Smart Working-Smart Office

 

 

Sentiamo sempre più spesso parlare di Smart Working e di Smart Office. Questo perché molte aziende hanno compreso le opportunità che questa modalità di lavoro comporta. 

Per rendere efficace lo Smart Working però, non basta pensare di lavorare dal computer di casa:  dobbiamo tenere presenti alcuni aspetti importanti. 

In questo articolo andremo a vedere cos’è lo Smart Working e quali sono i pro e i contro che ne derivano. 

Iniziamo da un concetto principale, ovvero, dal definire cosa sia lo Smart Working.

 

Cos’è lo Smart Working?

 

Per definire che cos’è lo Smart Working ci facciamo aiutare dal Ministero del Lavoro e delle Politiche Sociali, la sua definizione è contenuta nella Legge n. 81/2017: 

“Il Lavoro Agile (o Smart Working) è una modalità di esecuzione del rapporto di lavoro subordinato caratterizzato dall’assenza di vincoli orari o spaziali e un’organizzazione per fasi, cicli e obiettivi, stabilita mediante accordo tra dipendente e datore di lavoro; una modalità che aiuta il lavoratore a conciliare i tempi di vita e lavoro e, al contempo, favorire la crescita della sua produttività.”

Lo Smart Working fa della flessibilità organizzativa il suo punto di forza. Il lavoro subordinato passa dal concetto di lavoro a ore a quello di lavoro per obiettivi e questo ha ripercussioni positive sia sul datore di lavoro, che potrà contare su una maggiore produttività del dipendente, sia sul dipendente, che avrà una maggiore possibilità di gestione del proprio tempo. 

Per lavorare in Smart Working dovremo contare sull’utilizzo di strumentazioni che ci consentano di lavorare da remoto, quindi pc portatili o fissi, tablet e smartphone. 

Direi che quanto descritto ci aiuta a capire i punti nevralgici di questo tipo di attività e a cogliere gli spunti che ci offre per uno Smart Office efficace.

Il collegamento tra Smart Working e Smart Office è direttamente connesso. Uno Smart Office è un “non luogo” dove un lavoratore da remoto svolge le attività che gli sono state incaricate.

 

Perché creare uno Smart Office?

 

Abbiamo detto che lo Smart Working è una modalità che aiuta il lavoratore a conciliare i tempi di vita e di lavoro e favorisce al contempo la produttività. Ma, attenzione: per uno Smart Working efficace, dobbiamo avere un ambiente di lavoro e quindi uno Smart Office organizzato.

Si parla sempre di modernità e di futuro migliore grazie alla tecnologia: sfruttiamo questi concetti e questi strumenti per migliorare la nostra vita lavorativa e non. 

Qualche esempio? Abbiamo hardware e software che ci permettono di poter lavorare da qualsiasi posto, server per organizzare database efficienti dove ognuno può aggiornare il proprio file o documento, sistemi di comunicazione che ci permettono di essere sempre connessi e informati. Ecco, utilizziamo tutto questo a nostro vantaggio.

Certo, dipende dal tipo di lavoro. Ma, diciamoci la verità, quante attività ci obbligano a stare dentro uno spazio chiuso insieme ad altre persone con cui neanche abbiamo un costante interscambio di dati e informazioni, e nemmeno un minimo rapporto umano?

Chi lavora presso un’azienda o ufficio strutturato deve sottostare alle regole di quell’ambiente, ma chi invece è dentro una piccola struttura o dotato di semplice partita IVA può avvalersi di questa modalità.

La snellezza che contraddistingue lo Smart Working (assenza di vincoli orari o spaziali) in termini di struttura deve essere accompagnata da organizzazione e pianificazione (per fasi, cicli e obiettivi), per non sfociare in una confusione tra vita privata e lavoro che non farebbe altro che scoraggiare chi approccia a questa modalità.

Organizzare e pianificare il lavoro sono operazioni di base necessarie per ottenere dei risultati. Ma qui si tratta del livello di impegno che ognuno di noi vuole mettere nel lavoro. 

Ad essere sinceri, se l’unico obiettivo è quello di lavorare da casa, allora ti assicuro che è meglio rimanere nel tipico ufficio tradizionale. Se invece vuoi avere la possibilità di gestire in maniera autonoma il tuo tempo tra vita privata e lavoro e aumentare la tua produttività, stai sicuro che Smart Office, Smart Working e organizzazione sono gli ingredienti del successo!

Lavora dove vuoi

 

Il primo elemento utile è quello di avere una struttura snella, composta solo dall’equipaggiamento hardware e il collegamento a internet. A questo punto il posto dove ci troviamo diventa secondario.

La prima grande rivoluzione dello Smart Working è proprio questa, dato che il mondo del lavoro tradizionale è forse, per prima cosa, definito dall’ambiente in cui si lavora.

