Smart working: benefici, sicurezza e alcuni strumenti
La soluzione in tempo di crisi sembra essere lo smart working: ma è sicuro? E come si attiva?
In questo momento difficile per il nostro paese si sente parlare sempre più spesso di smart working. Il lavoro agile – per utilizzare la definizione italiana – è cresciuto moltissimo, conquistando non solo le grandi aziende ma anche le piccole medie imprese e la pubblica amministrazione. Numeri che sono cresciuti ancor di più con lo scoppio dell’emergenza Covid-19. Lo smart working infatti da la possibilità a lavoratori dipendenti e collaboratori di un’azienda di gestire le proprie mansioni anche a distanza, da casa (soprattutto ora) e da spazi in co-working.
La gestione del lavoro a distanza porta numerosi benefici per entrambe le parti, come già sappiamo:
- Aumento della soddisfazione personale e della produttività
- Risparmio in termini di soldi, tempo e anche energia
- Integrazione di persone con mobilità ridotta
- Riduzione di emissioni di CO2
Tutto questo è stato favorito dalle nuove tecnologie, a partire da internet fino ad arrivare al cloud computing e le app di comunicazione istantanea. La tecnologia però può venire in aiuto delle aziende e dei lavoratori smart anche per garantire un flusso di lavoro costante, delle sicurezze a livello informatico e soprattutto per la gestione e il controllo del lavoro.
Per prima cosa tra azienda o ente pubblico e dipendente si deve istituire una procedura per la prevenzione della perdita dei dati (DLP – data loss protection) ovvero tutta una serie di procedure e protocolli legata alla gestione dei dati condivisi online. Lacune delle regole base data dagli esperti di cybersecurity sono:
- Individuare un responsabile delle password e account
- Creare account e password univoci
- Utilizzare connessioni private come le VPN
In questo modo è possibile prevenire attacchi informatici, perdite di dati e distrazioni online che possono compromettere il lavoro e la sicurezza aziendale. Ma la tecnologia aiuta gli smart workers in tutti i sensi: comunicazione, gestione, flussi di lavoro…
Sono sempre più infatti gli strumenti online dedicati a Smart workers. Qualche esempio?
- Comunicazione: si parte dal classico Skype, utile sia per chat di gruppo che videochiamate, fino a Slack, sistema di chat e condivisione documenti. Ma proponiamo anche Zoom Room per le videoconferenze e Hangouts, il servizio di chat e chiamate di Google.
- Organizzazione File: sicuramente Drive, per creare file, condividerli ed elaborarli in team. Un’ottima app è anche Evernote, con cui creare note, testi ma anche scansionare ed inviare documenti al team.
- Task manager: il più usato e il più funzionale è sicuramento Trello, che può essere collegato anche a Slack per inviare notifiche ai canali ogni volta che un compito viene svolto. Un’altra app utile per tenere sotto controllo i propri compiti e progetti è Asana la quale si può integrare un team, workflow, CRM e moltissime altre funzioni.
- Produttività e controllo: dalla parte dell’azienda naturalmente esistono sempre più software per la gestione del personale anche a distanza, con gestionali pensati per timbrature, presenze e ferie tutto a distanza, attraverso il digitale.
Naturalmente oltre agli strumenti, per attivare lo smart working è necessario anche un cambio di paradigma culturale del lavoro. Il dipendente infatti viene inserito in un clima di fiducia e collaborazione, lontano dalle frustrazioni e stress a cui solitamente siamo abituati ad associare agli ambienti lavorativi.
Lo smart working è dunque il futuro anche in Italia? In questa situazione di crisi attuale sembra propri di sì, sperando che possa portare una ventata di innovazione anche in futuro.
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