Sei veramente pronto a assumere un’ assistente virtuale?
Sempre più persone, indipendentemente dalla loro situazione lavorativa, vogliono iniziare a collaborare con un’Assistente Virtuale.
Tuttavia, alcune di loro rimangono deluse da questa esperienza e il motivo spesso non ha niente a che fare con le competenze, le abilità o l’etica del lavoro dell’Assistente Virtuale.
E allora cosa succede?
La verità è che bisogna prepararsi prima di tuffarsi in questa esperienza e che non tutti sono adatti a collaborare con un’Assistente Virtuale.
L’Assistente Virtuale non è per tutti. O forse sì.
I clienti dell’Assistente Virtuale possono rimanere delusi dalla collaborazione?
Ebbene sì: i clienti possono essere gli architetti della propria delusione, ma non deve essere così.
Tutti possono godere dei servizi dell’Assistente Virtuale, a patto che si creda nel potenziale valore redditizio e si capisca come estrarre quel valore.
Assumere collaboratori per aiutarti a lavorare meno ore o a diventare più produttivo, è totalmente differente dal fare un contratto con un utility service.
Non si tratta solo di un semplice documento da sottoscrivere, di pagare il conto e lasciare tutto il resto al provider.
Di fatto, lavorare con un’Assistente Virtuale è molto più simile all’assunzione e alla gestione di un dipendente – e non è una cosa che tutti fanno bene, specialmente chi non ha esperienza nell’avere collaboratori.
IL SEGRETO È PARTIRE CON IL PIEDE GIUSTO
Questo articolo non è in alcun modo destinato a scoraggiarti se stavi pensando di collaborare con un’Assistente Virtuale; ma piuttosto è una raccomandazione per i primi passi da prendere.
Ho imparato dall’esperienza che il cliente deve raggiungere un certo stato di preparazione.
Le seguenti osservazioni e intuizioni possono tornarti davvero utili utili, soprattutto se sei un piccolo imprenditore o se non hai ancora sperimentato il processo di “lasciare andare” i compiti e le responsabilità che attualmente esegui.
Se vuoi sapere se sei veramente pronto ad assumere un’Assistente Virtuale, ecco alcuni passi che puoi intraprendere per prepararti correttamente.
SEI IN GRADO DI LASCIAR ANDARE?
Questa è veramente la prima domanda da chiedersi e a cui rispondere con brutale onestà se stai pensando di assumere un’Assistente Virtuale.
Se sei una persona a cui piace sempre avere il controllo diretto di ciò che sta succedendo con i tuoi compiti e i tuoi progetti, può essere che tu non sia pronto a collaborare con l’Assistente Virtuale.
Lasciare andare parte dei compiti che attualmente stai facendo da solo può non sembrare difficile. Anzi, probabilmente ti suonerà una cosa meravigliosa – almeno finché non ti ritroverai davvero a farlo.
Eh sì, la verità però è che delegare dei compiti non è una cosa semplice per tutti.
Alcuni imprenditori, manager e anche leader aziendali la trovano una pratica estremamente difficile.
Al contrario, ci sono persone o anche piccole attività che hanno saputo gestire bene la delega fin dall’inizio e che sono riusciti a creare un business di successo.
Su questo argomento puoi leggere le mie interviste sull’Arte della Delega.
In molti casi, persino le persone che di solito delegano i compiti non lo fanno del tutto bene.
Parlo delle persone che delegano senza fornire un supporto sufficiente alle persone che prendono in carico i loro compiti, continuano a fare micromanagement o riprendono il controllo dei progetti al primo segno di guai.
PUOI DELEGARE A DISTANZA?
Se è difficile delegare i compiti a dei dipendenti basati nel proprio stabilimento locale, può essere ancora più impegnativo quando si esegue l’outsourcing a un lavoratore remoto e a qualcuno che lavora in un altro paese.
Questo è il punto dove sbagliano molte persone che assumono Assistenti Virtuali.