Possiamo lavorare a casa, in un co-working, in trasferta o andare nella sede del proprio datore di lavoro quando serve. Questo consente anche di aumentare il proprio bagaglio di conoscenze e di lavorare in un contesto più dinamico e innovativo.

Oltre all’indipendenza da un luogo fisso di lavoro, c’è la flessibilità dell’orario. Attenzione però: uno smart worker deve sapersi dare degli orari. La libertà di gestione dell’orario di lavoro è in realtà una rigorosa gestione del proprio tempo. Da questo, come abbiamo detto anche più in alto, ne derivano benefici personali e lavorativi.

Lavoro ecosostenibile

 

Ebbene sì, anche in questo caso possiamo parlare di ecosostenibilità. L’indipendenza da un posto fisso dove recarsi ogni giorno allo stesso orario non solo toglie la preoccupazione del traffico nel tragitto canonico casa-lavoro, ma elimina anche una buona dose di inquinamento prodotto da ogni singola persona con i vari mezzi che usa per spostarsi.

La svolta green che dovrebbe prendere la nostra società può magari non trovare tutti d’accordo ma credo che l’aria che respiriamo in gran parte delle nostre città ci metta tutti sulla stessa lunghezza d’onda.

Per non parlare dello spreco della carta e inchiostro delle stampanti che si produce negli uffici tradizionali. Questo spreco viene eliminato lavorando da remoto e i dati o le informazioni vengono non perse anzi, sono ancor più gestibili e sotto controllo.

L’unica energia che questa attività continua a consumare è l’elettricità ma su tutto il resto c’è una diminuzione dei costi, dei tempi e degli sprechi inutili a cui neanche pensiamo, perché oramai assuefatti a questo tipo di routine.

Ma c’è un altro aspetto positivo: il risparmio. Lavorare da casa o in sedi vicine e andare in ufficio solo nei giorni necessari, non dobbiamo più consumare carburante, biglietti di viaggio, costi di manutenzione del proprio mezzo, costi del parcheggio o del treno/bus e magari anche qualche vestito in meno per presentarsi adeguatamente in ufficio ;-).

C’è anche chi ha calcolato l’esatto importo risparmiato in termini di costi e inquinamento, come Arianna Vicentini e Stefania Cazzarolli hanno fatto nel loro libro “Smart working: mai più senza” in cui ci danno dati quali: 1300 euro di risparmio all’anno per un lavoratore che fa smart working 3 giorni al mese, 270 i kg di Co2 emessa in meno (pari a 18 alberi piantati), 2400 km di strada percorsi in meno sempre per un anno di lavoro.

Insomma, l’aspetto ecologico dello Smart Working non sarà il più decisivo per decidere di intraprendere questo tipo di lavoro agile ma spezza a suo favore molte lance. La libertà di cui si gode lavorando da remoto non è solo il gestirsi in totale autonomia ma anche il liberarsi da pratiche negative per la nostra salute con cui ci si scontra ogni giorno recandosi al lavoro.

Indipendenza dal boss

 

Il secondo aspetto rivoluzionario è dato dalla indipendenza che abbiamo lavorando da remoto. La presenza di procedure chiare e di obiettivi ancor più limpidi insieme alla responsabilità personale rende liberi dall’avere per forza un responsabile alle calcagne che ti controlla o dà istruzioni giorno per giorno.

Se con il datore di lavoro si è condiviso la procedura operativa, le fasi, i cicli e gli obiettivi, allora non rimane altro che la nostra competenza e responsabilità nell’affrontare i compiti assegnati.

Abbassare le spese fisse

 

Lavorare in Smart Working e quindi avere la possibilità di lavorare da casa, da uno spazio co-working, dalla biblioteca, etc. ci permette di abbassare i nostri costi fissi notevolmente. 

Le spese necessarie sono quelle del primo acquisto dell’hardware e del collegamento wi-fi, ma il risparmio lo si ottiene anche con l’uso di app e software di gestione che oramai si trovano gratuitamente. Inutile ricordarvi Trello o Asana e tutti gli altri applicativi di cui vi ho scritto nei miei articoli.

Chiaramente il vantaggio maggiore sulla riduzione dei costi del lavoro è innegabilmente per il datore di lavoro, dagli spazi di lavoro all’hardware e software utilizzati. Ma questa modalità diventa altrettanto vantaggiosa per lo smart worker che così ha più potere di attirare l’attenzione su di sé nel mercato delle professioni.

Aumentare la produttività

 

Quando lavoriamo per fasi, cicli o obiettivi chiari, la puntualità delle nostre azioni, per svolgere i compiti ricevuti dal datore di lavoro, sarà maggiore.

Questo perché riusciamo ad essere più coinvolti nei progetti e la nostra motivazione nello svolgere le attività aumenta. 

