Perché sempre più imprenditori si stanno affidando alle VA?
Semplice: perché sono figure professionali serie e competenti in svariati ambiti.
Se dunque ti stai domandando di quali, questo articolo fa esattamente al caso tuo!
Queste le sette competenze di una VA, che (probabilmente) non conoscevi
1. Capacità comunicativa
Una delle principali competenze di una VA è la comunicazione, sia asincrona che sincrona.
A volte lavora in tempo reale con il cliente durante una videoconferenza o una telefonata, mentre altre volte le vengono forniti aggiornamenti via e-mail, Slack o messaggi di testo.
L’assistente virtuale deve comunicare chiaramente con i clienti e per conto dei clienti. Le aziende e i privati si rivolgono a lei perché hanno bisogno di aiuto per completare determinati compiti e vogliono semplificarsi la vita.
A seconda del cliente, un giorno potrebbe trattarsi di prenotare un viaggio, il giorno dopo di rispondere alle richieste di informazioni sui social media.
In altre parole, una VA spesso fa le veci dei suoi clienti nell’invio di e-mail, nell’interagire con i follower sui social media o nel caso di telefonate a freddo, e per tutto questo una forte capacità di comunicazione professionale è indispensabile.
2. Gestione del tempo
L’assistente virtuale è esperta nella gestione del tempo, proprio e dei clienti. Quando si lavora come professionista indipendente, si crea il proprio personale programma e si decide quando accettare i progetti o dire sì ai nuovi clienti.
Esattamente.
Parte della gestione efficace del tempo consiste nel conoscere il proprio flusso di lavoro e sapere quanto si può realisticamente completare in un giorno.
Per esempio, alcuni clienti possono richiedere una programmazione e una pianificazione personali, e la creazione dei loro calendari e l’organizzazione delle riunioni dipendono dalla VA.
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3. Gestione della contabilità
La contabilità è una competenza utile per un’assistente virtuale: non a caso, molte aziende si affidano a questa figura per delegare la gestione delle loro finanze.
Tra le varie mansioni, una VA potrebbe occuparsi di:
- fatturazione;
- inserimento dati;
- rimborso dei dipendenti;
- riconciliazione (confronto dei dati finanziari per garantire l’accuratezza);
- buste paga;
- controllo e analisi dell’inventario;
- rendicontazione.
4. Gestione delle e-mail
Un compito amministrativo molto richiesto alle assistenti virtuali è la gestione delle e-mail. Le aziende e i privati hanno bisogno di aiuto per gestire la casella di posta, organizzare le e-mail e rispondere in modo tempestivo.
Spesso una VA si ritrova a gestire un account di posta elettronica aziendale che riceve domande, reclami, richieste o ordini dei clienti. Un imprenditore che ha poco tempo di leggere tutti i messaggi in arrivo potrebbe chiedere alla VA di gestire la posta elettronica aziendale.
Insomma, molti imprenditori hanno bisogno che la loro posta elettronica sia organizzata da una persona di fiducia.
Quando assume un’assistente virtuale per la gestione della posta elettronica, deve sentirsi sicuro delle competenze della persona che ha scelto e avere fiducia nel fatto che risponderà alle e-mail con un’etichetta adeguata.
5. Ottime capacità organizzative
Un’assistente virtuale che si rispetti deve avere forti capacità organizzative, in modo da essere sempre al passo con le scadenze e non perdere nessun incarico.
La gestione dei progetti, una competenza preziosa e molto richiesta alle VA, richiede indubbiamente una grande organizzazione. Per questo motivo, spesso la VA si serve di tool come Asana o Trello, che la aiutano ad avere tutto sotto controllo e ottimizzare il carico di lavoro.
6. Conoscenze informatiche di base
Essere esperti di tecnologia e avere conoscenze informatiche di base sono competenze utili per le assistenti virtuali.
Di fatto, questa figura professionale lavora principalmente al computer e si trova spesso a dover utilizzare diversi software e strumenti di collaborazione come Microsoft Office Suite.
Per esempio, potrebbe creare rapporti in Excel o presentazioni in Powerpoint. O ancora, un’azienda potrebbe aver bisogno di inserire i dati in Salesforce o in un altro CRM.
Quanto migliori sono le competenze informatiche e la dimestichezza con i diversi strumenti, tanto più una VA avrà da offrire ai suoi clienti.
7. Gestione dei social media
Un compito molto richiesto alle assistenti virtuali è la gestione dei social media.
Le aziende o gli influencer hanno bisogno di aiuto per gestire i loro diversi account sui social media, dalla pubblicazione di contenuti alle numerose richieste alle quali rispondere.
E poiché i social media sono così ‘veloci’, occorre qualcuno che monitorizzi attivamente e si impegni con gli account sulle varie piattaforme. In altre parole, i follower si aspettano una risposta rapida quando fanno una domanda sul canale social media di un marchio.
Il social media marketing è un obiettivo importante per molti marchi e la creazione di contenuti quotidiani per coinvolgere i loro follower è importante: è un modo per entrare in contatto con i clienti ‘a tu per tu’ attraverso contenuti organici e a pagamento.
Un’assistente virtuale con competenze di gestione dei social media deve essere in grado di creare contenuti in linea con il marchio e di rispondere ai commenti e ai messaggi appropriati per conto del marchio.
Quando si gestiscono, in qualità di assistente virtuale, i social media per un cliente, si può avere una serie di responsabilità, tra cui:
- tracciare i calendari dei contenuti;
- pianificare i contenuti;
- moderare i commenti;
- interagire con i follower;
- tenere il passo con le tendenze;
- ripubblicare i contenuti dei follower;
- rispondere ai messaggi diretti dei clienti o dei brand;
- eseguire, monitorare e fare report sulle campagne pubblicitarie.
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Conclusioni
In questo articolo abbiamo parlato delle sette competenze più richieste a una VA. Se dunque sei alla ricerca di una figura professionale che ti aiuti a migliorare la produttività della tua azienda, scopri ora come funziona la collaborazione virtuale.
A presto!