Pensano che l’outsourcing sia semplicemente il caso in cui si danno alcune istruzioni scritte o verbali e poi si lascia andare senza controllo o riscontri.
Ma cosa succede dopo?
La prima volta che un’attività non è completata in modo soddisfacente, il cliente frustrato la riporta a sé, pensando che sia meglio che la faccia da solo.
La delega efficace è molto più di dar semplicemente a qualcuno un compito e attendere il suo completamento.
Non ha importanza se quel qualcuno è un’Assistente Virtuale o un dipendente locale.
Quindi, se non sei sicuro delle tue abilità di delega, potresti non essere ancora pronto a lavorare con l’Assistente Virtuale.
Chiarire gli obiettivi iniziali, fissare degli impegni, condividere dei valori comuni e anche formare i propri collaboratori anche solo nelle prime fasi dell’attività fa la differenza nell’avere poi risultati e soprattutto persone che si fidano di te e di cui tu ti puoi fidare.
PROVA UN APPROCCIO DEL TIPO 80/20 NELL’OUTSOURCING
Lo ribadisco: la mia guida non vuole dissuaderti dal lavorare con un’Assistente Virtuale.
Vorrei semplicemente prepararti al fatto che l’outsourcing e la delega possono essere impegnativi… in un primo momento.
Non ci vorrà troppa pratica per iniziare a delegare efficacemente, purché si affronti correttamente il processo.
Una cosa che può aiutare è non pensare alla delega come semplicemente dar fuori un’attività.
Pensa, invece, come ridurre il tuo carico di lavoro su qualsiasi attività delegata di circa l’80%.
Il 20% dei tuoi compiti comprenderà la strutturazione iniziale, delineare la definizione degli obiettivi (10%) e la revisione dei risultati (10%) dopo che l’Assistente Virtuale ha completato l’80%.
Il 10% dato alla revisione dovrebbe includere i tuoi riscontri e feedback.
Informa l’Assistente Virtuale su quello che è stato fatto veramente bene e che cosa si potrebbe fare per migliorare.
Suggerimenti, indicazioni o istruzioni dettagliate (se necessario) saranno necessarie per la prossima volta che l’Assistente Virtuale svolgerà la stessa attività.
Questa forma di comunicazione è decisiva per instaurare un rapporto di fiducia con chi lavora per te, anche solo occasionalmente.
E comunque ricorda sempre: la comunicazione è importante!
Con il tempo, riuscirai a dare all’Assistente Virtuale il 100% di responsabilità per alcune attività. Ma se pensi che l’ 80% basti, niente di meglio che rimanere su questa quota di comfort e mantenere una piccola parte del tuo carico di lavoro originale.
Un risparmio sulle ore di lavoro personali (scelte da delegare) dell’80% è un guadagno abbastanza piacevole e soddisfacente dopotutto.
SAI COSA VUOI DA UN’ASSISTENTE VIRTUALE?
Alcune persone hanno un’esperienza insoddisfacente con l’Assistente Virtuale perché non hanno obiettivi fissi e chiari all’inizio della collaborazione.
Oltre a considerare il processo di delega, dovresti chiarire nella tua mente esattamente quello che vuoi che l’Assistente Virtuale faccia per te.
Se assumi un’Assistente Virtuale solo sulla base della volontà di risparmiare parte del tuo tempo o di aumentare la tua produttività, potresti rimanere deluso.
Le attività da delegare devono essere scelte sulla base di quello che credi essere strategico o meno.
Tutto quello che toglie tempo alla definizione strategica del tuo business e che ti distoglie da esso è bene che tu inizi a pensare di non svolgerlo più.
Il solo realizzare quanto tempo ti viene portato via da attività marginali apre un mondo davanti a te.
METTI IN CHIARO GLI OBIETTIVI DI OUTSOURCING
Senza obiettivi chiari in mente, è facile commettere errori nelle prime fasi del rapporto cliente/Assistente Virtuale.
