Smart office: cos’è e perché anche le segretarie stanno diventando ‘virtuali’

Oggi sempre più aziende ricorrono agli smart office per rendere più efficiente il lavoro dei propri dipendenti e trarre un certo vantaggio economico.

Ma cosa si intende davvero con questa espressione?

Con il proposito di fare più chiarezza, in questo articolo parleremo dei principali vantaggi dello smart office, di un nuovo modo di vivere il lavoro e l’ufficio e del perché sempre più segretarie stanno diventando ‘virtuali’.

Hai già l’impressione che questo articolo faccia al caso tuo?

Smart office: questo il nuovo modo di vivere il lavoro in ufficio

Che cos’è esattamente uno smart office?

Uno smart office è un luogo di lavoro hi-tech che utilizza l’analisi e la tecnologia connessa per aiutare le persone a lavorare in modo più efficiente e produttivo.

Negli smart office, l’analisi viene utilizzata per capire come l’ambiente possa servire al meglio le persone, mentre la tecnologia viene utilizzata per consentire la connettività e la collaborazione tra individui e team in ufficio e da remoto.

Questi uffici si avvalgono di una serie di tecnologie e strumenti diversi, e questo contribuisce a sostenere processi di lavoro più produttivi, continui e automatizzati.

Gli strumenti utilizzati possono includere:

● software per videoconferenze;

● software per sale riunioni;

● software per la prenotazione delle scrivanie;

● strumenti hardware e di analisi, che consentono di capire come vengono utilizzati i vari spazi.

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Questi i principali vantaggi di uno smart office che (forse) ti sorprenderanno

Perché sempre più aziende ricorrono agli strumenti per uno smart office?

In primo luogo, perché contribuisce a migliorare l’efficienza e la produttività del personale, in quanto rende le attività molto più semplici.

Le aziende, ad esempio, automatizzando le attività ripetitive possono liberare i dipendenti perché possano concentrarsi su compiti più importanti . Inoltre, questa soluzione per l’ufficio include spesso funzioni che ottimizzano i flussi di lavoro e aiutano le persone a fare di più in meno tempo.

Le app di messaggistica istantanea – ad esempio Microsoft Teams – possono consentire la comunicazione in tempo reale, riducendo così la necessità di riunioni faccia a faccia.

Allo stesso modo, le soluzioni di videoconferenza eliminano la necessità di viaggiare quando si devono incontrare colleghi o clienti in diverse parti del mondo.

Questo, a sua volta, consente alle persone all’interno di uno spazio di lavoro di raggiungere i propri obiettivi professionali molto più rapidamente e di concentrarsi sullo sviluppo di competenze di livello superiore, a vantaggio sia dell’organizzazione che delle persone che vi lavorano.

In secondo luogo, uno smart office offre una maggiore comodità a chi vi lavora, rendendo lo spazio più personalizzabile e confortevole.

Ma ci sono anche vantaggi sul lato economico.

Chi possiede un grande edificio per uffici sa che il consumo di energia è una spesa enorme. Tuttavia, l’uso di strumenti per smart office e la possibilità di collaborare con dipendenti in smart working permetterà di risparmiare notevolmente sui costi, oltre che di ridurre considerevolmente l’impatto ambientale.

Ad ogni modo, sappiamo bene che:

1. l’implementazione di uno smart office richiede tempo;
2. le aziende non hanno tool a sufficienza per attrezzarsi e automatizzare i processi.

Sembra contraddittorio ed è assolutamente controproducente, lo so, ma questa è la realtà dei fatti.

Pensaci: quante volte hai desiderato che la tua giornata durasse 48 ore per poter portare a termine tutte le task che avevi in agenda?

Ecco perché, adesso, puoi finalmente rivolgerti a una figura professionale che si occuperà dei servizi di smart office per te.

Sì, hai letto bene, sto parlando dell’assistente virtuale.

Servizi smart office: perché anche le segretarie stanno diventando virtuali e perché hanno una marcia in più

1. Aiutano ad aumentare l’efficienza

Troppi dirigenti si lasciano coinvolgere in attività che possono essere vitali, ma che non contribuiscono alla crescita della loro azienda.

Assumendo un’assistente virtuale che si occupi delle tue attività quotidiane, avrai più tempo libero e potrai concentrarti su tutte quelle cose che avranno un maggiore impatto sui tuoi profitti.

2. Aggiornamenti e resoconti costanti

Quando collabori con un’assistente virtuale, è consuetudine che ti invii rapporti settimanali sull’andamento del progetto che sta seguendo.

In questo modo avrai una visibilità totale sulla durata di ogni compito e ti assicurerai che il carico di lavoro futuro e il budget vengano assegnati in base alle priorità.

3. Vengono pagate per il tempo in cui sono produttive (facendo risparmiare su costi fissi e gestionali)

Un dipendente medio lavora 8 ore al giorno. Tuttavia, la maggior parte delle persone non trascorre tutto questo tempo lavorando.

Quando si assume un’assistente virtuale, invece, corrispondiamo un pagamento per il tempo che effettivamente impiega al lavoro.

Cosa significa esattamente?

Vuol dire che verrà pagata esclusivamente per il lavoro svolto, escludendo tutti i tipici costi di un dipendente come stipendio medio, tasse, contributi, malattie, ferie, permessi, utenze… la lista è lunga!

Insomma, farei prima a dirti quanto risparmieresti collaborando con una VA!

4. Sono qualificate per svolgere il loro lavoro

Siamo onesti: trovare personale qualificato può essere difficile.

Collaborare con un’assistente virtuale significa non essere vincolati alla posizione geografica, ossia non doversi accontentare di assumere il personale che abita o si trova vicino al tuo ufficio.

Dato che la VA lavora principalmente da casa, avrai una più ampia scelta di talenti e, di conseguenza, potrai permetterti il meglio.

5. Sono maestre nell’arte della delega

Molte persone non sanno come sfruttare efficacemente le svariate competenze di un’assistente virtuale, e affidano loro esclusivamente una parte del lavoro amministrativo.

Ma possono fare molto di più.

Una VA competente può aiutarti a delegare i vari compiti e gestire al meglio il tuo tempo, ottenendo il massimo dalla tua azienda e dal tuo team.

Ma quali sono i servizi che una VA può svolgere per il tuo smart office?

Ecco alcuni esempi:

● gestione della corrispondenza;

● presentazioni;

● gestione dell’agenda;

● programmazione di riunioni, viaggi ed eventi aziendali;

● assistenza clienti.

Se dunque vuoi saperne di più, scopri come funziona la collaborazione virtuale!

Leggi anche: Segretaria virtuale o tradizionale? Come capire qual è la soluzione migliore per la tua azienda

Conclusioni

In questo articolo abbiamo visto che cosa si intende per smart office e quali sono i suoi vantaggi. Essendo questi ultimi innumerevoli, diverse figure professionali si sono adattate a un nuovo modo di vivere il lavoro.

Collaborando con un’assistente virtuale, ad esempio, è possibile trarre vantaggio economico e, al contempo, beneficiare della professionalità di una figura preparata e competente.

Per saperne di più, non esitare a contattarmi!