenere in piedi la tua attività mentre lavori sodo per passare al livello successivo.
Ma vediamo di approfondire.
Questi i motivi per assumere un’assistente virtuale ai quali (forse) non avevi ancora pensato
Ci sono molti motivi validi per assumere un’assistente virtuale.
Forse stai dedicando troppo tempo a compiti quotidiani che potrebbero essere svolti in modo più utile ed efficiente da qualcun altro. Magari sei in una fase di sviluppo e di crescita e hai bisogno di uscire dall’ufficio per incontrare nuovi contatti e tenere riunioni con i clienti. Forse stai già pagando qualcuno per gestire la tua amministrazione, ma questa persona non ha le competenze necessarie per occuparsi di alcune delle altre mansioni che tu hai bisogno, invece, di delegare.
Qualunque sia il motivo che ti spinge a cercare questo tipo di supporto aziendale, vuoi avere la certezza che il tuo denaro sia ben speso.
Collaborando con una VA, potrai finalmente delegare tutta una serie di compiti e mansioni. Lascia che te ne menzioni alcuni:
- contabilità;
- gestione dei viaggi d’affari;
- gestione CRM e inserimento dati;
- organizzazione dell’agenda;
- gestione delle e-mail;
- pianificazione di eventi;
- gestione delle spese;
- coordinamento delle riunioni;
- controllo del credito e fatturazione;
- assistenza sui social media;
- supporto nella gestione del tempo;
- aggiornamenti del sito web.
Mentre un servizio di segreteria standard può offrire trascrizione, elaborazione testi e inserimento dati, quando collabori con un’assistente virtuale ti dai la possibilità di ottenere un supporto professionale ed esperto in un’ampia gamma di compiti e competenze.
Questo significa che avrai la garanzia di lasciare questi i compiti in mani totalmente affidabili, permettendoti di continuare a costruire la tua attività.
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Conclusioni
In questo articolo abbiamo messo a confronto le potenzialità di una segretaria virtuale e di una tradizionale.
Se dunque sei alla ricerca di una figura professionale, scopri come funziona la collaborazione virtuale.
A presto!