Mentre ti impegni per decidere quali attività delegare, sei legato nella creazione di istruzioni di lavoro e nella formazione dell’Assistente Virtuale.
Questo porta spesso a provare a far gestire all’assistente più attività contemporaneamente da subito. Niente di più sbagliato.
Quando ciò accade, infatti, i clienti a volte si affrettano a pensare di aver preso una decisione sbagliata nell’assumere un’Assistente Virtuale e rinunciano prima che le prime difficoltà possano essere comprese e affrontate.
Quindi, prima di passare a un processo di outsourcing, decidi esattamente come vuoi che l’Assistente Virtuale ti aiuti a risparmiare il tuo tempo o aumentare la tua produttività.
Decidi, quindi, se deve solo gestire attività di piccola amministrazione, chiamate al telefono, email oppure anche svolgere compiti più complessi, come l’organizzazione di un evento o la gestione completa dei tuoi profili social.
PREPARATI PRIMA DI AVERE UN ASSISTENTE VIRTUALE
Dopo aver impostato i tuoi obiettivi di outsourcing, sarà più facile intraprendere i passi seguenti, necessari per prepararti ad assumere un’Assistente Virtuale:
- Identificare i compiti o i progetti marginali e non strategici che si desidera esternalizzare
- Stabilire priorità delle attività individuate e creazione di una sequenza o di una pianificazione per la loro delega
- Creare alcune istruzioni e/o materiali di formazione per ciascuna di queste attività o progetti
L’intero processo di definizione di obiettivi, di priorità e di preparazione ti aiuterà nei seguenti modi:
- Sarai maggiormente informato sulle competenze necessarie che l’Assistente Virtuale deve avere
- Saprai trovare una persona che combacia bene con le tue esigenze
- L’Assistente Virtuale sarà in grado di fornire un servizio migliore dal primo giorno
- Sarai in grado di gestire meglio il tuo tempo e quello dell’Assistente Virtuale
- L’Assistente Virtuale sarà più autosufficiente sin dall’inizio del rapporto di lavoro
- Sarà meno probabile che tu diventi frustrato e senta che la delega non fa per te
Questi sono tutti i reali vantaggi dell’impostazione e della preparazione degli obiettivi, con la garanzia che i rispettivi risparmi di tempo e gli obiettivi di produttività saranno raggiunti.
Alla fine sarai lieto di aver deciso di assumere un’Assistente Virtuale. Te lo garantisco!
OK, SONO PRONTO PER ASSUMERE
Allora, cosa ne pensi? È il momento giusto per assumere un’Assistente Virtuale?
Se ti sei fatto le domande che ti ho posto e hai eseguito il processo descritto in questo post, dovresti essere un po’ più pronto.
Riassumendo:
- Preparati alle realtà della delega di alcune attività. Definisci cosa per te è strategico e cosa è più marginale.
- Imposta le tue aspettative su quello che vuoi l’Assistente Virtuale faccia per te o per la tua attività, preparandoti a dare obiettivi chiari, istruzioni e formazione iniziali, se necessario.
- Dai le priorità su che tipo di figura vorresti e con quali competenze, poi procedi e assumi
Queste azioni ti aiuteranno a assumere un’Assistente Virtuale che si adatterà perfettamente alle tue esigenze.
E, cosa più importante di tutte, eviterai di essere una di quelle persone che pensano che l’assunzione di un’Assistente Virtuale sia come firmare per un pacchetto di abbonamento servizi a internet.
DELEGA LE ATTIVITÀ IN CUI LA TUA CREATIVITÀ PERSONALE NON È INDISPENSABILE E OTTIENI RISULTATI GIÀ DOPO IL PRIMO MESE. SE NON SAI COME PARTIRE, SCARICA IL MIO KIT SULLA DELEGA, PER INIZIARE A ESERCITARE SU QUESTA PRATICA IMPORTANTE.