La puntualità aumenta anche per i datori di lavoro poiché sanno che lavorando per obiettivi, i dipendenti vorranno raggiungere i risultati nel più breve tempo possibile e con la maggior efficacia possibile.  

Dare più libertà ai collaboratori

 

Come ti ho già accennato, lo smart worker ha una responsabilità altissima se vuole mantenere l’indipendenza e al tempo stesso essere efficiente nello svolgere le attività.

Ma il tutto viene ripagato dall’avere più libertà dai datori di lavoro o committenti che siano, che danno fiducia ai lavoratori e non seguono passo passo ogni azione del delegato.

Se abbiamo un buon rapporto con il cliente o il datore di lavoro, se lavoriamo quando lo abbiamo prestabilito nella nostra agenda, se possiamo muoverci liberamente a seconda delle necessità senza essere obbligati a restare chiusi in un ufficio, allora saremo anche più produttivi. E lo sarà il team di collaboratori e l’organizzazione complessiva di lavoro.

Bilanciamento lavoro e vita privata

 

Riprendiamo la definizione legislativa di cui abbiamo parlato nell’articolo. In particolare, analizziamo questa frase “una modalità che aiuta il lavoratore a conciliare i tempi di vita e lavoro”.

Questa frase, secondo me, rappresenta il significato più profondo dello Smart Working. 

La conciliazione tra vita privata e lavoro contro l’alienazione dalla propria sfera privata che di solito causa il lavoro stesso.

Se di rivoluzione si tratta, questa però deve portare a un miglioramento e non solo a uno stravolgimento delle proprie abitudini.

Questa evoluzione deve far gestire lavoro e vita privata in armonia e secondo orari più consoni e flessibili, senza l’assillo del timbrare il cartellino e del rispetto canonico delle minime otto ore giornaliere.

Pensiamo, poi, solo ai problemi pratici tipo il traffico per strada, come già accennato, sia all’entrata che all’uscita da lavoro o al tempo sprecato in momenti di mole di lavoro minore come capita spesso in molti uffici aziendali.

I principi del lavoro in Smart Working

 

Sulla base di tutto quello di cui abbiamo parlato fino adesso, possiamo individuare alcuni principi base che derivano da questa modalità di lavoro. Analizziamoli uno per uno.

Leadership

La pratica della leadership in questa nuova modalità di lavoro rimane ma cambia leggermente forma: si tramuta in un’opera di responsabilizzazione dei collaboratori. 

Questo significa avere meno controllo su di loro che vengono giudicati sulla base del raggiungimento degli obiettivi prefissati in anticipo.

Responsabilizzazione e motivazione

Di pari passo ad una diversa gestione della leadership da parte del datore di lavoro, il collaboratore si sente più responsabilizzato ma non solo. Si sente anche più motivato, perché è stato scelto per un compito sulla base della sua competenza e ha avuto una chiara istruzione su quello che deve svolgere.

Chi accetta qualsiasi attività da remoto, di per sé, assume un ruolo di responsabilità che deve accettare fino in fondo, perché l’unica cosa che conta sarà la consegna del progetto o documento richiesto dal datore di lavoro, attraverso la procedura delle fasi di lavoro.

In questo modo al centro dell’organizzazione c’è la persona, dove gli obiettivi personali e professionali coincidono con quelli aziendali e dove possiamo raggiungere una maggiore soddisfazione personale e anche una maggiore produttività aziendale.

Il senso di responsabilità del lavoratore aumenta, non diminuisce, poiché è perfettamente consapevole dell’importanza della propria attività e quindi è più mirato sugli obiettivi senza perdite di tempo tipiche dell’ufficio tradizionale.

In questa sfera, il lavoro di team è garantito da software di gestione oramai consolidati e dai nuovi sistemi di comunicazione. Anche nel lavoro in team abbiamo una maggiore libertà nella definizione della propria agenda e della tempistica di svolgimento delle attività.

Il risultato dello Smart Working deve essere il maggiore coinvolgimento del lavoratore e quindi la maggiore motivazione sugli obiettivi aziendali. 

Non facciamo l’errore di considerare però il lavoratore da remoto come una persona a cui delegare ogni tanto qualche compito e poi aspettare il risultato: un continuo confronto e una condivisione di informazioni è fondamentale anche in questa modalità.

Lo so, questo scambio è difficile anche in un normale ufficio ma in un contesto di Smart Working deve essere d’obbligo perché altrimenti la collaborazione fallisce sul nascere.

Mi auguro che questa panoramica sullo Smart Working e lo Smart Office ti abbia fatto comprendere meglio cosa significa lavorare secondo questa modalità. Fammi sapere se lavori già da remoto o se stai pensando di iniziare ad introdurre lo Smart Working con i tuoi collaboratori. Buon lavoro!