Avere a che fare con numerosi pazienti può essere tanto soddisfacente quanto stressante.
L’agenda inizia a riempirsi, e dimenticarsi di qualche appuntamento è questione di un attimo.
Sì, un attimo che equivale a un errore imperdonabile.
Specie se capita più di una volta.
Ecco perché, per evitare che questo accada, è arrivato il momento di delegare a una figura competente e professionale: l’assistente virtuale.
Hai già l’impressione che questo articolo faccia al caso tuo?
Buona lettura!
Come una segretaria virtuale ti potrà aiutare a gestire al meglio gli appuntamenti e la corrispondenza con i pazienti
Queste le mansioni di una segretaria virtuale per dentisti e odontoiatri
L’assistente virtuale per dentisti e odontoiatri può gestire il calendario dello studio programmando gli appuntamenti in anticipo e inviando i vari promemoria ai pazienti per confermare le visite.
In caso di disdetta dell’ultimo minuto, potrà riorganizzare l’agenda in modo efficiente e ottimale.
Ma l’assistenza al cliente non si ferma solo alle chiamate e alle e-mail per ricordare gli appuntamenti. Una VA (Virtual Assistant) si occuperà anche di seguire i pazienti per le visite successive all’appuntamento.
Ma come scegliere la persona giusta?
Scopriamolo nella prossima sezione.
Leggi anche: Smart Office: cos’è e perché anche le segretarie stanno diventando ‘virtuali’
Queste le caratteristiche che una segretaria virtuale per dentisti dovrebbe avere
1. Buona capacità di ascolto
Un’assistente virtuale che lavora in questo campo si trova a contatto con i pazienti ogni giorno. Prestare ascolto è essenziale per comprendere le loro domande e preoccupazioni.
2. Compassione
I pazienti sono spesso nervosi o spaventati. Le migliori assistenti dentali sanno come essere una presenza calmante.
3. Forte etica del lavoro
Un’assistente virtuale per dentisti e odontoiatri deve avere una forte etica del lavoro ed essere affidabile (qualità assai richieste e desiderate anche in altri settori).
4. Dedizione
Se operi nel settore da diverso tempo, sai perfettamente che ci saranno giorni difficili. Le assistenti odontoiatriche che si impegnano a fondo sanno come affrontare ogni situazione e trovare il giusto modo per approcciarsi ai pazienti, che sia per telefono o via e-mail.
5. Organizzazione
Quello di cui hai bisogno è una figura che tenga sotto controllo tutte le varie corrispondenze con i pazienti e gestisca gli appuntamenti e le telefonate.
Un’assistente virtuale specializzata vanta un’organizzazione impeccabile che le permetterà di gestire ogni singolo dettaglio.
Perché un dentista/odontoiatra dovrebbe affidarsi a una VA
A questo punto la domanda sorge spontanea: perché collaborare con una segretaria virtuale e non assumere direttamente una persona ‘fisica’?
Le ragioni sono molteplici, ma quella principale riguarda l’ingente risparmio di tempo e di costi.
Mi spiego meglio.
Innanzitutto, collaborando con una VA ridurrai il tuo carico di lavoro, in modo da poter dedicare il tempo alle visite con i pazienti. Infatti, questa figura professionale saprà organizzare al meglio la tua agenda, tenere traccia degli appuntamenti e delle cartelle cliniche dei pazienti.
Ma in che modo potrai risparmiare sulle spese? Semplice: la collaborazione con una VA non comporta i tipici costi che deriverebbero dall’assunzione di un dipendente, come ad esempio:
● stipendio fisso;
● ferie;
● congedi;
● permessi;
● malattie;
● INPS;
● utenze;
● caffè. 😉
Esatto, proprio così.
Se desideri approfondire, consulta questo articolo e scopri il costo di un’assistente virtuale.
Inoltre, potrai ricevere un grande aiuto per migliorare la gestione del tempo: in che modo? Per cominciare, imparando a delegare.
Se fai questo lavoro, significa che passione e dedizione non ti mancano, per cui ti piace avere un contatto diretto con il paziente e prendertene cura dalla A alla Z.
Se però lasci che qualcun altro si occupi delle attività che esulano dalla visita vera e propria, avrai la mente più sgombra e potrai concentrarti su quello che conta veramente.
Di conseguenza avrai più tempo non solo sul lavoro ma anche da dedicare alle attività che più ami, senza doverti preoccupare costantemente di quel promemoria o di quell’appuntamento.
Se dunque vuoi saperne di più, scopri come funziona la collaborazione virtuale!
Leggi anche: Gestione della e-mail aziendale: 5 motivi per delegarla a un’assistente virtuale
Conclusioni
In questo articolo abbiamo visto quando e perché un dentista o odontoiatra dovrebbe rivolgersi a un’assistente virtuale.
Come avrai letto, le ragioni sono molteplici: affidando tutte le questioni amministrative e organizzative a una figura professionale e competente, potrai concentrarti esclusivamente sulle visite dei pazienti.
Inoltre, avrai la possibilità di gestire meglio il tuo tempo e di poterlo impiegare in modo più efficiente.
Per saperne di più, non esitare a contattarmi.
A presto!
